Prosjekt

Spørsmål og svar (46)

Annet i overordnet status [1071]

Hva innebærer “Annet” i overordnet status?

Svar:
“Annet” i overordnet status inkluderer ordrelinjer, reiser og utlegg som er ført mot prosjektet, samt ordrer (Ny ordre/faktura) som er knyttet til prosjektet.

Hva er “Annen reserve”?

Svar:
“Annen reserve” viser sum fakturerbare ordrer, ordrelinjer, reiser og utlegg som ikke er fakturert.

Hvordan knytter jeg dokumenter og bilder til et prosjekt? [896]

Hvis man har elektroniske bilag i Tripletex, så kan laste opp bilder og dokumenter i fanen «Dokumentarkiv» inne på prosjektet. Klikk på «Last opp» og velg en fil eller et bilde fra datamaskinen eller nettbrettet. Det går fint an å ta et bilde med nettbrettet og laste det rett opp etterpå.

Du kan også sende dokumenter og bilder til ditt dokumentarkiv i Tripletex. Du kan se hvilken adresse du sender det til via «Dokument/Dokumentmottak» i hovedmenyen, og dette er en unik adresse til ditt dokumentmottak i Tripletex.

Dokumentene som legges til prosjektet, kan legges til som vedlegg på fakturaer eller sendes separat til kunden på e-post.

Det er kun prosjektleder som kan se alle ordrelinjene. Kan dette endres? [893]

I prosjektinnstillingene kan man huke av innstillingen "Prosjektdeltakere kan se alle ordrelinjer". Hvis prosjektdeltakerne har tilgang til å føre ordrelinjer på prosjekt, så vil de da se alle ordrelinjer og ikke bare dem de fører selv.

Hva er forskjell på "Prosjektstatus" og "Resultatrapport for prosjekter"? [811]

"Resultatrapport for prosjekter" viser kun faktiske bokførte inntekter og kostnader, mens "Prosjektstatus" viser en løpende oversikt over alle inntekter og kostnader knyttet til prosjektet, uavhengig av om disse er bokført eller ikke.

Kan jeg fjerne opprettede prosjekter som ennå ikke er påbegynt, fra listen på siden prosjektstatus? [798]

Ja, ved å klikke på «Flere valg» kan man velge om man vil se prosjekter med/uten timer m.m. Hvis man her velger «Med timer m.m.» i nedtrekksmenyen, så vil man kun se prosjekter der det er ført timer, reiseregninger eller ordrelinjer/kostnader.

Man kan også velge å aktivere dette filtreringsvalget som standard via prosjektinnstillingene og seksjonen «Globale prosjektinnstillinger».

Hvor hentes referansehonoraret fra i prosjektets statusfane? [664]

Referansehonoraret gjengir den budsjetterte timeprisen som er registrert på den ansatte via ansattdetaljene og avsnittet «Timepris/timekost». Referansehonoraret vil også bare vises hvis prosjektet har timeprismodellen «Predefinerte timepriser».

Referansehonoraret tar antall timer som er ført på prosjektet, og ganger antallet timer med den budsjetterte timeprisen på den ansatte som har ført timene. Referansehonoraret kan da brukes til sammenligning med hva som er fakturert av timer.

Hvordan knytter jeg deler av fastlønnen til den ansatte prosentvis mellom ulike prosjekter? [647]

Man må da gå til «Regnskap/Innstillinger» i hovedmenyen. I fanen «Regnskapsregler» og avsnittet «Moduler» må man aktivere innstillingen «Prosjektregnskap – lønn». Da vil fastlønnen bli fordelt prosentvis ut ifra timene som føres i timelisten – på prosjektaktiviteter og generelle aktiviteter.

Det er mulig å korrigere summer og kostnadsbærerne prosjekt og avdeling på selve lønnsutbetalingen. Hvis det er ført overtid på prosjektet, så vil overtidstimene også knyttes til prosjektet, men kun hvis alle overtidstimene er ført på prosjektet.

NB! Det er en annen regnskapsregel som avgjør om lønnen skal føres mot den ansattes avdeling eller prosjektets avdeling. Du finner denne lønnsregelen i avsnittet «Avdelingsregnskap». Det er også viktig at ansatte med fastlønn fører alle sine timer i timelisten for at beregningen skal bli riktig.

Hvor hentes anleggsadressen på kontrollskjemaet fra? [620]

Det er tre steder adressen, som brukes som "Anleggsadresse" på prosjektes kontrollskjemaer, kan hentes fra.

Disse tre stedene er i prioritert rekkefølge: prosjektets leveransested, og hvis det ikke er valgt: kundens leveransested, og hvis det ikke er valgt: kundens postadresse.

Dersom noen av disse endres eller legges til etter at et skjema er vist første gang, så må skjemaet lagres om igjen for at det skal oppdateres med ny adresse.

Hvorfor vises ikke avanserte bilag i prosjektets statusfane? [593]

Avanserte bilag påvirker kun prosjektets resultatrapport og ikke prosjektstatus. Hvis man ønsker å oppdatere prosjektstatus, så må man registrere en ordrelinje på prosjektet i tillegg til bilaget som føres.

Det er kun i skjermbildet "Registrer leverandørfaktura" man kan registrere ordrelinjer på prosjektet og dermed påvirke prosjektstatus.

Hva betyr "Marker prosjekt som er klare til fakturering"? [488]

Hvis man går inn i «Prosjekt/Innstillinger» i hovedmenyen, så kan man huke av valget «Marker prosjekt som er klare til fakturering».  Da vil man på alle prosjekter, både gamle og nye, få en ny boks i prosjektdetaljene. Denne boksen heter «Klar til fakturering».  Man kan huke av boksen manuelt i prosjektdetaljene. Man vil da se at det står en dato for godkjennelsen til høyre for boksen.

Hvis man så velger «Faktura/Prosjektfakturering» i hovedmenyen, så kan man i kolonnen «Klar til fakturering» se hvilke prosjekt som er registrert som klare til fakturering. Man kan slå av og på dette valget i prosjektinnstillingene.

Kan jeg endre hvilket lager som står som standardvalg på ordrelinjer? [473]

Hovedlageret vil stå som standardvalg på ordrelinjer. Man kan endre hvilket lager som skal stå som standardvalg på ordrelinjer via brukerinnstillingene. Hvis man ønsker å spesifisere lager per ordrelinje, så kan man huke av opsjonen "Lager må spesifiseres på ordrelinjer" via brukerinnstillingene. Da må gjeldende bruker spesifisere lager på hver ordrelinje på ordre og prosjekt.

Hvorfor vises ikke prosjektet i listen "Prosjektfakturering"? [448]

Hvis prosjektet er spesifisert som et tilbud i prosjektdetaljene, så kan det ikke faktureres. Prosjektet vil dermed ikke vises i listen på sidene for godkjenning og fakturering av prosjekter. Hvis man ønsker å fakturere prosjektet, så må man først gå inn på prosjektet og velge fanen "Detaljer". I nedtrekksmenyen "Tilbud/ordre" endrer man prosjektet til "Ordre - kan faktureres nå eller senere". Når man lagrer denne endringen, så vil prosjektet kunne faktureres.

Jeg ønsker å budsjettere en bestemt type kostnader for seg på prosjektet. Er dette mulig? [432]

I prosjektets budsjettfane kan man i avsnittet «Ordrelinjer/kostnader» opprette en ny budsjettpost. Man kan kalle den det man ønsker i beskrivelsesfeltet. I prosjektets fane «Ordrelinjer/kostnader» kan man nå knytte ordrelinjer til den nye budsjettposten. Hvis man så velger prosjektet statusfane, så kan man se budsjettpostens status i avsnittet «Ordrelinjer/kostnader».

Hvor registrerer jeg timekost på de ansatte? [405]

Åpne "Ansattdetaljer" via "Selskap/Ansatte" i hovedmenyen. I tabellen "Timepris/timekost" registreres timekost på prosjekter. Timekosten er ikke nødvendigvis den samme som timelønnen til den ansatte. Timekosten kan for eksempel inkludere sosiale kostnader, feriepenger og arbeidsgiveravgift.

Jeg får ikke opp riktig timepris per ansatt på prosjekt med predefinerte timepriser. Hvordan endrer jeg dette? [386]

Det er timeprisen som er registrert på hver ansatt, som styrer timeprisene på prosjekt med predefinerte timepriser. Man legger inn eller endrer timepris på en ansatt via «Selskap/Ansatte» i hovedmenyen. Man klikker på «Detaljer» ved siden av den ansatte og registrerer ny timepris nederst på siden i avsnittet «Timepris/Timekost».

Er det mulig å utvikle egne kontrollskjemaer for bedriften? [201]

Egenutviklede kontrollskjemaer kan opprettes via notatmodulen. Skjemaene vil kun være tilgjengelig i fanen "Notater" på prosjektet.

For å opprette en ny kontrollskjemamal velger man "Dokument/Ny mal" i hovedmenyen og velger "Prosjekt" som maltype. Andre prosjektnotater kan nå baseres på malen når de opprettes fra et prosjekt.

Det er en flettefelter som erstattes av reelle data når nye notater opprettes basert på malen. Trykk på lenken "Vis flettefelter" for å se en oversikt over flettefeltene. Hvis malen inneholder ordet "${customer.name}", så vil ordet erstattes av kundens navn hvis en kunde er knyttet til notatet.

Hvis man vil opprette et kontrollskjema (notat) basert på malen, så velger man funksjonen "Nytt notat" inne på prosjektet. Velg ønsket notatmal i feltet "Sett inn mal". Malen kopieres inn i notatet, og reserverte ord erstattes av reelle data.

Jeg er advokat og skal fakturere klienten en egenandel uten mva og tingretten med mva. Hvordan gjør jeg dette? [198]

Prosjektet registreres først med klienten som kunde. Egenandelen registreres som en ordrelinje uten mva via fanen "Ordrelinjer/kostnader" i prosjektmenyen. Registrerte timer skal ikke inkluderes på fakturaen til klienten.

Når egenandelen er fakturert, endres kunden på prosjektet til "Tingretten". Via fanen "Ordrelinjer/utgifter" i prosjektmenyen registreres en negativ ordrelinje uten mva tilsvarende egenandelen. Fakturaen til Tingretten skal inkludere timene med mva minus egenandelen uten mva. Tingretten betaler da mva for hele beløpet.

Hvis man ikke fakturerer via prosjektmodulen, er fremgangsmåten den samme bortsett fra at timene faktureres som en ordrelinje med mva.

Hvordan registrerer jeg ferie i timelisten? [186]

Første gang man registrerer ferie i timelisten velger man "Ny rad" og aktiviteten "Ferie". Man kan da ikke velge et prosjekt. Det er kun timer ført på ferieaktiviteten som påvirker feriesaldoen. 

I "Timeliste/Månedsoversikt" i hovedmenyen vil man se hvor mange feriedager som er tatt ut for året og den resterende feriesaldoen.

Hvis man har tilgang til ressursplanmodulen, kan man planlegge ferien via "Timeliste/Ressursplan" i hovedmenyen. Velg "Ny rad" og aktiviteten "Ferie". Rapporten "Timeliste/Ferieplan" i hovedmenyen viser en oversikt over planlagt ferie. Modulene "Ressursplan" og "Ferieplan" kan aktiveres via "Prosjekt/Innstillinger" i hovedmenyen. Hvis man ikke har tilgang til prosjektmodulen, ta kontakt med salg@tripletex.no.

Er det mulig å vise selskapets logo på kontrollskjemaene? [181]

Nei, dette er dessverre ikke mulig.

Hvorfor får jeg ikke avsluttet prosjektet når fakturareserven ikke er 0? [168]

For å forhindre at man mister inntekter sperrer systemet for at man kan avslutte prosjekter med fakturareserve. Hvis man er ferdig med å fakturere prosjektet, så kan man gjøre følgende for å kvitte seg med fakturareserven:

Timeprisprosjekter endres til fastpris. Dette gjøres via kontraktsfanen på prosjektet.

På fastprisprosjekter endres fastprisbeløpet til fakturert honorar. Fakturert honorar finner man via statussiden til prosjektet.

Hvis man har fakturerbare ordrelinjer, reiseregninger eller ansattutlegg som ikke er fakturert, må man endre disse til ufakturerbare.

Hvis man har fakturert a konto, så kan man opprette en nullfaktura. Les hvordan man gjør dette ved å trykke på lenken under.

 

Hvordan opprette en nullfaktura

Hvorfor får jeg ikke valgt mva-kode når jeg registrerer ordrelinjer på et prosjekt? [142]

Ordrelinjer skal vanligvis faktureres med samme mva-kode som prosjektet. Man kan lese mer om dette på skatteetatens hjemmeside.

Hvis man likevel vil fakturere ordrelinjer med en annen mva-kode enn det som gjelder for prosjektet, så må man først aktivere innstillingen "Tillat registrering av mva-kode ved registrering av ordrelinjer" via "Prosjekt/Innstillinger" og avsnittet "Globale prosjektinnstillinger". Det vil da bli mulig å velge mva-kode ved registrering av ordrelinjer på prosjektet.

Jeg har fakturert a konto, og nå får jeg ikke avsluttet prosjektet. Hva gjør jeg? [134]

Når man fakturerer a konto, så er det viktig at a konto-saldoen er 0 før prosjektet avsluttes. A konto-saldoen må være 0 fordi a konto behandles forskjellig i regnskapet i forhold til inntektsføring av honorar og ordrelinjer.

Hvis man har fakturert kunden, kan man opprette en nullfaktura. Eksempel:

Hvis a konto-saldoen er 10 000, kan man fakturere 10 000 som a konto og 10 000 som honorar. Man flytter altså inntekten fra a konto til honorar. Beløp å betale er 0 gitt at a konto-beløpet har samme mva-sats som honoraret. Hvis a konto-beløpet og honoraret har forskjellig mva-sats, så må kunden betale mva-beløpet.

Tips: Når man godkjenner et prosjekt til fakturering, kan man skrive inn honoraret som skal faktureres.

 

 

Er det mulig å fjerne leveransested på fakturaene? [132]

Ja. Via "Faktura/Innstillinger" i hovedmenyen kan man fjerne krysset i boksen for "Vis leveransested" i avsnittet ""Faktura-/ordre-/tilbudsmal". Denne innstillingen gjelder alle fremtidige fakturaer.

Jeg fakturerer i valuta (EUR og USD). Hvordan vise korrekt kontonummer på fakturaene? [126]

Det er mulig å registrere en fakturakonto per valuta. Hvis ordren er i USD, så velges fakturakontoen for USD. Hvis det ikke er registrert en fakturakonto for USD, så velges fakturakontoen for selskapets valuta (se Selskap/Selskapsinformasjon).

Hvis man har regnskapsmodulen i Tripletex, så kan man opprette nye bankkontoer via "Regnskap/Innstillinger" i hovedmenyen. Velg "Ny konto" i undermenyen, eller opprett en kopi av en eksisterende bankkonto (f.eks. 1920). Via kontodetaljene kan du krysse av for "Bankkonto" og "Fakturakonto". Registrer korrekt bankkontonummer, IBAN- og SWIFT-nummer.

Hvis du ikke har tilgang til regnskapsmodulen, kan man åpne kontodetaljene for fakturakontoen via "Selskap/Selskapsinnstillinger" i hovedmenyen. Opprett en kopi av denne kontoen (Velg f.eks. kontonummer 1921). Via kontodetaljene kan du krysse av for "Bankkonto" og "Fakturakonto". Registrer korrekt bankkontonummer, IBAN- og SWIFT-nummer. Tips: Du kan bla mellom regnskapskontoene ved å trykke på høyre og venstre piltast.

For å få valutaen på en faktura så må du også angi valutaen i kundedetaljene på kunden som skal faktureres. For å få med IBAN- og SWIFT-nummer på fakturaen må kundens land også registreres i kundedetaljene. 

 

Hvordan oppretter jeg en purring på en faktura som er laget i et annet regnskapsystem? [125]

Dette er dessverre ikke mulig. Man kan kun opprette purringer på fakturaer som er laget i Tripletex.

Hvorfor er ikke enhetsprisen på fakturaen nøyaktig lik enhetsprisen på ordren? [124]

På grunn av avrunding hender det at enhetsprisen, som vises på fakturaen, er litt forskjellig fra enhetsprisen som er spesifisert på ordren. Systemet sørger for at ordrelinjebeløpet alltid er nøyaktig lik antall * enhetspris + påslag - rabatt. 

Ved fakturering ønsker jeg å føre inntekten mot prosjektleder eller kundeansvarlig i regnskapet. Er dette mulig? [121]

Ved å gå inn på "Regnskap/Innstillinger" i hovedmenyen og "Regnskapsregler" i undermenyen kan man velge om inntekten skal føres mot prosjektleder eller kundeansvarlig (under avsnittet "Ansattregnskap). Opsjonen gjelder for alle prosjekt/ordre.

Endre sortering på ordrelinjer [110]

Via hovedmenyen Faktura - Innstillinger, avsnittet "Innstillinger for nye ordre/tilbud" kan man endre den globale sortering for ordrelinjene på tilbud/ordre/faktura.

 

 

I tilbud-/ordredetaljer kan man overstyre og tilpasse ordrelinjene.

 

 

 

I tillegg har du en “drag and drop” funksjon i tilbud/ordre/fakturagrunnlaget.

 

Hvordan finner jeg ufakturert honorar ved utgangen av året? [95]

Ufakturert honorar vises som honorarreserve i prosjektstatusrapportene. Se f.eks. "Prosjekt/Prosjektstatus for selskap". Klikk på "Flere valg" og kryss av for "Vis fakturareserve" i filtreringsmenyen. Velg riktig periode og trykk "Oppfrisk". Kolonnen "Honorarreserve" viser ufakturert honorar pr. 31. desember.

Hvordan får jeg lagt til vedlegg/bilder til et kontrollskjema? [93]

Det er ikke mulig å laste opp vedlegg til et kontrollskjema. Men det er mulig å laste inn dokumenter i prosjektets arkiv. Dokumenter i arkivet kan sendes til kunden via e-post.

Dokumenter i arkivet kan også inkluderes som vedlegg ved utsendelse av faktura via e-post og EHF. 

Hvorfor vises ikke aktivitetene i budsjettutskriften? [90]

Hvis ikke aktivitetene vises i budsjettutskriften, så skyldes det at det overordnede prosjektbudsjettet avviker fra aktivitetsbudsjettet.

Hvordan inkluderer jeg flere ordre eller flere prosjekter på samme faktura (samlefaktura)? [84]

Via kundedetaljene huker man av boksen for "Samlefaktura" under "Fakturainnstillinger" hvis kunden skal motta dette. Ved fakturering vil man se hvilke ordre som grupperes sammen. I statuskolonnen vises teksten "Samlefaktura 1", "Samlefaktura 2" osv.

Følgende informasjon må være identisk for ordrer eller prosjekter som skal tilhøre samme samlefaktura:

  • Kunde/Annen fakturamottager
  • Attn.
  • Valuta
  • Fakturaforfall
  • E-postadresse for elektronisk faktura
 
Standardoppsettet for nye kunder administreres via "Faktura/Innstillinger" i hovedmenyen under avsnittet "Generelt".
 

 

Hvorfor får jeg ikke registrert ordrelinjer med middels/lav merverdiavgiftssats? [76]

For å fakturere med lav eller middels mva-sats må man endre mva-innstillingene til selskapet. Velg "Selskap/Selskapsinformasjon" i hovedmenyen og velg opsjonen "Har omsetning med lav (middels) sats" under avsnittet "Mva-innstillinger".

Hvis du har tilgang til regnskapsmodulen, så kan man endre mva-innstillingene ved å gå inn på "Regnskap/Innstillinger i hovedmenyen og velge "Mva-innstillinger" i undermenyen.

Hvis det ikke er mulig å velge mva-kode når man registrerer ordrelinjer på et prosjekt, så må man endre prosjektinnstillingene til selskapet. Gå inn i "Prosjekt/Innstillinger" og huk av innstillingen "Tillat registrering av mva-kode ved registrering av ordrelinjer" i avsnittet "Globale prosjektinnstillinger".

Hvordan oppretter jeg nye aktiviteter å føre timer på? [74]

Man må velge en aktivitet når man fører timer i Tripletex. Det er mulig å knytte aktiviteter opp mot prosjekt. Disse aktivitetene kaller vi prosjektaktiviteter. Aktiviteter, som ikke er knyttet til prosjekt, kaller vi internaktiviteter. Disse aktivitetene er derfor ikke fakturerbare.

Alle aktiviteter administreres via "Timeliste/Innstillinger" i hovedmenyen. Prosjektaktivitetene som vises her, vil være tilgjengelig på alle prosjekter.

Det er også mulig å opprette egne aktiviteter per prosjekt. Dette gjøres via budsjettfanen på prosjektet. Legg til nye rader i avsnittet "Aktiviteter".

Hvorfor kommer ikke e-posten jeg sender fra Tripletex frem til mottaker? [73]

Hvis e-post sendt fra Tripletex (f.eks. fakturaer) ikke kommer fram til mottaker, så kan dette skyldes flere ting. Den mest opplagte forklaringen er at e-postadressen til mottakeren er feil. Dobbeltsjekk at du har brukt riktig e-postadresse og send e-posten på nytt med riktig adresse hvis denne var feil. Det kan også være at e-posten faktisk har kommet fram, men at mottakeren ikke har fått det med seg.

En annen forklaring kan være at e-posten oppfattes som spam av mottakerens system. I slike tilfeller kan det til og med hende at mottakerens system velger å ignorere e-posten uten å varsle verken avsender eller mottaker (e-posten legges ikke i spam-filteret). Se her for mer informasjon om dette: http://en.wikipedia.org/wiki/Bounce_message#Silently_dropping_messages. Det kan være mange årsaker til at e-post oppfattes som spam, og det kan være årsaker som er helt utenfor Tripletex' kontroll. For eksempel kan det hende at mottakeren krever at det ligger en såkalt SPF-record i DNS-registeret til avsenderens domene.

For å minske risikoen for at e-post skal anses som spam så lønner det seg å sette opp Tripletex slik at e-posten sendes gjennom ditt eget e-postsystem. Standardoppsettet er at all e-post sendes gjennom Tripletex sitt e-postsystem, og dette kan oppfattes som problematisk av mottakerens e-postsystem.

E-postoppsettet kan endres via menyvalget "Selskap/E-post/E-postkontoer" i hovedmenyen. Velg "Ny konto" i den fargede menyen og fyll inn informasjon om din utgående e-postserver. Ta kontakt med din systemadministrator eller din e-postleverandør hvis du er i tvil om hva som er de riktige innstillingene her.

Hvis du ikke har menyvalget "E-post" i kontoen, så mangler du rettigheten "Tilgang til innstillinger for e-postkontoer". Ta kontakt med en administrator i kontoen din hvis du ikke får aktivert denne rettigheten selv.

I "Faktura/Innstillinger" i hovedmenyen og avsnittet "Elektronisk faktura/purring/ordre" må e-postadressen som står som "Alternativ e-postadresse for avsender" samsvare med en av e-postadressene som er registrert som e-postkonto. Dersom du også ønsker at ordre og tilbud skal sendes via egen e-postserver, så må man også registrere e-postadresser i feltene for "Alternativ e-postadresse for tilbud/ordre" i samme avsnitt.

Tripletex har ikke kapasitet til å etterforske saker hvor avsender mener at e-post ikke har kommet fram. Hvis du har lagt inn egne e-postinnstillinger så kan din systemadministrator/e-postleverandør hjelpe til med å finne ut av slike problemer.

Hvordan bokføres ordrelinjer på en utgående faktura? [68]

Standardreglene for bokføring av ordrelinjer administreres ved å velge "Regnskap/Innstillinger" i hovedmenyen og "Regnskapsregler" i undermenyen. Merverdiavgiftssatsen på ordrelinjen avgjør hvilken regnskapsregel som benyttes.
Hvis ordrelinjen er knyttet til et produkt, som er knyttet opp mot en regnskapkonto, så vil inntekten føres mot produktets regnskapskonto hvis merverdiavgiftssatsen på ordrelinjen er identisk med merverdiavgiftssatsen til regnskapskontoen. Hvis den ikke er det, så vil standardreglene avgjøre hvilken inntektskonto som skal benyttes.

Vær oppmerksom på at systemet skiller mellom følgende merverdiavgiftsfritak:

  • Ingen avgiftsbehandling. 
  • Ingen merverdiavgift, innenfor avgiftsområdet.
  • Ingen merverdiavgift, utenfor avgiftsområdet.

Tripletex tillater ikke at man posterer med flere forskjellige merverdiavgiftssatser mot samme inntektskonto. Det må derfor opprettes en inntektskonto for hver merverdiavgiftssats. Merverdiavgiftssatsen på regnskapskontoen kan ikke endres etter at det er postert mot kontoen.

Hvorfor beregnes det merverdiavgift på utgifter som er fritatt merverdiavgift? [49]

Det beregnes vanligvis merverdiavgift på utgifter når de er en del av et prosjekt som er merverdiavgiftpliktig. Man kan lese mer om dette på skatteetatens hjemmeside.

Hvis man likevel vil fakturere ordrelinjer med en annen mva-kode enn det som gjelder for prosjektet, så må man først aktivere innstillingen "Tillat registrering av mva-kode ved registrering av ordrelinjer" via "Prosjekt/Innstillinger" og avsnittet "Globale prosjektinnstillinger". Det vil da bli mulig å velge mva-kode ved registrering av ordrelinjer på prosjektet.

Hvordan fakturerer jeg et prosjekt? [47]

Prosjekter godkjennes til fakturering via "Faktura/Prosjektgodkjenning" i hovedmenyen. 

Ufakturerte timer, ordrelinjer, reiseregninger og ansattutlegg inkluderes på fakturaen. For å se en forhåndsvisning av en faktura, så velg prosjektet som skal faktureres og trykk "Godkjenn". Da vil det stå "Forhåndsvisning" under "Kommentar/Status". Hvis du savner noe på forhåndsvisningen, så pass på at du har valgt riktig periode. Man kan fjerne forhåndsvisningen ved å velge prosjektet og trykke på knappen "Avgodkjenn".

Avhengig av kontooppsettet så må timer, reiseregninger og ansattutlegg godkjennes før prosjektet godkjennes til fakturering. Dette gjøres via "Timeliste/Godkjenn timer", "Reiseregning/Godkjenn reiser" og "Lønn/Godkjenn utlegg" i hovedmenyen.

Faktura opprettes ved å trykke på knappen "Fakturering", hvis denne er tilgjengelig. Fakturadatoen kan endres før man oppretter fakturaen.

Hvis modulen "Fakturering - prosjekter" (se "Prosjekt/Innstillinger" i hovedmenyen) er aktivert, så gjøres selve faktureringen i "Faktura/Prosjektfakturering" i hovedmenyen.

Hvordan får jeg sendt kunden en faktura på e-post? [46]

Hvis man har oppgitt kundens e-postadresse på prosjektet/ordren, så vil kunden få fakturaen på e-post direkte fra Tripletex når man fakturerer. Fakturaen kan enten sendes som link eller som vedlegg. Hvis man i tillegg har KID-nummer på fakturaen, vil fakturaoversikten oppdateres automatisk når fakturaen er betalt. Betalingspåminnelser og purringer kan også sendes per e-post.

Fakturaer, som allerede er opprettet, kan sendes på e-post via fakturadetaljene. Velg "Faktura/Fakturaoversikt" i hovedmenyen og klikk på fakturadetaljene for den ønskede fakturaen. Trykk på knappen "Send på e-post".

Hvordan oppretter jeg en faktura uten å måtte opprette et prosjekt? [40]

Via "Faktura/Ny ordre/faktura" i hovedmenyen kan man opprette en faktura uten å opprette et prosjekt. Det er mulig å knytte ordren til et prosjekt. Inntekten vil da bli registrert i prosjektregnskapet.

Jeg savner prosjektinformasjon på samlefaktura. Hvorfor vises ikke den samme informasjonen som på enkeltfakturaer? [33]

Tripletex har en opsjon som gjør at kun prosjektnavnet er synlig på samlefakturaer. Gå inn i "Faktura/Innstillinger" i hovedmenyen. Under avsnittet "Faktura-/ordre-/tilbudsmal" ligger innstillingen "Samlefaktura - komprimert format".

Hvorfor inneholder kontaktlisten min kontakter som ikke hører til kunden? [23]

Kontaktlisten viser alle kontakter for den valgte kunden samt kontakter som ikke er knyttet til noen kunde. For å fjerne en kontakt fra listen, så må kontakten knyttes til en kunde.

Blir utgående fakturaer periodisert i henhold til når timene er ført? [22]

Nei. Inntektene føres på fakturadatoen. Periodisering må føres manuelt via "Bilag/Nytt bilag/Avansert bilag" i hovedmenyen.

Hvordan avskriver jeg timer på et timeprisprosjekt? [21]

Dette kan gjøres på tre måter:

1. Man kan flytte timer til en aktivitet som ikke er fakturerbar.

2. Man kan endre antallet fakturerbare timer til "0". Dette kan gjøres i én operasjon via prosjektets timeoversikt eller via timedetaljene.

3. Man kan sette timeprisen til "0" for timene som skal avskrives. Åpne "Timeliste/Timeoversikt" i hovedmenyen og velg "Detaljer" for den aktuelle timen. Kryss av for "Lås timepris" og sett timeprisen til "0". Via kontraktsiden til prosjektet må man i tillegg åpne opp for at prosjektet kan faktureres med timer der timeprisen er "0". Velg opsjonen "Tillat fakturering av timer der timeprisen er 0".

Hvorfor får jeg opp feilmeldingen "Timeprisen er endret for tidligere fakturerte timer. Prosjektet inneholder korreksjoner" når jeg skal fakturere et prosjekt? [20]

Hvis man har endret timeprisene for timer som er fakturert tidligere, så lager systemet en korreksjon som inkluderes på neste faktura. Det er viktig å være klar over at timeprisene på prosjektene må være historisk korrekte. Hvis man ønsker å oppdatere prosjektet med nye timepriser, så må man registrere timeprisene ved å trykke på "Nye timepriser" i den fargede menyen på kontraktsiden til prosjektet. Da må man angi en startdato for de nye timeprisene.

Hvis man vil finne ut hvilke timer som er korrigert, så kan man godkjenne prosjektet til fakturering. Fakturagrunnlaget vil da vise hvilke timer som er fakturert. Hvis man ønsker å endre de korrigerte timeprisene, så kan man oppdatere timeprisene i prosjektet slik at de fakturerte timene får tilbake sin opprinnelige timepris.

Hvorfor sorteres ikke prosjektene korrekt etter prosjektnumre? [19]

I "Prosjekt/Innstillinger" kan man i avsnittet "Globale prosjektinnstillinger" velge å sortere prosjekter etter nummer eller navn. Hvis man velger "Nummer", så er det viktig å huske at nummeret behandles som tekst. Prosjektnumrene bør derfor ha like mange numre.



Tripletex AS
Org.nr.: 914 286 018 MVA

Akersgata 16
0158 Oslo

Telefon +47 22 83 60 00
E-postadresse post@tripletex.no