Varseltrekanten er synlig når forfallsdato har passert men faktura ikke er innbetalt.
Hvis du sender faktura via e-postlink, vil den merkes med grønn hake så fort den er åpnet av kunde.
Den enkleste måten å løse dette på er å bestille en ny remitterings-avtale i den nye banken. Du fyller ut og sender inn skjema på vanlig måte. Når du så mottar en ny avtale-ID, må denne sendes til Tripletex slik at vi kan legge den inn i systemet. (Skjema for bestilling av Remittering)
Det er mulig å beholde remitterings-avtalen du har fra før, men da må du endre kontonummeret i avtalen. Hvis du ønsker å gjøre dette, så må du ta kontakt med banken din. Når kontonummeret er endret i avtalen, må du sende avtalen til Tripletex support så vi kan endre kontonummeret i vårt system.
Punkter som er viktig å huske på:
Vi har lærlinger med timelønn der overtid skal føres på egendefinerte lønnsarter. Kan jeg knytte disse lønnsartene til prosjektaktiviteter i Tripletex?
Tripletex kan aktivere en modul i kontoen slik at man kan spesifisere lønnsarter per prosjektaktivitet i timelisteinnstillingene. Denne modulen skal settes opp av regnskapsfører eller kyndig lønnsansvarlig, som kan kontrollere og verifisere at de nye lønnsartene blir korrekt satt opp.
Denne måten å føre overtid på krever en annen type registrering av lønnsartene enn det som er standard lønnsart for overtid i Tripletex. Det er derfor viktig å være nøye med registreringen.
Fremgangsmetode:
Man må først opprette lønnsartene via «Lønn/Lønnsinnstillinger» i hovedmenyen. Man oppretter en kopi av en eksisterende lønnsart eller velger «Ny lønnsart» i menyen. Lønnsarten må gis et nummer og et navn, og man må velge en av de to a-meldingskodene som støttes for innsending av overtidstimer for timelønte. Hvis det skal gis en fast sats for overtidstimene, så velger man «Fast sats» under «Lønnsberegning» og registrerer satsen i feltet.
1 time x lønnsart med fast sats = beløp angitt fast sats (ikke tillegg til timelønn)
Så kan man opprette nye prosjektaktiviteter via «Timeliste/Timelisteinnstillinger» i hovedmenyen. Man velger ny rad, registrerer et navn på aktiviteten og velger korrekt lønnsart i nedtrekksmenyen. Dersom man har flere lærlinger med ulike faste satser, må man opprette egne lønnsarter for hver av de.
Dersom man også ønsker å registrere ordinær overtidsbetaling (Lønnsberegning: %) på samme måte, må man også sette opp egne lønnsarter for dette.
1 time x lønnsart % av timelønn = beløp per time
Lønnsart for 50% overtid settes opp slik:
Lønnsberegning: % av timelønn
Prosentsats: 150
Lønnsart for 100% overtid settes opp slik:
Lønnsberegning: % av timelønn
Prosentsats: 200
Følgende rapporteres:
I leverandørdetaljene kan man spesifisere om en leverandør er selvstendig næringsdrivende uten fast forretningssted. Her registreres også organisasjonsnummer, eller man kan huke av at leverandør er privatperson hvis man skal oppgi fødselsnummer.
Disse leverandørene og fakturabeløp på leverandørfakturaer knyttet til disse leverandørene (trukket fra evt. fradragsført mva) vil samles i en egen fane i leverandørreskontroen. Gå til "Regnskap/Reskontro for leverandører" og velg fanen "Næringsdrivende u/forretningssted".
I denne fanen kan du også laste ned en XML-fil via knappen nederst på siden. Denne filen kan lastes opp som vedlegg til skjema RF-1301 i Altinn.
NB! Hvis totalsum for leverandøren er 0 eller et minusbeløp, vil det ikke genereres en oppgave/post for leverandøren i Altinn. Dette kan jo inntreffe om leverandøren også har sendt kreditnotaer. Korrigering av innsendte oppgaver må gjøres manuelt i Altinn.
Man kan gjøre dette på tre nivåer:
Man kan sette fast forfallsdato for alle kunder via "Kunde/Innstillinger" i hovedmenyen. Den registrerte forfallsdatoen vil da foreslås på alle utgående fakturaer. Hvis man setter "31" i feltet for dato, så vil alltid den siste datoen i en måneden velges.
Man kan sette fast forfallsdato på fakturaer for kunder i kundedetaljer og seksjonen "Fakturainnstillinger". Den registrerte datoen vil da foreslås som forfallsdato på alle fakturaer til denne kunden. Hvis man setter "31" i feltet for dato, så vil alltid den siste datoen i en måneden velges.
Hvis man ikke vil sette fast forfallsdato på kunden, så kan man også sette fast forfallsdato på abonnementsordren når man oppretter den. Man registrerer da "Fast forfallsdato på fakturaer" i seksjonen "Ordre-/fakturadetaljer".
Godkjente remitteringer sendes til Nets 10:30 og 16:30 hver dag.
Utbetalingene skjer iht. forfallsdato, men selve tidspunktet for utbetalingen kan variere avhengig av når man godkjente betalingen.
Ved lønnsutbetaling kan det for eksempel være ønskelig å utbetale lønn slik at de ansatte har lønnen på konto neste morgen. Da er det viktig å ha godkjent utbetalingen iht. fristene under:
- Betaling godkjent før klokken 16:30 med forfall dagen etter utbetales neste virkedag.
- Betaling godkjent før klokken 10:30 med forfall samme dag utbetales samme dag innen bankens åpningstid.
Selve klokkeslettet for utbetalingene er bankavhengig og kan derfor variere noe. Tripletex har ikke mulighet til å påvirke disse tidene. Kontakt banken for tider dersom du har spørsmål rundt dette.
Man går inn i «Faktura/Fakturaoversikt» i hovedmenyen, finner riktig faktura, klikker på «Detaljer» og velger «Betaling» i menyen. Så registrerer man betalingsform, dato, beløpet uten purregebyr og renter og klikker på «Betaling».
Så går man inn i fakturaoversikten igjen og huker av kun linjen med originalfakturaen og velger «Fjern fra listen» i menyen. Fakturabeløpet blir da lukket i regnskapet, og purregebyr og renter blir slettet.
Man kan dessverre ikke delkreditere en EHF-faktura. Man må kreditere hele originalfakturaen og sende en ny faktura.
Ved utsendelse av EHF-fakturaer må IBAN- og SWIFT-nummeret ha korrekte formater. IBAN-nummeret er basert på en landkode, to kontrollsifre og ditt kontonummer i banken. IBAN-nummeret fungerer som et internasjonalt kontonummer ved betaling til og fra utlandet. IBAN-nummeret til din konto finner du i nettbanken eller ved å kontakte banken din.
IBAN-nummeret må registreres i Tripletex uten mellomrom og tegn. Eksempel: NO3211223344556
SWIFT-nummeret, også kalt BIC-kode, fungerer som en identifikator for banken man benytter. Dette nummeret kan bestå av både tall og bokstaver og ha åtte eller elleve tegn. De seks første tegnene er stort sett alltid bokstaver. Bankene har ofte informasjon om sitt SWIFT-nummer på nettsidene sine.
SWIFT-nummeret må registreres i Tripletex uten mellomrom og tegn: Eksempel: TESTNO22
Iban og Swif registreres via "Selskap/Selskapsinformasjon" i hovedmenyen og avsnittet "Fakturakonto". Hvis man ønsker at Iban/Swift alltid skal vises på fakturaer, huker man av for dette via "Faktura/Innstillinger" i hovedmenyen og avsnittet "Faktura-/Ordre-/tilbudsmal".
Hvis produktet er registrert med en annen valuta enn NOK, så vises ikke enhetsprisen automatisk på ordrelinjen. Man må da registrere enhetsprisen manuelt.
Via «Faktura/Fakturainnstillinger» i hovedmenyen kan man fjerne haken i boksen «Vis produktnummer på faktura». Da vil ikke El-nummer/produktnummer være synlig på fakturaer.
Husk at du alltid kan se en forhåndsvisning av fakturaen.
Hvis din faktura ikke kommer automatisk inn i bilagsmottaket ti kunden når denne er en Tripletex-kunde, så kontroller e-postadressen for fakturaer/purringer i kundedetaljene. Denne e-postadressen må også være registrert i kundens konto via brukerinnstillinger eller selskapsinformasjon.
En betalingstype avgjør hvordan en betaling bokføres i Tripletex. En betaling kan føres mot en regnskapskonto (typisk en balansekonto) eller en reskontro (kunde eller leverandør). Betalingstypene registreres ved å gå inn i "Regnskap/Innstillinger" i hovedmenyen og velge "Betalingstyper" i undermenyen.
Innbetalinger, som føres mot kundereskontro, vil bli liggende som åpne poster i "Faktura/Fakturaoversikt" og i "Regnskap/Reskontro for kunder". Hvis pengene mottas fra en tredjepart, som f.eks. et kredittkortselskap (Visa, Klarna, MasterCard, DIBS) på et senere tidspunkt, så må det registreres et oppgjørsbilag via "Bilag/Nytt bilag/Avansert bilag". De åpne postene lukkes enten i "Faktura/Fakturaoversikt" eller i "Regnskap/Reskontro for kunder". Hvis du er usikker på hvordan oppgjørsbilaget skal bokføres, så ta kontakt med din regnskapsfører.
Utbetalinger, som føres mot leverandørreskontro, vil bli liggende som åpne poster i "Regnskap/Reskontro for leverandører". Hvis pengene betales med kredittkort (f.eks. Visa eller MasterCard), så må det registreres et oppgjørsbilag via "Bilag/Nytt bilag/Avansert bilag". De åpne postene lukkes i "Regnskap/Reskontro for leverandører". Hvis du er usikker på hvordan oppgjørsbilaget skal bokføres, så ta kontakt med din regnskapsfører.
Omsetning for en avdeling ser man i regnskapsrapporten resultatrapport via "Regnskap/Resultatrapport" i hovedmenyen. Klikk på knappen "Flere valg" og velg en avdeling fra nedtrekksmenyen. Hvis du ikke har tilgang til regnskapsmodulen, så må du ta kontakt med salg@tripletex.no.
Det er en innstilling i kundedetaljene i avsnittet "Fakturainnstillinger" som avgjør om det skal sendes ut purringer automatisk. For eksisterende kunder må man skru av automatisk betalingspåminnelse/purring i kundedetaljene. Man må også skru av den samme innstillingen for nye kunder via "Faktura/Innstillinger" i hovedmenyen.
Mva-satsen låser seg på produktet når man velger en regnskapskonto. Men det er mulig å oppdatere mva-satsen på produktet hvis man har endret mva-satsen manuelt på regnskapskontoen. Man velger «Produkt/Produkter» i hovedmenyen og klikker på «Detaljer» på ved siden av produktet. Så velger man en annen regnskapskonto, lagrer og så bytter man tilbake til den riktige regnskapskontoen igjen og lagrer. Da skal mva-satsen være oppdatert.
Valutakursene hentes fra ordrens leveringsdato. Det kan iblant forekomme én dag forsinkelse på valutakursene.
Hovedlageret vil stå som standardvalg på ordrelinjer. Man kan endre hvilket lager som skal stå som standardvalg på ordrelinjer via brukerinnstillingene. Hvis man ønsker å spesifisere lager per ordrelinje, så kan man huke av opsjonen "Lager må spesifiseres på ordrelinjer" via brukerinnstillingene. Da må gjeldende bruker spesifisere lager på hver ordrelinje på ordre og prosjekt.
Alle selskaper må være registrert i ELMA-registeret for å motta EHF-fakturaer. Man kan gå inn på http://vefa.difi.no/smp/ og taste inn selskapets organisasjonsnummer for å se om man er registrert i ELMA.
Hvis man er korrekt registrert i ELMA og fremdeles ikke mottar en EHF-faktura, så må man kontakte leverandøren, som sendte fakturaen, og be dem kontrollere at EHF-fakturaen er korrekt.
Tips: Man kan også selv kontrollere at innholdet i EHF-fakturaen er korrekt. I bilagsmottaket kan du laste ned xml-filen som sendes med fakturaen. Klikk på "Last ned"-knappen, høyreklikk på den nedlastede filen og velg "Vis i mappe". Så åpner du filen i et redigerbart program, f.eks. Notepad og markerer hele teksten (Ctrl + A). Så går du inn på følgende side - http://validator.vefa.difi.no/validation.jsp Her limer du inn hele teksten i feltet "Paste XML data" og klikker på "Validate XML". Hvis filen inneholder feil, så vil de nå vises nederst i bildet.
Lagerbeholdningen i ordrelinjene tar bare med lagertransaksjoner opp til dagens dato (ikke til og med dagens dato). For å se lagerbeholdning også med fremtidige lagertransaksjoner, så må man velge "Produkt/Lagerbeholdning" i hovedmenyen.
Hvis prosjektet er spesifisert som et tilbud i prosjektdetaljene, så kan det ikke faktureres. Prosjektet vil dermed ikke vises i listen på sidene for godkjenning og fakturering av prosjekter. Hvis man ønsker å fakturere prosjektet, så må man først gå inn på prosjektet og velge fanen "Detaljer". I nedtrekksmenyen "Tilbud/ordre" endrer man prosjektet til "Ordre - kan faktureres nå eller senere". Når man lagrer denne endringen, så vil prosjektet kunne faktureres.
Dette er et problem som kan forekomme når man bruker direkte remittering til å betale regninger uten KID-nummer. Spesifikasjonen til Nets for direkte remittering definerer flere betalingstyper, blant annet:
02 - Overførsler til konto u/melding
03 - Overførsel m/melding til betalingsmottaker
12 - Overførsel m/KID til betalingsmottaker
Betalingstype 03 medfører at det sendes brev til mottakeren med informasjon om overføringen. Dessverre priser bankene dette mye høyere enn de andre betalingstypene. Tripletex støtter derfor ikke betalingstype 03, men bruker utelukkende betalingstype 02 og 12 avhengig av om det er angitt et KID-nummer eller ikke.
Hvis leverandøren ikke støtter betaling med KID-nummer, vil meldingsteksten som angis i Tripletex komme fram på mottakerens kontoutskrift.
I følge inkassoloven skal det minimum ha gått 14 dager etter den opprinnelige betalingsfristen før man sender ut et inkassovarsel med renter og gebyrer. På Forbrukerrådets nettside står det:
"Du har krav på et inkassovarsel før et krav sendes til inkasso. Kravene for et inkassovarsel er:
Hvis kreditor skal ta seg betalt for varselet, stilles det ytterligere krav. Det skal:
Man kan lese mer om inkassovarsler på siden http://www.forbrukerradet.no/dine-rettigheter/inkasso/inkassorvarsel og om inkassoloven på siden http://www.lovdata.no/all/hl-19880513-026.html#9
Ved faktura- og ordreimport overføres kun produktnummer og produktnavn. Produktene opprettes automatisk hvis de ikke finnes fra før.
Produktenes utsalgspris og kostpris oppdateres ikke. Hvis man for eksempel ønsker å oppdatere kostpris og utsalgspris, så har man to muligheter. Den ene er å oppdaterere produktene via brukergrensesnittet. Se "Produkt/Import" i hovedmenyen. Alternativt kan man programmere mot API-et. Man kan lese mer om dette på vår hjelp- og supportside.
En bruker må ha full tilgang til kunden for å få sett fakturaene som er sendt til kunden. Brukere, som er kundeansvarlig eller har rettigheten "Full tilgang til alle kunder og leverandører", har den nødvendige tilgangen.
For å etterfakturere merverdiavgift opprettes en ny ordre/faktura med to ordrelinjer. I den ene ordrelinjen skriver man inn fakturabeløpet med mva. I den andre ordrelinjen skriver man inn fakturabeløpet som et negativt beløp uten mva. Da vil sluttbeløpet kun bli mva-beløpet.
For å få valgene "Ny bestilling", "Ny rekvisisjon", "Bestillingsoversikt" og "Rekvisisjonsoversikt" i produktmenyen må man slå på modulen "Bestilling" i produktinnstillingene. I tillegg må man ha rettigheten "Full tilgang til produktmodulen".
Mva-kodene på ordrelinjene avgjøres ut ifra mva-kodene på produktene. Hvis produktet er opprettet med en mva-sats, så vil mva-satsen følge produktet uansett kunde. Hvis man ønsker å fakturere uten mva-sats, så må man endre mva-satsen på ordrelinjen når man oppretter ordren.
Man oppretter først ordren. Så går man inn i «Kunde/Kunder/leverandører» i hovedmenyen. Man huker av kundene som skal motta ordren og klikker på «Kopier tilbud/ordre» i den fargede menyen. Så velger man ordren i nedtrekksmenyen og klikker på «Kopier tilbud/ordre».
Hvis man skal sende ordren til mange kunder, så kan man opprette en kundekategori via «Kunde/Kategorier» i hovedmenyen. Man går så inn i kundedetaljene på hver kunde og knytter dem til kundekategorien. Så går man i kunde-/leverandøroversikten og klikker på knappen ved siden av «Type», velger riktig kategori fra nedtrekksmenyen og klikker på «Oppfrisk». Da kan man kopiere ordren til alle kundene i kundekategorien.
Man må skille på nummerseriene for importerte fakturaer og fakturaer som opprettes manuelt i Tripletex. Systemet oppretter fakturanummer automatisk for fakturaene som lages manuelt, ikke for fakturaene som importeres inn i Tripletex. Hvis du velger å importere fakturaer, så må du derfor ha to adskilte nummerserier.
Det siste sifferet i KID-nummeret er et kontrollsiffer som beregnes ut ifra de øvrige sifrene etter en spesiell formel som heter Modulus 10. Modulus 10-formelen er laget spesielt for å fange opp de vanligste inntastingsfeilene: Hvis ett siffer mangler, eller to sifre har byttet plass, vil Modulus 10 alltid beregne et annet kontrollsiffer enn det som er riktig.
I motsetning til hva mange tror, så er det ikke noe sentralt register for gyldige KID-numre. Bankene har ikke kjennskap til hvilke KID-numre som brukes av fakturasystemene. Hvis nettbanken gir beskjed om at KID-nummeret ikke er gyldig, så er det mest sannsynlig fordi kontrollsifferet, som er beregnet med Modulus 10-formelen, ikke stemmer med det siste sifferet i KID-nummeret.
I tillegg vil nettbanken gjøre et oppslag mot Nets for å sjekke at det finnes en OCR-avtale for den valgte kontoen. Nettbanken vil også kontrollere at KID-nummerets lengde stemmer med det som er registrert i avtalen, og at Modulus 10 er benyttet for å beregne kontrollsifferet. (Det er nemlig også mulig å bruke en formel som heter Modulus 11, men denne brukes ikke av Tripletex.)
Her er en link til en side man kan bruke for å kontrollere om et KID-nummer er riktig i henhold til Modulus 10: http://www.ee.unb.ca/cgi-bin/tervo/luhn.pl?N=
Hvis man får en feilmelding fra nettbanken selv om KID-nummeret stemmer når det kontrolleres på denne siden, så skyldes dette at OCR-avtalen ikke er registrert riktig hos Nets. I så fall må du ta kontakt med Nets for å få kontrollert at avtalen er lagt inn med riktig lengde på KID-nummer og riktig Modulus.
Ved import av fakturaer ("Faktura/Fakturaimport") må du sørge for at det ikke blir konflikt mellom nummerseriene for importerte fakturaer og fakturaer som er opprettet manuelt i Tripletex. Dette gjøres ved å ha god avstand mellom nummerseriene.
Hvis kunden har betalt fakturaen, og man vil sende en faktura med bare mva-beløpet, så oppretter man en ny faktura med to ordrelinjer. I den ene ordrelinjen skriver man inn hele originalfakturaen med mva, i den andre skriver man inn originalfakturaen uten mva som et minusbeløp. Da står man igjen med kun mva-beløpet på fakturaen.
Fakturaene registreres som betalt ved å angi betalingstype og betalingsbeløp i importfilen.
Betalingstypene registreres ved å gå inn på "Regnskap/Innstillinger" i hovedmenyen og velge "Betalingstyper" i undermenyen. Se avsnittet "Innbetaling". Legg inn en "Ny rad" for hver betalingstype. Koden, som identifiserer betalingstypen i importfilen, registreres i kolonnen "Import ID". Man må velge hvilken regnskapskonto betalingen skal føres mot. Man kan velge å bokføre betalingen mot en kunde ("Til kundereskontro", konto 1500), eller mot en vanlig konto. Betalinger, som føres mot en kunde, vil dukke opp som åpne poster i "Faktura/Fakturaoversikt" og i "Regnskap/Reskontro for kunder". Hvis du er usikker på hvordan betalingen skal bokføres, så ta kontakt med din regnskapsfører.
Hvis man går inn i "Selskap/Selskapsinformasjon" i hovedmenyen og setter "Språk" til engelsk, så vil nye kunder bli registrert med engelsk som standardspråk.
Først må man opprette en egen regnskapskonto med riktig mva-kode i Tripletex. Hvis man har regnskapsmodulen i Tripletex, så kan man opprette en ny regnskapskonto via "Regnskap/Innstillinger" i hovedmenyen.
Så oppretter man et nytt produkt i "Produkt/Nytt produkt" i hovedmenyen. Man skriver inn et navn og et produktnummer og velger den regnskapskontoen som man har opprettet.
Så oppretter man det samme produktet i nettbutikken. Man må bruke samme navn og produktnummer her som i Tripletex. Det er viktig at mva-kode i nettbutikk og i Tripletex er den samme. Hvis man benytter en annen mva-kode i nettbutikken, så vil Tripletex automatisk velge standardkonto som regnskapskonto.
Hvis du vil ha regnskapsmodulen i din konto kan du aktivere dette via "Selskap/Vår Kundeside" i hovedmenyen.
I "Faktura/Innstillinger" i hovedmenyen finner man innstillingen for øreavrunding i avsnittet "Faktura-/ordre-/tilbudsmal".
Øreavrunding føres mot regnskapskonto 7740. Man kan se kontodetaljene i kontoplanen ved å gå inn på "Regnskap/Innstillinger" i hovedmenyen. "Øreavrunding posteres med mva-koden "Ingen avgiftsbehandling". Posteringen påvirker altså ikke mva-meldingen.
Man kan selv legge til logo på faktura via "Faktura/Innstillinger" og fanen "Brevhode". Her velger man malen "Brevhode med logo" og lagrer. Så laster man opp logoen via menyen. Filen må være i formatet JPEG eller PNG og kan ikke overstige 150 kb.
For ordrer er løsningen å reversere/kreditere kreditnotaten. Gå til "Faktura/Fakturaoversikt" i hovedmenyen og åpne fakturadetaljene for fakturaen. Trykk på knappen "Gjenåpne poster". Åpne ordren ved å trykke på linken til ordredetaljene. Trykk på knappen "Kopier" og opprett ordren. Opprett en faktura ved å trykke på knappen "Fakturering". Gå til "Faktura/Fakturaoversikt" i hovedmenyen. Lukk postene for kreditnotaten og den reverserte kreditnotaten ved å trykke på knappen "Fjern fra listen".
Ved kreditering av prosjekter må man opprette fakturaen på nytt via "Faktura/Prosjektfakturering".
Prosjektet registreres først med klienten som kunde. Egenandelen registreres som en ordrelinje uten mva via fanen "Ordrelinjer/kostnader" i prosjektmenyen. Registrerte timer skal ikke inkluderes på fakturaen til klienten.
Når egenandelen er fakturert, endres kunden på prosjektet til "Tingretten". Via fanen "Ordrelinjer/utgifter" i prosjektmenyen registreres en negativ ordrelinje uten mva tilsvarende egenandelen. Fakturaen til Tingretten skal inkludere timene med mva minus egenandelen uten mva. Tingretten betaler da mva for hele beløpet.
Hvis man ikke fakturerer via prosjektmodulen, er fremgangsmåten den samme bortsett fra at timene faktureres som en ordrelinje med mva.
Tjenesten direkte remittering gjør det mulig å betale regninger og utbetale lønn automatisk uten å gå via nettbanken. Tjenesten er bankuavhengig. Egne priser gjelder for denne tjenesten. Ta kontakt med salg@tripletex.no for mer informasjon.
Herbalife-produkter er registrert med to priser: Utsalgspris og fortjenestebeløp, og fortjenestebeløp er alltid lavere enn utsalgspris. Ihht. Herbalife sin rabattberegningsmetode skal rabatten beregnes basert på fortjenestebeløp og ikke utsalgspris. Dessverre er ikke dette i overenstemmelse med offentlige bestemmelser som krever at utsalgspris minus rabatt skal være lik sluttpris.
For å bøte på dette vil utsalgsprisen som vises på fakturaen beregnes slik at den stemmer med valgt rabatt og sluttpris. Dette kan imidlertid virke forvirrende, og mange velger å løse dette ved å fjerne krysset for "Vis påslag/rabatt på faktura/ordreutskrift" ved opprettelse av ordren. Da vil kun den rabatterte prisen vises.
Ta kontakt med Herbalife hvis du har spørsmål om rabattberegningsmodellen.
Den enkleste måten å løse dette på er å bestille en ny OCR-avtale i den nye banken. Man fyller ut og sender inn skjema på vanlig måte. Når man mottar en ny avtale-ID, så må denne sendes til Tripletex slik at vi kan legge den inn i systemet.
Det er mulig å beholde OCR-avtalen man har fra før, men da må man endre kontonummeret i avtalen. Hvis man ønsker å gjøre dette, så må man ta kontakt med banken sin. Når kontonummeret er endret i avtalen, så må man ta kontakt med Tripletex så vi kan endre kontonummeret i vårt system.
Alle utestående fakturaer vil fortsatt bli registrert i Tripletex selv om man får en ny OCR-avtale.
Meldingen "Ugyldig betalingsbeløp" og "Ugyldig betalingstype" betyr at betalingstypen mangler eller er ugyldig. Betalingstypen spesifiserer hvordan betalingen skal bokføres.
NB! Hvis fakturaen ikke er betalt og betalingen ikke skal bokføres, så skal betalingstypen og betalingsbeløpet være blanke.
Betalingstypen registreres ved å åpne "Regnskap/Innstillinger" i hovedmenyen og velge "Betalingstyper" i undermenyen. Se avsnittet "Innbetaling". Legg inn en "Ny rad" for hver betalingstype. Koden, som identifiserer betalingstypen i importfilen, registreres i kolonnen "Import ID". Man må velge hvilken regnskapskonto betalingen skal føres mot. Man kan velge å bokføre betalingen mot en kunde ("Til kundereskontro", konto 1500), eller mot en vanlig konto. Betalinger, som føres mot en kunde, vil dukke opp som åpne poster i "Faktura/Fakturaoversikt" og i "Regnskap/Reskontro for kunder". Hvis du er usikker på hvordan betalingen skal bokføres, så ta kontakt med din regnskapsfører.
Hvordan importere faktura fra nettbutikk se her for mer informasjon.
For hver betalingstype du benytter i nettbutikken (Paypal, kredittkort, Klarna osv.) må du registrere en tilsvarende betalingstype i Tripletex slik at Tripletex kan bokføre og skille betalingene fra hverandre. Betalingstypene varierer fra nettbutikk til nettbutikk. Ta kontakt med nettbutikken for å få en oversikt over hvilke betalingstyper den støtter. En betalingstype er identifisert med en kode, f.eks. VISA, KLARNA, MASTERCARD, DIBS. Denne koden skal registreres i Tripletex.
Betalingstypene registreres ved å gå inn på "Regnskap/Innstillinger" i hovedmenyen og velge "Betalingstyper" i undermenyen. Se avsnittet "Innbetaling". Legg inn en "Ny rad" for hver betalingstype. Koden, som identifiserer betalingstypen i nettbutikken, registreres i kolonnen "Import ID". Man må velge hvilken regnskapskonto betalingen skal føres mot. Man kan velge å bokføre betalingen mot en kunde ("Til kundereskontro", konto 1500), eller mot en vanlig konto. Betalinger, som føres mot en kunde, vil dukke opp som åpne poster i "Faktura/Fakturaoversikt" og i "Regnskap/Reskontro for kunder". Hvis pengene mottas fra tredjepart (feks. fra et kredittkortselskap) på et senere tidspunkt, så må det registreres et oppgjørsbilag via "Bilag/Nytt bilag/Avansert bilag". Hvis du er usikker på hvordan bilaget skal bokføres, så ta kontakt med din regnskapsfører.
Ved import av kunder fra nettbutikk, så må du sørge for at det ikke blir konflikt mellom kundenumrene i nettbutikken og kundenumrene på kunder som opprettes manuelt i Tripletex.
Hvis man ønsker å bokføre ordrelinjene mot bestemte inntektskontoer, må man endre oppsettet på produktene. Det er ikke mulig å spesifisere regnskapskontoer i importfilen, så produktene må først opprettes før regnskapskontoene endres. Følgende artikkel forklarer hvordan ordrelinjer bokføres: Hvordan bokføres ordrelinjer på en utgående faktura?
Det er kundens ansvar å sørge for at fakturaene importeres korrekt i Tripletex. Kunden bør derfor verifisere at fakturaene er korrekt importert når importfunksjonen tas i bruk. Hvis man er usikker på det regnskapstekniske rundt dette, så bør man ta kontakt med en regnskapsfører.
Support, som vedrører import av data, inngår ikke i den vanlige supporttjenesten til Tripletex. Hvis du trenger hjelp av våre utviklere, så ta kontakt med kundeservice. Egne priser gjelder for teknisk support.
Når man fakturerer a konto, så er det viktig at a konto-saldoen er 0 før prosjektet avsluttes. A konto-saldoen må være 0 fordi a konto behandles forskjellig i regnskapet i forhold til inntektsføring av honorar og ordrelinjer.
Hvis man har fakturert kunden, kan man opprette en nullfaktura. Eksempel:
Hvis a konto-saldoen er 10 000, kan man fakturere 10 000 som a konto og 10 000 som honorar. Man flytter altså inntekten fra a konto til honorar. Beløp å betale er 0 gitt at a konto-beløpet har samme mva-sats som honoraret. Hvis a konto-beløpet og honoraret har forskjellig mva-sats, så må kunden betale mva-beløpet.
Tips: Når man godkjenner et prosjekt til fakturering, kan man skrive inn honoraret som skal faktureres.
Ja. Via "Faktura/Innstillinger" i hovedmenyen kan man fjerne krysset i boksen for "Vis leveransested" i avsnittet ""Faktura-/ordre-/tilbudsmal". Denne innstillingen gjelder alle fremtidige fakturaer.
Fakturaoversikten viser alle fakturaer innenfor den valgte perioden. Hvis man har registrert en faktura tilbake i tid, så er det ikke sikkert at fakturaen ligger under den nåværende perioden. Under "Periode" er det mulig å utvide søket ved hjelp av nedtrekksmenyen. En annen mulighet er å søke på fakturanummeret i fakturaoversikten.
Det er mulig å registrere en fakturakonto per valuta. Hvis ordren er i USD, så velges fakturakontoen for USD. Hvis det ikke er registrert en fakturakonto for USD, så velges fakturakontoen for selskapets valuta (se Selskap/Selskapsinformasjon).
Hvis man har regnskapsmodulen i Tripletex, så kan man opprette nye bankkontoer via "Regnskap/Innstillinger" i hovedmenyen. Velg "Ny konto" i undermenyen, eller opprett en kopi av en eksisterende bankkonto (f.eks. 1920). Via kontodetaljene kan du krysse av for "Bankkonto" og "Fakturakonto". Registrer korrekt bankkontonummer, IBAN- og SWIFT-nummer.
Hvis du ikke har tilgang til regnskapsmodulen, kan man åpne kontodetaljene for fakturakontoen via "Selskap/Selskapsinnstillinger" i hovedmenyen. Opprett en kopi av denne kontoen (Velg f.eks. kontonummer 1921). Via kontodetaljene kan du krysse av for "Bankkonto" og "Fakturakonto". Registrer korrekt bankkontonummer, IBAN- og SWIFT-nummer. Tips: Du kan bla mellom regnskapskontoene ved å trykke på høyre og venstre piltast.
For å få valutaen på en faktura så må du også angi valutaen i kundedetaljene på kunden som skal faktureres. For å få med IBAN- og SWIFT-nummer på fakturaen må kundens land også registreres i kundedetaljene.
Dette er dessverre ikke mulig. Man kan kun opprette purringer på fakturaer som er laget i Tripletex.
På grunn av avrunding hender det at enhetsprisen, som vises på fakturaen, er litt forskjellig fra enhetsprisen som er spesifisert på ordren. Systemet sørger for at ordrelinjebeløpet alltid er nøyaktig lik antall * enhetspris + påslag - rabatt.
Enkelte brukere kan oppleve at de får med ekstra informasjon i topp- og bunntekst ved utskrift av PDF fra nettleseren Firefox. Dette skyldes en feil i Firefox som ble introdusert i versjon 19 av programmet. Firefox har anerkjent at dette er en feil og vil rette det senest i versjon 22, men muligens før. I mellomtiden er det mulig å endre innstillingene i Firefox så nettleseren bruker et annet program til visning av PDF. Her er en link med instruksjoner om hvordan man kan gjøre dette:
http://support.mozilla.org/en-US/kb/view-pdf-files-firefox-without-downloading-them#w_using-a-pdf-reader-plugin
Ved å gå inn på "Regnskap/Innstillinger" i hovedmenyen og "Regnskapsregler" i undermenyen kan man velge om inntekten skal føres mot prosjektleder eller kundeansvarlig (under avsnittet "Ansattregnskap). Opsjonen gjelder for alle prosjekt/ordre.
I følgende skjermbilder kan åpne poster lukkes mot hverandre ved å klikke på "Lukk poster" (eller "Fjern fra listen") i sidemenyen:
Ja, men kontakten må være aktivert som bruker. Dette gjør man ved å gå inn på "Kunde/Kontakter" i hovedmenyen, klikke på "Detaljer" ved siden av kontakten og gå inn på "Brukertilgang". Huk av opsjonen "Tillat registrering av informasjon" i avsnittet "Generelt". Kontakten trenger ikke ha påloggingstilgang.
Feilmeldingen betyr at mva-oppgaven er registrert for perioden. Regnskapet er derfor låst for mva-posteringer. Man kan åpne regnskapet for nye mva-posteringer via "Bilag/Mva-melding" i hovedmenyen. Gå inn på "Detaljer" på mva-meldingen og klikk på "Tilleggsoppgave" i menyen. Da vil terminen åpnes for registrering av nye mva-posteringer.
Via "Faktura/Innstillinger" i hovedmenyen kan man endre sortering for ordrelinjene på fakturaene under avsnittet "Globale innstillinger".
Ved import av kunder via faktura- og ordreimport må man sørge for at det ikke blir konflikt mellom kundene som er importert og kundene/leverandørene som er opprettet manuelt i Tripletex. Hvis en konflikt har oppstått, er løsningen typisk å flytte de manuelt opprettede kundene/leverandørene til en høyere nummerserie som ikke er i konflikt med de importerte kundene.
Hvis man ikke ønsker å skille kundene i to nummerserier, kan man ta bort krysset "Importert" på de importerte kundene. Åpne kundedetaljene via "Kunde/Kunde/leverandører" i hovedmenyen, fjern krysset i boksen for "Importert" og lagre siden.
NB! Hvis du har en OCR-avtale med banken, så må du ta kontakt med kundeservice.
Hvis du ikke har tilgang til regnskapsmodulen, så kan du endre kontonummeret via "Selskap/Selskapsinformasjon" i hovedmenyen.
Hvis du har tilgang til regnskapsmodulen i Tripletex, så må du opprette en ny regnskapskonto. Dette gjøres via "Regnskap/Innstillinger" i hovedmenyen. Velg "Ny konto" i undermenyen eller gå inn på en eksisterende konto og velg "Opprett kopi". Huk av boksen for "Fakturakonto" hvis kontonummeret skal vises på fakturaene. NB. Systemet støtter kun én fakturakonto per valuta.
Tripletex støtter de aller fleste PDF-lesere for visning av PDF-dokumenter. Hvis du alikevel har problemer med visning av PDF-dokumenter i løsningen, så kan du prøve en annen nettleser og se om det samme problemet oppstår der, eller du kan prøve å installere Adobe Reader.
Hvis du fortsatt har problemer med PDF-dokumenter, så kan du prøve å slette midlertidige internettfiler og informasjonskapsler i nettleseren din. Se hvordan du gjør det via disse lenkene.
Chrome:
https://support.google.com/accounts/answer/32050?hl=no
Safari:
http://help.apple.com/safari/mac/9.0/#/sfri11471
Internet Explorer:
Se under “Sider vises ikke riktig eller er tomme”
http://windows.microsoft.com/nb-no/internet-explorer/ie-crashes-stops-working#ie=ie-11
Firefox:
https://support.mozilla.org/no/kb/slett-informasjonskapsler-fjerne-informasjon-netts
Opera:
Gå til Opera/Flere verktøy og velg «Slett surfedata».
Ufakturert honorar vises som honorarreserve i prosjektstatusrapportene. Se f.eks. "Prosjekt/Prosjektstatus for selskap". Klikk på "Flere valg" og kryss av for "Vis fakturareserve" i filtreringsmenyen. Velg riktig periode og trykk "Oppfrisk". Kolonnen "Honorarreserve" viser ufakturert honorar pr. 31. desember.
Ja, forutsatt at man har elektroniske bilag i Tripletex. Gå til "Selskap/Vår kundeside" i hovedmenyen hvis du ønsker å få tilgang til denne modulen.
Dokumenter kan da lastes opp fra dokumentmottaket eller fra datamaskinen via fakturadetaljene.
Man kan i tillegg legge ved kvitteringer på utgående fakturaer. Les mer om dette i artikkelen "Vedlegg på utgående faktura".
Fakturareserven er lik opparbeidet honorar til og med godkjenningsdatoen minus alt som er fakturert fremover i tid. Hvis prosjektet er fakturert, og man godkjenner prosjektet til fakturering i en tidligere periode, vil fakturareserven ikke stemme med fakturagrunnlaget (timene). Man må da manuelt skrive inn honoraret som skal faktureres.
For å sjekke om abonnementet er korrekt satt opp, så kan man godkjenne abonnementet til fakturering. Ved å angi godkjenningsdato kan man simulere fakturering på et gitt tidspunkt. Når abonnementet er korrekt satt opp, kan man fakturere eller avgodkjenne abonnementet.
Via kundedetaljene huker man av boksen for "Samlefaktura" under "Fakturainnstillinger" hvis kunden skal motta dette. Ved fakturering vil man se hvilke ordre som grupperes sammen. I statuskolonnen vises teksten "Samlefaktura 1", "Samlefaktura 2" osv.
Følgende informasjon må være identisk for ordrer eller prosjekter som skal tilhøre samme samlefaktura:
Når man importerer fakturaer i "Faktura/Fakturaimport" i hovedmenyen, må man sørge for at det ikke blir konflikt mellom fakturanumrene for de importerte fakturaene og fakturaene som er opprettet manuelt i Tripletex.
Hvis det har oppstått en konflikt, så må man gjøre følgende: Åpne "Faktura/Fakturaoversikt". Søk opp fakturaen med det høyeste fakturanummeret. Åpne fakturadetaljene. Ta bort krysset "Importert" og lagre siden.
For å fakturere med lav eller middels mva-sats må man endre mva-innstillingene til selskapet. Velg "Selskap/Selskapsinformasjon" i hovedmenyen og velg opsjonen "Har omsetning med lav (middels) sats" under avsnittet "Mva-innstillinger".
Hvis du har tilgang til regnskapsmodulen, så kan man endre mva-innstillingene ved å gå inn på "Regnskap/Innstillinger i hovedmenyen og velge "Mva-innstillinger" i undermenyen.
Hvis det ikke er mulig å velge mva-kode når man registrerer ordrelinjer på et prosjekt, så må man endre prosjektinnstillingene til selskapet. Gå inn i "Prosjekt/Innstillinger" og huk av innstillingen "Tillat registrering av mva-kode ved registrering av ordrelinjer" i avsnittet "Globale prosjektinnstillinger".
Først må man oppdatere kostprisen via produktets detaljside. Så går man inn på "Produkt/Lagerrapport" i hovedmenyen og klikker på "Oppdater kostpris fra produkt".
Hvis e-post sendt fra Tripletex (f.eks. fakturaer) ikke kommer fram til mottaker, så kan dette skyldes flere ting. Den mest opplagte forklaringen er at e-postadressen til mottakeren er feil. Dobbeltsjekk at du har brukt riktig e-postadresse og send e-posten på nytt med riktig adresse hvis denne var feil. Det kan også være at e-posten faktisk har kommet fram, men at mottakeren ikke har fått det med seg.
En annen forklaring kan være at e-posten oppfattes som spam av mottakerens system. I slike tilfeller kan det til og med hende at mottakerens system velger å ignorere e-posten uten å varsle verken avsender eller mottaker (e-posten legges ikke i spam-filteret). Se her for mer informasjon om dette: http://en.wikipedia.org/wiki/Bounce_message#Silently_dropping_messages. Det kan være mange årsaker til at e-post oppfattes som spam, og det kan være årsaker som er helt utenfor Tripletex' kontroll. For eksempel kan det hende at mottakeren krever at det ligger en såkalt SPF-record i DNS-registeret til avsenderens domene.
For å minske risikoen for at e-post skal anses som spam så lønner det seg å sette opp Tripletex slik at e-posten sendes gjennom ditt eget e-postsystem. Standardoppsettet er at all e-post sendes gjennom Tripletex sitt e-postsystem, og dette kan oppfattes som problematisk av mottakerens e-postsystem.
E-postoppsettet kan endres via menyvalget "Selskap/E-post/E-postkontoer" i hovedmenyen. Velg "Ny konto" i den fargede menyen og fyll inn informasjon om din utgående e-postserver. Ta kontakt med din systemadministrator eller din e-postleverandør hvis du er i tvil om hva som er de riktige innstillingene her.
Hvis du ikke har menyvalget "E-post" i kontoen, så mangler du rettigheten "Tilgang til innstillinger for e-postkontoer". Ta kontakt med en administrator i kontoen din hvis du ikke får aktivert denne rettigheten selv.
I "Faktura/Innstillinger" i hovedmenyen og avsnittet "Elektronisk faktura/purring/ordre" må e-postadressen som står som "Alternativ e-postadresse for avsender" samsvare med en av e-postadressene som er registrert som e-postkonto. Dersom du også ønsker at ordre og tilbud skal sendes via egen e-postserver, så må man også registrere e-postadresser i feltene for "Alternativ e-postadresse for tilbud/ordre" i samme avsnitt.
Tripletex har ikke kapasitet til å etterforske saker hvor avsender mener at e-post ikke har kommet fram. Hvis du har lagt inn egne e-postinnstillinger så kan din systemadministrator/e-postleverandør hjelpe til med å finne ut av slike problemer.
Standardreglene for bokføring av ordrelinjer administreres ved å velge "Regnskap/Innstillinger" i hovedmenyen og "Regnskapsregler" i undermenyen. Merverdiavgiftssatsen på ordrelinjen avgjør hvilken regnskapsregel som benyttes.
Hvis ordrelinjen er knyttet til et produkt, som er knyttet opp mot en regnskapkonto, så vil inntekten føres mot produktets regnskapskonto hvis merverdiavgiftssatsen på ordrelinjen er identisk med merverdiavgiftssatsen til regnskapskontoen. Hvis den ikke er det, så vil standardreglene avgjøre hvilken inntektskonto som skal benyttes.
Vær oppmerksom på at systemet skiller mellom følgende merverdiavgiftsfritak:
Tripletex tillater ikke at man posterer med flere forskjellige merverdiavgiftssatser mot samme inntektskonto. Det må derfor opprettes en inntektskonto for hver merverdiavgiftssats. Merverdiavgiftssatsen på regnskapskontoen kan ikke endres etter at det er postert mot kontoen.
Velg "Faktura/Innstillinger" i hovedmenyen og gå til avsnittet "Faktura-/ordre-/tilbudsmal". Her huker man av boksen for "Øresavrunding" hvis man ønsker at fakturabeløpet skal rundes av til hele kroner.
Det beregnes vanligvis merverdiavgift på utgifter når de er en del av et prosjekt som er merverdiavgiftpliktig. Man kan lese mer om dette på skatteetatens hjemmeside.
Hvis man likevel vil fakturere ordrelinjer med en annen mva-kode enn det som gjelder for prosjektet, så må man først aktivere innstillingen "Tillat registrering av mva-kode ved registrering av ordrelinjer" via "Prosjekt/Innstillinger" og avsnittet "Globale prosjektinnstillinger". Det vil da bli mulig å velge mva-kode ved registrering av ordrelinjer på prosjektet.
Prosjekter godkjennes til fakturering via "Faktura/Prosjektgodkjenning" i hovedmenyen.
Ufakturerte timer, ordrelinjer, reiseregninger og ansattutlegg inkluderes på fakturaen. For å se en forhåndsvisning av en faktura, så velg prosjektet som skal faktureres og trykk "Godkjenn". Da vil det stå "Forhåndsvisning" under "Kommentar/Status". Hvis du savner noe på forhåndsvisningen, så pass på at du har valgt riktig periode. Man kan fjerne forhåndsvisningen ved å velge prosjektet og trykke på knappen "Avgodkjenn".
Avhengig av kontooppsettet så må timer, reiseregninger og ansattutlegg godkjennes før prosjektet godkjennes til fakturering. Dette gjøres via "Timeliste/Godkjenn timer", "Reiseregning/Godkjenn reiser" og "Lønn/Godkjenn utlegg" i hovedmenyen.
Faktura opprettes ved å trykke på knappen "Fakturering", hvis denne er tilgjengelig. Fakturadatoen kan endres før man oppretter fakturaen.
Hvis modulen "Fakturering - prosjekter" (se "Prosjekt/Innstillinger" i hovedmenyen) er aktivert, så gjøres selve faktureringen i "Faktura/Prosjektfakturering" i hovedmenyen.
Hvis man har oppgitt kundens e-postadresse på prosjektet/ordren, så vil kunden få fakturaen på e-post direkte fra Tripletex når man fakturerer. Fakturaen kan enten sendes som link eller som vedlegg. Hvis man i tillegg har KID-nummer på fakturaen, vil fakturaoversikten oppdateres automatisk når fakturaen er betalt. Betalingspåminnelser og purringer kan også sendes per e-post.
Fakturaer, som allerede er opprettet, kan sendes på e-post via fakturadetaljene. Velg "Faktura/Fakturaoversikt" i hovedmenyen og klikk på fakturadetaljene for den ønskede fakturaen. Trykk på knappen "Send på e-post".
Gå inn i "Faktura/Fakturaoversikt" i hovedmenyen. Kryss av for utestående fakturaer øverst til venstre. Huk av boksen for den fakturaen det er sent ut purring for og velg "Fjern fra listen" i menyen oppe til høyre. Kundeposten lukkes, og purringen vil ikke bli bilagsført.
I Tripletex kan man ikke delkreditere fakturaer automatisk. Delkreditering gjør jobben vanskelig for regnskapsførere siden innbetalingsbeløpet ikke er det samme som fakturabeløpet. Det er også derfor mange selskaper alltid krever å få en ny faktura hvis noe må korrigeres. I bokføringsloven § 9 står det: "…korreksjoner skal skje ved at den opprinnelige posteringen i sin helhet reverseres."
Hvis man likevel ønsker å delkreditere en faktura, så må man opprette kreditnotaen manuelt f.eks. via "Faktura/Ny ordre/faktura" i hovedmenyen. Man registrerer da beløpet som et minusbeløp. Hvis man har lagermodulen i Tripletex, så registrerer man varene med minustegn i ordrelinjene. Det er også viktig at man bruker riktig mva-sats.
Da må man gå inn i "Faktura/Fakturaoversikt" i hovedmenyen og klikke på fakturadetaljer på den fakturaen som skal krediteres. Så klikker man på "Kreditnota" i menyen nederst i skjermbildet. Den nye kreditnotaen vil "nulle ut" den opprinnelige fakturaen og frigjøre timer, ordrelinjer, reiseregninger og ansattutlegg som er knyttet til fakturaen. Disse elementene kan nå faktureres på nytt.
Funksjonen for å opprette kreditnota er også tilgjengelig via fakturaoversikten. Da huker man av for den/de faktura som skal krediteres først og velger "Kreditnota" i menyen oppe til høyre.
Via "Faktura/Ny ordre/faktura" i hovedmenyen kan man opprette en faktura uten å opprette et prosjekt. Det er mulig å knytte ordren til et prosjekt. Inntekten vil da bli registrert i prosjektregnskapet.
Tripletex har en opsjon som gjør at kun prosjektnavnet er synlig på samlefakturaer. Gå inn i "Faktura/Innstillinger" i hovedmenyen. Under avsnittet "Faktura-/ordre-/tilbudsmal" ligger innstillingen "Samlefaktura - komprimert format".
Tripletex tillater ikke at man endrer en utgående faktura. Fakturaen må krediteres, og en ny faktura må opprettes. Fakturaen kan krediteres via "Faktura/Fakturaoversikt" eller ved å gå inn på fakturadetaljene. Hvis man kun skal kreditere deler av en faktura, kan man enten kreditere hele fakturaen og lage en ny, eller man kan opprette en ny faktura med negative beløp. Kundepostene lukkes via "Faktura/Fakturaoversikt" i hovedmenyen. Velg postene og klikk på "Fjern fra listen".
Kontaktlisten viser alle kontakter for den valgte kunden samt kontakter som ikke er knyttet til noen kunde. For å fjerne en kontakt fra listen, så må kontakten knyttes til en kunde.
Nei. Inntektene føres på fakturadatoen. Periodisering må føres manuelt via "Bilag/Nytt bilag/Avansert bilag" i hovedmenyen.
Dette kan gjøres på tre måter:
1. Man kan flytte timer til en aktivitet som ikke er fakturerbar.
2. Man kan endre antallet fakturerbare timer til "0". Dette kan gjøres i én operasjon via prosjektets timeoversikt eller via timedetaljene.
3. Man kan sette timeprisen til "0" for timene som skal avskrives. Åpne "Timeliste/Timeoversikt" i hovedmenyen og velg "Detaljer" for den aktuelle timen. Kryss av for "Lås timepris" og sett timeprisen til "0". Via kontraktsiden til prosjektet må man i tillegg åpne opp for at prosjektet kan faktureres med timer der timeprisen er "0". Velg opsjonen "Tillat fakturering av timer der timeprisen er 0".
Hvis man har endret timeprisene for timer som er fakturert tidligere, så lager systemet en korreksjon som inkluderes på neste faktura. Det er viktig å være klar over at timeprisene på prosjektene må være historisk korrekte. Hvis man ønsker å oppdatere prosjektet med nye timepriser, så må man registrere timeprisene ved å trykke på "Nye timepriser" i den fargede menyen på kontraktsiden til prosjektet. Da må man angi en startdato for de nye timeprisene.
Hvis man vil finne ut hvilke timer som er korrigert, så kan man godkjenne prosjektet til fakturering. Fakturagrunnlaget vil da vise hvilke timer som er fakturert. Hvis man ønsker å endre de korrigerte timeprisene, så kan man oppdatere timeprisene i prosjektet slik at de fakturerte timene får tilbake sin opprinnelige timepris.
Hvis man ønsker å fakturere abonnementer periodisk (f.eks. ved månedsfakturering), så må man krysse av for "Abonnement" når man oppretter en ny ordre. Man må også huke av for dette på ordrelinjene, slik at man får registrert startdato. Detaljene for abonnementet spesifiserer man under avsnittet "Abonnement" i ordren. Her kan man spesifisere abonnementets varighet, antall perioder på faktura og om man vil fakturere på forskudd eller etterskudd.
Antall måneder/år angir hvor mange perioder (måneder eller år) enhetsprisen gjelder for på abonnementslinjene.
Antall perioder på faktura angir hvor mange perioder (måneder) man skal fakturere for av gangen. Antall perioder på faktura kan godt være mindre eller større enn abonnementets varighet. Abonnementet kan f.eks. gjelde for ett år, men man kan velge å fakturere for seks måneder av gangen.
Fakturering på etterskudd/forskudd angir når abonnementslinjene er klare for fakturering. Tidspunktet for når en abonnementslinje kan faktureres er relativ til startdatoen for abonnementslinjen. Hvis abonnementslinjen har startdato 01.02.2013, og abonnementet er satt opp med 1 måned fakturering på forskudd, vil abonnementslinjen være klar til fakturering fra og med 01.01.2013. Dette kan man teste ved å godkjenne abonnementet til fakturering og angi godkjenningsdato 01.01.2013.
Man kan godt ha mange abonnementslinjer med forskjellige startdatoer. Systemet sjekker hver abonnementslinje når fakturaen opprettes. Alle abonnementslinjer, som er klare til fakturering, vil bli inkludert på fakturaen.
For hver abonnementslinje må man legge inn en startdato for fakturering, men sluttdatoen kan stå tom. Ordrelinjer, som ikke er huket av som "Abonnement", vil bli inkludert på neste faktura, og linjen vil bli fakturert kun én gang akkurat som en vanlig ordre.
Når man skal fakturere abonnementet, så må det først godkjennes til fakturering. Dette gjør man ved å trykke på "Abonnement" øverst i ordren. Så må man angi godkjenningsdato og trykke på "Abonnement". Når abonnementet er godkjent til fakturering, så utføres fakturering ved å trykke på faktureringsknappen.
Systemet kan også fakturere abonnementer automatisk. Dette må aktiveres via "Faktura/Innstillinger" under avsnittet "Abonnement". Man må i tillegg aktivere abonnementene for automatisk fakturering. Dette gjøres via ordredetaljene. Kryss av for "Automatisk fakturering". Man trenger ikke godkjenne abonnementet for at det skal bli fakturert automatisk så lenge første faktureringstidspunkt er satt frem i tid.
Gå inn i "Regnskap/Innstillinger" i hovedmenyen og velg "Regnskapsregler" i undermenyen. Under avsnittet "Konteringsregler" finner man en oversikt over hvilke regnskapskontoer som brukes av systemet ved automatisk føring av mva.
Fakturaer, som importeres til Tripletex fra nettbutikk eller manuelt via menyvalget "Faktura/Fakturaimport", vil i utgangspunktet ikke bli sendt via e-post. Hvis man ønsker å sende importerte fakturaer via e-post, så må man aktivere funksjonen "Send importerte fakturaer på e-post" via Faktura/Innstillinger" i hovedmenyen og avsnittet "Import". Kun fakturaer som inneholder kundens e-postadresse, vil blir sendt til kunden.
Hvis man har tilleggtjenesten KID-nummer på faktura (OCR), så kan man ikke bruke eksisterende OCR-avtale på importerte fakturaer med annen lengde på KID-nummerne.
Hvis man ikke har registrert land på kunden, så valideres organisasjonsnummeret i henhold til norske regler. Land på kunden kan registreres ved å klikke på "Detaljer" ved siden av kunden via "Kunde/Kunder/leverandører" i hovedmenyen.
