Reiseregning

Spørsmål og svar (24)

Jeg er selvstendig næringsdrivende/ ENK. Hvordan behandles bruk av privatbil i næring? [723]

For selvstendig næringsdrivende (Enkeltmannsforetak) som benytter privatbil til yrkeskjøring, kan det gis fradrag etter statens satser for antall kjørte kilometer i næring. Dette må ikke forveksles med privat bruk av næringsbil.

Hvis du bruker din privatbil i næring, fungerer ikke statens satser for kjøregodtgjørelse på samme måte. Da får du et fradrag per kilometer for inntil 6000 kilometer i året (satsen per kilometer følger vanligvis den generelle kilometersatsen).
Dette fører til at reisen utgiftsføres i selskapet og kan trekkes fra. Kjøregodtgjørelsen føres i post 7080 (bilkostnader) i næringsoppgaven.

 

Gå til "Selskap/Ansatte" i hovedmenyen. Klikk på "Detaljer" ved siden av innehaver.
I fanen "Detaljer" kontrollerer man at det er huket av for "Innehaver" i avsnittet "Tilleggsinformasjon".
Gå deretter til "Reiseregning/Innstillinger" i hovedmenyen.
I avsnittet "Moduler" huker man av innstillingen "Statens Satser".
I avsnittet "Preferanser" fjerner man eventuelt haken for "Ansatte får ikke utbetalt kjøregodtgjørelse".

 

Nå er alt klart til å opprette reiseregninger:

Gå til "Reiseregning/Ny reiseregning" i hovedmenyen og fyll ut feltene markert med stjerne.
Fyll i feltene i avsnittet "Kjøregodtgjørelse". Det er statens skattefrie sats som vil komme opp som forslag.

Huk av for ferdig registrert og godkjent. Trykk på knappen "Opprett", og trykk deretter på "Opprett bilag".
Bilagsdato angir hvilken dato reiseregningen bokføres i regnskapet.

Når man har opprettet bilaget, kan man velge "Vis bilag". Der vil man se at bilaget er blitt bokført:
Kredit "2057 - Fradragsført bruk av privat bil etter sats".
Debet "7080 - Bilkostnader, bruk av privat bil i næring".
 

Dersom reiseregningen ikke inneholder annet enn kilometergodtgjørelse, skal den for innehaver av et ENK ikke utbetales og kommer derfor ikke med på lønnskjøring. Du får da skattefradrag per km for bruk av privatbil i næring.

 

Hvordan forholder Tripletex seg til rapportering av antall kilometer i inneværende år når man alt har rapportert inn i kilometer i et annet lønnssystem? [688]

Hvis man ønsker å få disse kilometerne med på lønnssammenstillingen, så må man registrere dem via et historisk lønnsbilag i Tripletex. Man kan opprette historiske lønnsbilag via «Lønn/Lønnsinnstillinger» i hovedmenyen.

NB! Tripletex vil ikke summere opp antall kilometer som føres i Tripletex med antallet kilometer som føres via historiske lønnsbilag. Det er derfor viktig at man selv passer på når man passerer 10 000 kilometer.

Hva betyr meldingen "Ansattutlegget kan ikke bilagsføres"? [493]

Et ansattutlegg kan ikke bilagsføres hvis den ikke inneholder noen elementer som skal utbetales. 

Kostnader, som er ført mot en betalingstype uten regnskapskonto, vil ikke bli bilagsført. Systemet forutsetter at kostnaden føres separat, f.eks. som en leverandørfaktura. Oppsettet for betalingstypene finner man i "Lønn/Utleggsinnstillinger" i hovedmenyen. 

 

Hva betyr meldingen "Reiseregningen kan ikke bilagsføres"? [492]

En reiseregning kan ikke bilagsføres når den ikke inneholder noen elementer som skal utbetales.

Kjøregodtgjørelse skal ikke utbetales til den ansatte når firmabil benyttes. Firmabil håndteres via lønnsmodulen.

Kostnader, som er ført mot en betalingstype uten regnskapskonto, vil ikke bli bilagsført. Systemet forutsetter at kostnaden føres separat, f.eks. som en leverandørfaktura. Oppsettet for betalingstypene finner man i "Reiseregning/Innstillinger" i hovedmenyen. 

I "Reiseregning/Innstillinger" i hovedmenyen kan man velge om de ansatte skal få utbetalt diett, nattillegg og kjøregodtgjørelse. 

Innehavere av enkeltpersonsforetak vil ikke få utbetalt diett eller nattillegg. 

Kontakter i kunderegisteret vil kun få utbetalt diett, nattillegg og kjøregodtgjørelse hvis det er krysset av for "Lønnsrapportering" i kontaktdetaljene.

 

Hvordan fører jeg passasjertillegg for flere passasjerer? [460]

Dette kan gjøres på to ulike måter. Man kan enten multiplisere antall kilometer. Det vil si at man dobler antall kilometer om man har to passasjerer og tredobler antall kilometer når man har tre passasjerer. Man kan også legge til en ny rad med passasjertillegg for hver passasjer man har i bilen.

Hvorfor vises ikke ansattutlegget i regnskapet? [243]

Hvis man ikke finner et ansattutlegg i regnskapet, så er det ikke bilagsført.

Hvorfor vises ikke reiseregningen i regnskapet? [242]

Hvis man ikke finner en reiseregning i regnskapet, så er den ikke bilagsført. 

Hvorfor stemmer ikke fakturabeløpet med sum kostnader på ansattutlegget? [197]

Følgende kan forklare hvorfor fakturabeløpet ikke stemmer med sum kostnader:

  • Det er registrert et fast, fakturerbart beløp i avsnittet "Detaljer".
  • Enkelte av kostnadene er ufakturerbare.
  • Det er kostnadene eks. mva som inkluderes i fakturabeløpet.

Grunnlaget for fakturabeløpet ser man når man trykker på knappen "Vis kundens eksemplar".

Hvorfor stemmer ikke fakturabeløpet med sum kostnader på reiseregningen? [196]

Følgende kan forklare hvorfor fakturabeløpet ikke stemmer med sum diettgodtgjørelse, nattillegg, kjøregodtgjørelse og kostnader:

  • Det er registrert et fast, fakturerbart beløp i avsnittet "Detaljer".
  • Enkelte av kostnadene er ufakturerbare.
  • Det er kostnadene eks. mva som inkluderes i fakturabeløpet.

Grunnlaget for fakturabeløpet ser man når man trykker på knappen "Vis kundens eksemplar".

Hvorfor vises ikke reiseregningen på bankutskriften? [191]

Hvis reiseregningen inneholder kostnader som skal føres mot bank, og kostnadene ikke vises på bankutskriften, så er ikke reiseregningen bilagsført. Bilaget opprettes ved å gå inn på "Reiser og utlegg  i hovedmenyen. Trykk deg inn på reiseregningen og velg - opprett bilag.

Er det mulig å reversere ansattutlegg som er bilagsført? [190]

Ja, hvis man åpner bilaget via "Bilag/Bilagsoversikt" i hovedmenyen. Det er ikke mulig å reversere ansattutlegg som er utbetalt via lønnsmodulen.

Hvordan bokfører jeg et ansattutlegg mot en annen avdeling enn den ansattes avdeling? [189]

Ansattutlegg bokføres som standard mot den ansattes avdeling. Det er mulig å endre oppsettet slik at ansattutlegget bokføres mot prosjektets avdeling. Gå inn i "Regnskap/Innstillinger" i hovedmenyen og velg "Regnskapsregler" i undermenyen. Se avsnittet "Avdelingsregnskap". 

Er det mulig å reversere reiseregninger som er bilagsført? [157]

Ja, hvis man åpner bilaget via "Bilag/Bilagsoversikt" i hovedmenyen. I reiseregningsoversikten kan du se hvilket bilagsnummer reiseregningen har. Det er ikke mulig å reversere reiseregninger som er utbetalt via lønnsmodulen.

Hvilken betydning har det å krysse av for "firmabil"? [130]

Når man krysser av for firmabil, så vil ikke den ansatte få utbetalt kjøregodtgjørelsen. 

Hvordan endre et ansattutlegg som er låst? [106]

Et ansattutlegg låses hvis det er bokført eller inkludert på en lønnsutbetaling.

Hvis ansattutlegget er bokført, men ikke tatt med på lønnsutbetalingen, så kan bilaget reverseres. Bilaget åpnes via "Bilag/Bilagsoversikt". Når ansattutlegget er reversert, kan man oppdatere ansattutlegget og bokføre det på nytt.

Hvis ansattutlegget er tatt med på lønnsutbetalingen, så må man lage et korreksjonsbilag. Dette gjøres ved å opprette en nytt ansattutlegg der man korrigerer feilføringen.

Hvordan får jeg endret en reiseregning som er låst? [79]

En reiseregning låses om den er bokført eller inkludert på en lønnsutbetaling.

Hvis reiseregningen er bokført, men ikke tatt med på lønnsutbetalingen, så kan bilaget reverseres. Bilaget åpnes via "Bilag/Bilagsoversikt". Når reiseregningen er reversert, så kan man oppdatere reiseregningen og bokføre den på nytt. Hvis regnskapsperioden er låst, så vil man ikke kunne reversere bilaget.

Hvis reiseregningen er tatt med på lønnsutbetalingen, så må man lage et korreksjonsbilag. Dette gjøres ved å opprette en ny reiseregning der man korrigerer feilføringen. 

Hvordan bokfører jeg en reiseregning mot en annen avdeling enn den ansattes avdeling? [63]

Reiseregninger bokføres som standard mot den ansattes avdeling. Det er mulig å endre oppsettet slik at reiseregninger bokføres mot prosjektets avdeling. Gå inn på "Regnskap/Innstillinger" i hovedmenyen og velg "Regnskapsregler" i undermenyen. Se avsnittet "Avdelingsregnskap". 

Hvordan knytter jeg et innskannet dokument til et bilag? [38]

Klikk på "Detaljer" via "Bilag/Bilagsoversikt" i hovedmenyen. Åpne fanen "Vedlegg". Her kan du laste opp et dokument fra datamaskinen, bilagsmottaket eller dokumentmottaket.

På hvilken dato utgiftsføres kostnadene på en reiseregning? [15]

Dette er avhengig av hva slags kostnad det er. Følgende kostnader posteres på reiseregningens bilagsdato:

  • Kostgodtgjørelse
  • Nattillegg
  • Kjøregodtgjørelse.
  • Private utlegg (refusjon).

Utgifter, som ikke refunderes til den ansatte, vil utgiftsføres på datoen for utgiften og ikke på den datoen man bokførte reiseregningen.

NB! Hvis man får opp feilmeldingen: "Datoen angir en termin med registrert omsetningsoppgave".

Da er det ført utgifter i en periode der omsetningsoppgaven er registrert. Dette kan for eksempel skje hvis man har registrert utgifter som ikke er private utlegg.

Det er to løsninger på dette. Man kan endre dato på utgiftene til en periode der omsetningsoppgaven ikke er levert, eller man kan levere en tilleggsoppgave for mva. Ta kontakt med din regnskapsfører hvis du er usikker på hva du bør gjøre.

Hvordan registrerer jeg reiseutgifter som er betalt av firmaet? [14]

Når man registrerer utgifter på en reiseregning, så er det betalingstypen som avgjør om og hvordan kostnaden skal føres i regnskapet. Betalingstyper administreres under "Reiseregning/Innstillinger" i hovedmenyen. Man må bestemme hvordan betalingen skal føres i regnskapet. Hvis man er usikker på hvilken konto man skal benytte, så bør man kontakte regnskapsfører. Hvis man ikke ønsker at kostnaden skal bokføres på reiseregningsbilaget, så velger man "Ikke valgt" som regnskapskonto.

Hvordan fører man en reiseregning på tvers av år? [13]

Her er det viktig at man fører to reiseregninger – én for hvert år. En reiseregning påvirker både regnskapet, rapportering via a-melding og lønnssammenstillingen. Det er derfor viktig at man fører utgifter og lønn for riktig år. Derfor bør reiseregningen deles opp og føres på to ulike år.

Hvordan godkjenner man reiseregninger til fakturering/lønn? [12]

Via "Reiseregning/Innstillinger" i hovedmenyen velger man om reiseregninger må godkjennes før de kan faktureres eller utbetales som lønn. Under avsnittet "Moduler" krysser man av for "Godkjenning av reiseregninger".

Reiseregninger godkjennes via "Reiseregning/Godkjenn reiser" i hovedmenyen. Man huker av reiseregningene og velger "Godkjenn" i den fargede menyen.

Hvilke satser er det som brukes på reiseregninger, og hva er skatteetatens regler? [11]

Satsene for kostgodtgjørelse/diett og kjøregodtgjørelse er iht. statens egne satser. Satsene blir kontinuerlig oppdatert. Disse satsene representerer ikke nødvendigvis Skatteetatens bestemmelse av hva som er et skattefritt beløp.
Hvis reiseregningssatsene overskrider det skattefrie beløpet, må den ansatte betale skatt av det overskytende beløpet. Dette håndterer Tripletex automatisk. Lønnsinformasjonen som man kan se nederst på reiseregningen, viser de ulike føringene (på de ulike lønnsartene) på reiseregningen, og man vil da kunne se om deler av reiseregningen er skattepliktig.

Ønsker man at de ansatte kun skal få utbetalt den skattefrie delen av kjøregodtgjørelsen, så kan man gå til "Reiseregning/Innstillinger" i hovedmenyen og huke av boksen "Bruk skattefrie satser for kjøregodtgjørelse" i avsnittet "Preferanser". Da vil kun den skattefrie satsen for kjøregodtgjørelse bli utbetalt.

Ved overnatting på pensjonat eller hybel/brakke (privat) er ikke hele diettbeløpet skattefritt. Man kan velge om den ansatte skal få utbetalt det skattefrie beløpet eller hele beløpet iht. statens satser. Dette gjøres ved å gå til "Reiseregning/Innstillinger" i hovedmenyen og huke av boksen "Bruk skattefrie diettsatser" i avsnittet "Preferanser".

Hvorfor får jeg ikke opp statens satser når jeg klikker på "Velg sats"? [10]

Man må først velge om reiseregningen gjelder en innenlandsreise eller en utenlandsreise. Så må man fylle ut feltene for "Avreisedato" og "Returdato" samt alle obligatoriske felter som er merket med stjerne. 
I listen med satser velger man hvilke satser man vil bruke. Reiser, som går på tvers av år, må føres som to reiseregninger slik at regnskapet og lønnsregnskapet blir korrekt.

NB! Ved registrering av utenlandsreiser vil innenlandssatsene for kjøregodtgjørelse være tilgjengelig.



Tripletex AS
Org.nr.: 914 286 018 MVA

Akersgata 16
0158 Oslo

Telefon +47 22 83 60 00
E-postadresse post@tripletex.no