Lønn

Artikler (38)

Spørsmål og svar (80)

Jeg får feilmelding på a-meldingen, hva gjør jeg? [1017]

Du finner en komplett veiledning til a-ordningen med en oversikt over feilmeldinger på Skatteetatens nettsider.

Prosjektaktiviteter - Lønnsart for timelønn [972]

Vi har lærlinger med timelønn der overtid skal føres på egendefinerte lønnsarter. Kan jeg knytte disse lønnsartene til prosjektaktiviteter i Tripletex?  

Tripletex kan aktivere en modul i kontoen slik at man kan spesifisere lønnsarter per prosjektaktivitet i timelisteinnstillingene. Denne modulen skal settes opp av regnskapsfører eller kyndig lønnsansvarlig, som kan kontrollere og verifisere at de nye lønnsartene blir korrekt satt opp.

Denne måten å føre overtid på krever en annen type registrering av lønnsartene enn det som er standard lønnsart for overtid i Tripletex. Det er derfor viktig å være nøye med registreringen.

Fremgangsmetode:

Man må først opprette lønnsartene via «Lønn/Lønnsinnstillinger» i hovedmenyen. Man oppretter en kopi av en eksisterende lønnsart eller velger «Ny lønnsart» i menyen. Lønnsarten må gis et nummer og et navn, og man må velge en av de to a-meldingskodene som støttes for innsending av overtidstimer for timelønte. Hvis det skal gis en fast sats for overtidstimene, så velger man «Fast sats» under «Lønnsberegning» og registrerer satsen i feltet.

1 time x lønnsart med fast sats = beløp angitt fast sats (ikke tillegg til timelønn)

Så kan man opprette nye prosjektaktiviteter via «Timeliste/Timelisteinnstillinger» i hovedmenyen. Man velger ny rad, registrerer et navn på aktiviteten og velger korrekt lønnsart i nedtrekksmenyen. Dersom man har flere lærlinger med ulike faste satser, må man opprette egne lønnsarter for hver av de.

Dersom man også ønsker å registrere ordinær overtidsbetaling (Lønnsberegning: %) på samme måte, må man også sette opp egne lønnsarter for dette.

1 time x lønnsart % av timelønn = beløp per time

Lønnsart for 50% overtid settes opp slik:
Lønnsberegning: % av timelønn
Prosentsats: 150

Lønnsart for 100% overtid settes opp slik:
Lønnsberegning: % av timelønn
Prosentsats: 200

Refererer lønnsartnummer til årstall ved utbetaling av feriepenger? [849]

Nei. Lønnsartnummer 2015 og 2016 er kun et nummer som er gitt på lønnsarten, og dette lønnsartnummeret refererer ikke til årstall.

 

I enkelte Tripletex-kontoer er følgende standard lønnsarter satt opp.

2015 : Feriepenger uten skattetrekk

2016 : Feriepenger med skattetrekk

 

Lønnsartnummer 2015 skal benyttes ved utbetaling av feriepenger opptjent året før. Utbetaler du feriepenger i år 2017, som er opptjent i 2016, skal du benytte lønnsartnummer 2015.

Lønnsartnummer 2016 skal benyttes ved utbetaling av feriepenger opptjent samme år. Utbetaler du feriepenger i år 2017, som er opptjent i 2017, skal du benytte lønnsartnummer 2016 slik at det blir trukket forskuddstrekk av beløpet.

Hvorfor får jeg ikke hentet elektronisk skattekort til ansatte med D-nummer? [753]

Utenlandske arbeidstakere som skal oppholde seg og jobbe i Norge for en kortere periode, får tildelt D-nummer. Siden oppholdet i Norge er midlertidig vil den ansatte kun motta skattekort for inneværende år.
Ved årskiftet må derfor ansatte med D-nummer søke om nytt skattekort.

Utenlandske arbeidstakere må møte opp på skattekontoret for å søke om skattekort, men det finnes noen unntak, blant annet for personer som har D-nummer og har møtt til ID-kontroll de to siste årene.
Når skattkortet er klart, kan man som arbeidsgiver hente dette elektronisk.

Du kan lese mer om eSkattekort her: Elektronisk skattekort
Du finner informasjon om frikort i følgende artikkel - Frikort

Hvordan rapporterer jeg permittering? [752]

Med permittering menes det at den ansatte er midlertidig fritatt for arbeidsplikt i forbindelse med driftsinnskrenkninger eller driftsstans.

I Tripletex legger man inn permitteringer i den ansattes arbeidsforhold i avsnittet "Permisjon".
Her legger man inn startdato, evt. sluttdato (når den er kjent), permitteringsprosent, huker av for "uten lønn" og velger type "Permittering".

Permitteringer skal innrapporteres dersom den ansatte er helt eller delvis permittert fra sitt arbeidsforhold, uansett lengden på permitteringen og om permitteringen er innenfor arbeidsgiverperioden.

Arbeidsgiverperioden:
Ved permittering må bedriften betale lønn i 10 arbeidsdager etter at permitteringen har startet. Arbeidsgiverperiodens lengde er den samme uavhengig av permitteringsgraden.
For den første perioden med permittering vil det i Tripletex bli en manuell føring på lønnsbilaget der du legger inn lønn for de 10 første dagene. Deretter vil den ansatte ikke komme med på lønnsbilaget hvis man har huket av for at permitteringen er "uten lønn" og den ansatte er 100 % permittert.  Hvis den ansatte er delvis permittert, vil Tripletex automatisk regne ut månedslønnen iht. permitteringsgraden.

  • Startdato for permitteringen skal alltid være det tidspunktet permitteringen starter.
  • Sluttdato er det tidspunktet permitteringen slutter. Sluttdatoen kan man legge inn og rapportere frem i tid om den er kjent. Dersom sluttdato for permitteringen skulle endre seg, kan man legge inn ny dato og innrapportere denne.
  • Permitteringsprosenten er den prosentandelen permitteringen utgjør av den ansattes normale stillingsprosent i sitt arbeidsforhold.
    Eks: Hvis den ansatte har en 80 % stilling og blir 50 % permittert fra den stillingen, så skal man oppgi 50 % som permitteringsprosent.

Midlertidig arbeid i permitteringsperioden:
Om det oppstår kortvarig behov for arbeidskraft, så kan en permittert arbeidstaker uføre denne jobben uten at permitteringen blir avbrutt. Men forutsetningen er at dette arbeidet er midlertidig.

Blir makslengden på permitteringen forlenget ved arbeid eller ferie underveis i perioden?
Fra 1. juli 2016 er permitteringsperioden økt fra 30 til 52 uker.  Om permitteringsperioden blir forlenget eller ikke er avhengig av om den ansatte utfører arbeid eller tar ferie i permitteringsperioden.
Dersom den ansatte arbeider underveis i permitteringsperioden, så går dette ikke til fradag i de ukene som arbeidsgiver kan permittere. Men om den ansatte tar ferie underveis i permitteringsperioden, så forlenges permitteringsperioden med antall dager som den ansatte har avviklet ferie.

 

Følgende regler gjelder for permittering, lønnsplikt og dagpenger:

  1. Varsel om permittering - minst 14 dager før iverksettelse.
  2. Arbeidsgiver betaler lønn i 15 dager.
  3. Arbeidstaker mottar dagpenger i 30 uker.
  4. Ved forlengelse utover 30 uker har arbeidsgiver lønnsplikt i 5 nye dager.
  5. Arbeidstaker mottar dagpenger i inntil 19 uker.

Adgangen til utvidelse utover 30 uker vil også gjelde for permitteringer som er startet før 01.07.2016
Lengden på permitteringen er inntil 52 uker i løpet av en 18 måneders periode.

 

Man kan få svar på spørsmål vedr. permisjon i denne hjelpeartikkelen: Når må jeg rapportere permisjoner til Altinn?

Kan jeg redusere antall ansatte per lønnsbilag? [702]

Ja, via "Lønn/Lønnsinnstillinger" og avsnittet "Globale innstillinger" kan man sette maks antall ansatte per lønnsbilag. Hvis man har flere ansatte enn antallet man setter her, så vil lønnsutbetalingen automatisk splittes i to lønnsbilag.

Hvilken trekkperiode skal jeg velge i avsnittet «Skattekort» i arbeidsforholdsfanen? [690]

Trekkperiode er den perioden du mottar lønn/pensjon for. Det er flere typer trekktabeller: månedstabeller, 14-dagerstabeller, uketabeller og dagtabeller. De forskjellige tabellene brukes ut fra antall dager man jobber. Du finner informasjon om reglene for hvilken trekkperiode som skal benyttes på Skatteetatens nettsider.

Her er noen tips:

-          Det er kalenderdager og ikke arbeidsdager som telles.

-          Alt fra 11 til 17 dager dekkes av 14-dagerstabellen.

-          14 dager og en halv måned beregnes forskjellig (en halv måned beregnes fra månedstabellen).

-          Tre uker dekkes av månedstabellen.

-          Informasjonen fra skatteetaten beskriver hvordan man beregner skattetrekk ut ifra valgt trekkperiode, men dette gjør Tripletex for deg.

Hvordan forholder Tripletex seg til rapportering av antall kilometer i inneværende år når man alt har rapportert inn i kilometer i et annet lønnssystem? [688]

Hvis man ønsker å få disse kilometerne med på lønnssammenstillingen, så må man registrere dem via et historisk lønnsbilag i Tripletex. Man kan opprette historiske lønnsbilag via «Lønn/Lønnsinnstillinger» i hovedmenyen.

NB! Tripletex vil ikke summere opp antall kilometer som føres i Tripletex med antallet kilometer som føres via historiske lønnsbilag. Det er derfor viktig at man selv passer på når man passerer 10 000 kilometer.

Hvordan oppretter jeg en egen fakturakonto for hver avdeling i selskapet? [672]

Man går til kontoplanen via «Regnskap/Innstillinger» i hovedmenyen og finner kontoen som benyttes som selskapets fakturakonto. Man klikker på «Detaljer» og velger «Opprett kopi» i menyen. Man skriver inn en nytt navn og nummer på kontoen. Når man har opprettet den nye kontoen, så huker man av for at kontoen er en fakturakonto og velger en avdeling i nedtrekksmenyen. Så lagrer man den nye kontoen.

Når den valgte avdelingen knyttes til en faktura, så vil fakturakontoen for avdelingen bli valgt automatisk.

Man kan følge denne oppskriften for hver avdeling i selskapet, og man kan også opprette en egen OCR-avtale (KID-nummer på faktura) for hver fakturakonto.

Jeg har startet med lønn i Tripletex midt i en termin. Hva gjør jeg med AGA og skattetrekk? [658]

Arbeidsgiveravgift og skattetrekk betales per termin. Man må derfor gjøre en manuell korrigering i den første terminen i Tripletex. Man må da hente beløpene fra sitt gamle regnskapssystem og korrigere beløpene til innbetaling i første termin i Tripletex-kontoen.

Hvordan registreres ferietimer når ansatt har gradert permisjon? [656]

Hvis permisjonen er på 50 %, så beregner systemet normaltiden til 50 % av den registrerte normaltiden. Så hvis permisjonen er på 50 %, så skal kun halvparten av timene registreres som ferie i timelisten.

Hvis man har lagt inn permisjonen i den ansattes arbeidsforhold for perioden med prosentsats, så kan man i månedsoversikten se hva som er den ansattes normaltid i perioden i avsnittet "Sammendrag". Man kan også her se overskudd/underskudd for timene som er ført i perioden.

Hvordan kan jeg spesifisere flere beregningsmetoder for AGA innenfor samme virksomhet? [650]

Man kan spesifisere hvilken beregningsmetode for arbeidsgiveravgift man vil benytte på lønnsutbetalinger og ved refusjon av sykepenger. Beregningsmetoder for arbeidsgiveravgift blir gruppert på a-meldinger og på terminoppgaver.

Hvordan knytter jeg deler av fastlønnen til den ansatte prosentvis mellom ulike prosjekter? [647]

Man må da gå til «Regnskap/Innstillinger» i hovedmenyen. I fanen «Regnskapsregler» og avsnittet «Moduler» må man aktivere innstillingen «Prosjektregnskap – lønn». Da vil fastlønnen bli fordelt prosentvis ut ifra timene som føres i timelisten – på prosjektaktiviteter og generelle aktiviteter.

Det er mulig å korrigere summer og kostnadsbærerne prosjekt og avdeling på selve lønnsutbetalingen. Hvis det er ført overtid på prosjektet, så vil overtidstimene også knyttes til prosjektet, men kun hvis alle overtidstimene er ført på prosjektet.

NB! Det er en annen regnskapsregel som avgjør om lønnen skal føres mot den ansattes avdeling eller prosjektets avdeling. Du finner denne lønnsregelen i avsnittet «Avdelingsregnskap». Det er også viktig at ansatte med fastlønn fører alle sine timer i timelisten for at beregningen skal bli riktig.

Hva skal føres som fast trekk, og hva skal føres som fast tillegg på ansatte ved lønnskjøring? [639]

I utgangspunktet skal alle ekstrasummer som legges til lønnen, registreres som tillegg og faste trekk som trekkes fra lønnen, skal registreres som trekk. Iblant kan det være litt vanskelig å vurdere hva som er et tillegg og hva som er et trekk. Her er en liten oversikt.

Elektronisk kommunikasjon/Fri telefon: Dette skal føres som et tillegg.

Fri bil: Dette skal føres som et tillegg.

Fri avis: Dette skal føres som et tillegg.

Bedriftskantine/arbeidsgiver betaler lunsj: Dette skal føres som et trekk.

Obligatorisk tjenestepensjon: Dette skal føres som et tillegg.

 

Er det tillatt å sende inn negativt avgiftsgrunnlag for arbeidsgiveravgift? [619]

Ved negativt avgiftsgrunnlag for arbeidsgiveravgift vil man få en feilmelding fra Altinn ved innsending av a-melding:

"Sum avgiftsgrunnlag totalt for kalendermåneden må være større enn eller lik 0 for hver virksomhet innenfor type avgiftsgrunnlag, beregningskode, sone og sats."

Skatteetaten sier følgende om dette:
Det er tillatt å rapportere negative tall som korrigering av tidligere innsendte feil, men regel F183 sier at summen for en hel periode må være større enn null.

Dette betyr at Tripletex må tillate innsending av negative tall, og at selskapet selv må sørge for at summen av avgiftsgrunnlaget for perioden blir 0 eller større.

Ta kontakt med Skatteetaten for å høre hva du må gjøre dersom denne regelen skaper problemer.

Hvorfor kommer ikke reiseregningen/ansattutlegget med på lønnsutbetalingen? [602]

Hvis reiseregningen/ansattutlegget er datert før startdatoen for lønnsutbetaling, så vil ikke reiseregningen/ansattutlegget komme med på lønnsutbetalingen. Startdato for lønnsutbetaling kan endres via «Lønn/Lønnsinnstillinger» i hovedmenyen.

Hvis modulen «Godkjenning av reiseregninger» er aktivert via «Reiseregning/Innstillinger» i hovedmenyen, så må alle reiseregninger og ansattutlegg godkjennes før de kommer med på lønnsutbetalingen. Reiseregninger godkjennes via «Reiseregning/Godkjenn reiser», og ansattutlegg godkjennes via «Lønn/Godkjenn utlegg» i hovedmenyen.

Hvis lønnsinnstillingen "Kun bokførte reiseregninger/ansattutlegg" er huket av i avsnittet "Globale innstillinger", så må reiseregningen/ansattutlegges bokføres før de blir lagt til lønnsutbetalingen.

Hvis man vil ha med reiseregningen/ansattutlegget på en lønnsutbetaling under bearbeiding, så må man gå inn på lønnsutbetalingen og velge «Legg til lønnsrader» i menyen. Så velger man riktig ansatt i nedtrekksmenyen, huker av boksen for «Reiseregninger/ansattutlegg» og klikker på «Legg til lønnsrader». 

Jeg får ikke endret virksomhet på arbeidsforholdet. Hva gjør jeg? [595]

Man får ikke endret virksomhet på et arbeidsforholdet når det knyttet til opprettede lønnsbilag og evt. sendte a-meldinger.

1. Kanseller alle a-meldinger som den ansatte er tilknyttet. A-meldinger som inneholder lønnsbilag, må slettes etterpå (evt. reverseres først hvis det er opprettet bilag).

2. Reverser alle lønnsbilag som den ansatte er tilknyttet (f.o.m. 2015).

3. Slett alle lønnsbilag under bearbeiding som opprettes pga. punkt 2.

4. Endre virksomhet på arbeidsforholdet.

5. Opprett lønnsbilagene på nytt.

6. Send nye a-meldinger.

Hvis dette problemet gjelder flere arbeidsforhold som er knyttet til mange lønnsbilag, så kan man gjøre følgende:

1. Avslutt alle arbeidsforholdene og sett sluttdato til den siste dagen i måneden.

2. Opprett nye arbeidsforhold med startdato den 1. i den påfølgende måneden og knytt arbeidsforholdene til riktig underenhet/virksomhet.

3. Reverser alle lønnsbilag i måneden der de nye arbeidsforholdene er registrert.

4. Sørg for at det er sendt inn a-meldinger for hver måned helt frem til de gamle arbeidsforholdene ble avsluttet. (Ellers vil man få avvik også i neste måned.)

Skatteetaten har tidligere sagt at dette er en grei løsning siden a-meldinger fremover i tid da blir korrekte, men man kan ta kontakt med Skatteetaten hvis man vil være på den sikre siden.

Hvordan håndterer Altinn (A-ordningen) innrapportering fra ulike regnskapssystemer? [587]

A-ordningen har nå åpnet opp for at man ikke lenger må avslutte og opprette nye arbeidsforhold ved bytte av lønnssystem. Så lenge man husker å rapportere inn alle arbeidsforholdene i det nye systemet, så skal man ikke få feilmeldinger. Man skal heller ikke få feilmeldinger om noen av de ansatte har fått nye arbeidsforhold. Man vil kun få feilmeldingen EDAG-108 hvis et eller flere arbeidsforhold mangler i innrapporteringen sammenlignet med forrige måned (dersom det ikke i forrige måned ble satt en sluttdato på disse).

Om man bytter lønnssystem fra en måned til en annen skal dette ikke gi noen avvik på manglende arbeidsforhold (Edag-108) fra A-ordningen, men om man rapporterer de ansatte fra gammelt system i samme periode som man begynner å rapportere de ansatte fra Tripletex, vil det bli registrert 2 arbeidsforhold i den perioden. Man vil da få avvik på Edag -108 pga manglende innrapporterte arbeidsforhold i den påfølgende måneden.
Les mer om avviket Edag-108 her, her ser du også forklaring hvordan du best kan korrigere disse avvikene: A-meldingen: forklaring til feilmeldingen "MAGNET_EDAG-108 Øyeblikkelig"

NB! Ved bytte av lønnssystem må du alltid bruke de samme startdatoene på arbeidsforholdene som det du har rapportert inn med det gamle systemet. Hvis man setter en annen startdato, så vil det bli oppfattet som et nytt arbeidsforhold.

 

Er det noen a-meldingskoder Tripletex ikke støtter? [562]

Det er noen a-meldingskoder Tripletex foreløpig ikke støtter. Dette gjelder a-meldingskoder knyttet til ansatte i staten, ansatte på Svalbard og ansatte på Jan Mayen.

Tripletex støtter heller ikke arbeidsgiveravgift med særskilt prosentsats til utlendinger fra USA og Canada (tidligere UTL1), refusjon av lønn for arbeidstakere fra USA og Canada med særskilt prosentsats (tidligere UTR1) og fast sats for avgiftsberegning for utlendinger (tidligere UTL2). Tripletex støtter foreløpig ikke a-meldingskoder knyttet til LTO-kode 149-A der ansatt er skattemessig bosatt i USA (USA-avtalen).

Hvilke rettigheter må jeg ha i Altinn for å sende inn a-meldinger fra Tripletex? [552]

Du må ha rettigheten "Utfyller/innsender". Roller og rettigheter delegeres via fanen "Tilgangsstyring" i Altinn.

Må jeg sende inn alle arbeidsforhold via a-meldingen før jeg sender inn lønnsinformasjon? [548]

Nei. Hvis man sender inn lønnsinformasjon via «Lønn/A-melding», så sendes automatisk alle arbeidsforholdene inn. Men da vil man også få tilbakemeldinger fra Altinn på alt man har sendt inn. Et arbeidsforhold må bare sendes inn separat hvis det er gjort endringer i arbeidsforholdet. 

Hva betyr "Skift 365" og "Offshore 336"? [547]

365 betyr 36,5 timer per uke, og 336 betyr 33,6 timer per uke.

En ansatt har et delt arbeidsforhold mellom to underenheter i selskapet. Hvordan registreres dette i arbeidsforholdet? [546]

Tripletex støtter dessverre ikke at brukere har overlappende arbeidsforhold i flere underenheter samtidig. Hvis en ansatt skal ha et arbeidsforhold i to forskjellige underenheter, så må man opprette to brukere i Tripletex og knytte de til hvert sitt arbeidsforhold.

Når må jeg rapportere inn permisjoner til Altinn? [545]

Permisjon:

Alle hele/delvise permisjoner over 14 dager skal rapporteres inn via a-ordningen. Hvis en ansatt har flere kortere, men etterfølgende/sammenhengende permisjoner, som til sammen varer over 14 dager i løpet av et år, er de rapporteringspliktige. Flere, kortere permisjoner som varer i en periode utover 14 dager, men ikke er sammenhengende, er også rapporteringspliktige.

  • Både lønnede og ulønnede permisjoner skal innrapporteres.
  • Startdato for permisjonen er det tidspunktet permisjonen starter.
  • Sluttdato er den datoen permisjonen slutter. Sluttdatoen kan rapporteres frem i tid dersom datoen er kjent. Dersom sluttdatoen for permisjonen skulle endre seg kan bare ny dato oppgis og innrapporteres.

* Merk:
* Dersom den ansatte arbeider i løpet av permisjonstiden og det utbetales godtgjørelse (lønn etc.), rapporteres dette som vanlig i a-meldingen uten at permisjonstiden meldes med sluttdato. Om denne ytelsen/lønnen utbetales per time, rapporteres dette som timelønn, dvs. antall timer må oppgis.

* Om den ansatte går direkte fra permisjon til ferie eller sykdom, så er permisjonen å anse som avsluttet og må da rapporteres med sluttdato. Ferie og sykdom er begge fravær som ikke er   rapporteringspliktige og anses da ikke som permisjon.

*  Man skal ikke angi permisjon for sykefravær, langvarig sykdom hos en ansatt er ikke permisjon, og frem til maksperioden for sykepenger er utløpt (12 mnd), skal man ikke endre på  arbeidsforholdet til den ansatte.

For spørsmål vedr. permittering kan man lese denne artikkelen: Hvordan rapporterer jeg permittering?

Hva gjør jeg med stillingsprosent på ansatte der denne ikke er kjent? [544]

Hvis stillingsprosent ikke er kjent, som for eksempel på timelønte uten avtalt arbeidstid, kan man sette stillingsprosent til null. Man rapporterer da inn antall timer som er jobbet.

Men stillingsprosenten kan omregnes fra avtalt arbeidstid (avtalt arbeidstid som andel av 100% stilling). Det er da kun unntaksvis, i de tilfeller der ikke foreligger avtale om stillingsprosent eller
avtalt arbeidstid (f.eks tillkallingsvikar mv) at stillingsprosent kan innrapporteres med 0.

Hvordan rapporterer jeg OTP via a-meldingen? [543]

Arbeidsgivers tilskudd til kollektiv tjenestepensjon (innskuddspensjon, foretakspensjon, tjenestepensjon), eller OTP,  er ikke skattepliktig for arbeidstakeren og skal derfor ikke rapporteres som inntekt på arbeidstakernivå i a-meldingen.

Tilskuddet er arbeidsgiveravgiftspliktig og skal tas med i avgiftsgrunnlaget for den kalendermåneden hvor betalingen er foretatt. Grunnlaget fordeles på de ulike avgiftssonene i samme forhold som arbeidsgiverens øvrige avgiftspliktige ytelser.

Fra Skatteetaten: Avgiftsplikten knytter seg til den faktiske innbetalingen og skal innrapporteres for, og tas med i avgiftsgrunnlaget, for den måneden betaling finner sted. Dette gjelder uavhengig av når fakturaen er mottatt, og uavhengig av hvilken periode kostnaden gjelder.

I Tripletex må du da legge dette beløpet på en ansatt på lønnsbilaget (det spiller ingen rolle hvem dette er da det ikke blir rapportert på den ansatte) på korrekt lønnsart. Den aktuelle lønnsarten beregner da kun arbeidsgiveravgift av dette beløpet.

Har du gammelt lønnsartoppsett i Tripletex bli da riktig lønnsart:
206 Pensjonsforsikring (kollektiv).

Har du nytt lønnsartoppsett i Tripletex, blir da riktig lønnsart: 3010 Pensjonsforsikring – kollektiv.

Opprett lønnsbilaget som vanlig og innrapporter dette via a-meldingen. På a-meldingen vil du se beløpet i feltet for pensjon.

Kan en ansatt ha flere avlønningstyper i samme arbeidsforhold? [542]

Nei, man kan bare ha én avlønningstype i et arbeidsforhold. Hvis avlønningstypen må endres på den ansatte, så må man sette en sluttdato på det eksisterende arbeidsforholdet og opprette et nytt arbeidsforhold med riktig avlønningstype.

Hvordan innrapporterer jeg ansatte uten fast avtalt arbeidstid med a-meldingen? [541]

Hvis inntektsmottakeren har varierende lønn og ikke fast avtalt arbeidstid, så rapporterer du slik:  
Avlønningstype:   Timelønn.
Stillingsprosent :  Settes til 0 hvis den er ukjent.
Timelønn:              Her rapporterer du den faktiske arbeidstiden med antall timer.

NAV og SSB (Statistisk sentralbyrå) vil da se på hva som er oppgitt som "normaltid" i bedriften i kombinasjon med antall timer som er oppgitt på lønnsbilaget, for å beregne stillingsprosenten for timelønte når stillingsprosenten ikke er innrapportert.

Hvordan innrapporterer jeg ekstrahjelper, vikarer o.l. med a-meldingen? [540]

Ekstrahjelper vil normalt være i et ordinært arbeidsforhold. Det betyr at det skal foretas månedlig rapportering fra og med den 5. i måneden etter startdato for arbeidsforholdet. Utbetalinger rapporteres i a-meldingen for den måneden de er utbetalt.

Hvis du ikke melder inn sluttdato på arbeidstakerne, må du månedlig sende inn en a-melding med opplysninger om arbeidsforholdet. Dette gjelder også for måneder der det ikke har vært utbetalt noen ytelser/lønn etc.

For sesongarbeidere eller personer med sporadisk arbeid bør man rapportere sluttdato når sesongen/oppdraget er over selv om de skal jobbe for bedriften igjen ved en senere anledning.
Dersom det ikke er avtalt arbeid de neste 30 dager, anbefaler a-ordningen at det settes sluttdato.
Når man setter sluttdato for sesongarbeiderne, har man ikke lenger plikt til å sende a-meldinger hvis bedriften ikke har andre ansatte eller utbetalinger.

Jeg har utbetalt lønn i feil måned. Hvordan får jeg rettet opp dette i regnskapet? [535]

Man kan korrigere dette ved å opprette en ny lønnsutbetaling med minusbeløp i måneden som er feil. Pass på at du bruker de samme lønnsartene som på den originale lønnsutbetalingen. Så lukker man postene mot hverandre via "Lønn/Reskontro for ansatte" i hovedmenyen.

Nå er lønnsutbetalingen reversert i regnskapet og man kan opprette en ny lønnsutbetaling i riktig måned.

Hvorfor stemmer ikke 'Uttak av ferie så langt i år' med antall timer ferie som er registrert? [496]

Hvis stillingsprosenten eller normaltiden har endret seg i løpet av året, så kan antall timer i "Uttak av ferie så langt i år" også endre seg. 

Eksempel: 

Normaltiden er 8 timer. Det er ført 12 timer ferie i januar. Månedsoversikten for januar viser for "Uttak av ferie så langt i år": 1 d 4 t. En halv dag = 4 timer.

Stillingsprosenten endres til 50% i februar. Månedsoversikten for februar viser for "Uttak av ferie så langt i år": 1 d 2 t. En halv dag = 2 timer.

 

Hvordan endrer jeg skattetrekkskonto? [489]

I "Regnskap/Innstillinger/" i hovedmenyen og fanen "Regnskapsregler" velger man hvilken bankkonto som benyttes som skattetrekkskonto. Se avsnittet "Eiendeler" og feltet "Bankinnskudd for skattetrekk".

Jeg har reversert et lønnsbilag med ansattutlegg, men ansattutlegget er ikke inkludert på lønnsutbetalingen (under bearbeiding). Hvorfor ikke? [485]

Hvis et lønnsbilag er betalt med direkte remittering, så vil betalingsposteringene for ansattutlegget tilhøre remitteringsbilaget, ikke lønnsbilaget. Når man reverserer lønnsbilaget, så vil ikke remitteringsposteringene bli reversert, og ansattutlegget vil fremdeles være registrert som betalt. Ansattutlegget vil derfor ikke bli inkludert på lønnsutbetalingen (under bearbeiding) som opprettes når lønnsbilaget reverseres.

Hvordan ser jeg omsetning for en avdeling? [483]

Omsetning for en avdeling ser man i regnskapsrapporten resultatrapport via "Regnskap/Resultatrapport" i hovedmenyen. Klikk på knappen "Flere valg" og velg en avdeling fra nedtrekksmenyen. Hvis du ikke har tilgang til regnskapsmodulen, så må du ta kontakt med salg@tripletex.no.

 

 

Hvordan ser jeg samlet AGA for gjeldende regnskapsår? [475]

Arbeidsgiveravgiften står oppført på hver terminoppgave. Klikk på «Vis» på terminoppgaven, så finner du AGA-beløpet i en egen kolonne. Man må da legge sammen AGA-beløpene på hver terminoppgave. Hvis man i tillegg har lønnsutbetalinger, som ikke er knyttet til en terminoppgave, så må man også ta med AGA-beløpene på disse.

Hvorfor får jeg ikke hentet ut elektroniske skattekort fra Altinn? [470]

For å hente ut meldinger fra Altinn må du ha rollen Utfyller/Innsender. Logg inn i Altinn og sjekk roller under Tilgangsstyring -> Rolleoversikt.

Hvorfor er ikke alle postene på lønnsbilaget lukket? [467]

Hvis man har utbetalt forskudd på lønn, så vil denne posten stå som en åpen post på lønnsbilaget. Den åpne posten vil automatisk bli inkludert på neste lønnskjøring som et minusbeløp, og først her vil posten lukkes.

Hvordan registrerer jeg to arbeidsforhold med ulike skattetrekk på en ansatt? [456]

De nye elektroniske skattekortene har ikke to deler som de gamle skattekortene. Hvis en ansatt har to arbeidsforhold og et eget skattetrekk fra biarbeidsgiver, så er det mulig å legge til en prosentsats i tillegg til trekktabellen. Man går da inn i ansattdetaljene, velger fanen "Arbeidsforhold", huker av prosentkort og skriver inn en prosentsats i avsnittet «Skattekort». Det er så opp til arbeidsgiver og den ansatte om trekktabell eller prosentsats skal benyttes ved utbetaling av lønn.

NB! Det står ikke i de elektroniske skattekortene hvem den ansattes hovedarbeidsgiver er, så dette må avklares mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. 

Hva skriver jeg som skattekommune på utenlandske arbeidere som jobber i Norge? [445]

På Kemnerkontorets hjemmeside står det:

Skattekommune for utenlandske arbeidstakere som jobber i Norge
På lønnsoppgaven skal arbeidstakerens skattekommune oppgis. Skattekommunen følger av skattekortet. Hvis skattekommunen ikke er kjent, skal følgende oppgis (i prioritert rekkefølge):

  • Kommunen hvor arbeidstakeren bodde per 1. november i året før inntektsåret.
  • Kommunen hvor arbeidstakeren først bosatte seg.
  • Kommune 2312 dersom arbeidsgiveren er utenlandsk.
  • Arbeidsgiverens kontorkommune dersom arbeidsgiveren er norsk.

Hvordan beregnes halv skatt i Tripletex? [435]

Måned for halv skatt registreres i "Lønn/Lønnsinnstillinger" i hovedmenyen. Skattereduksjonen i denne måneden beregnes ut ifra normal månedslønn. ikke ut ifra hva som faktisk utbetales denne måneden. Så hvis den ansatte har jobbet mer eller mindre enn normaltiden, så vil dette påvirke skattetrekket.

Jeg prøver å legge inn frikort på en ansatt, men systemet sier at jeg må legge inn en trekktabell. Hva gjør jeg? [431]

Når man registrerer frikort på en ansatt, så huker man av for prosentkort. Da trenger man ikke legge inn en trekktabell.

Frikort kan bestilles og hentes elektronisk (via eSkattekort) på samme måte som vanlige skattekort, men man kan også legge inn dette frikortet manuelt.
For å legge inn frikortet manuelt går man til den ansattes arbeidsforhold og avsnittet "Skattekort". Her huker man av for "Prosentkort" og legger inn frikortbeløpet under "Fribeløp".
Man bør også legge inn 50 % skattetrekk.

Om man legger inn en prosentsats  for skattetrekk i tillegg til fribeløpet, vil det automatisk bli trukket skatt når fribeløpet blir oppbrukt/overskredet. Det vil da kun trekkkes skatt av det beløpet som overstiger fribeløpet. Frem til det foreligger et ordinært skattekort skal man som arbeidsgiver trekke 50 % i skatt om fribeløpet er overskredet.

Om den ansatte senere får et ordinært skattekort med enten tabelltrekk eller prosenttrekk, legges dette skattekortet inn ved å legge til en "ny rad" i arbeidsforholdet. Om man derimot velger å bestille eSkattekort vil dette skattekortet legges automatisk til den ansattes arbeidsforhold. Du kan lese mer om eSkattekort her: Elektroniske skattekort

 

Generell info vedr. frikort:
Frikortet må fornyes hvert år. Ansatte med frikort må derfor huske å bestille et nytt frikort hvert år. Den ansatte får beskjed når frikortet er klart, og det vil som regel ta tre virkedager fra den ansatte har bestilt til frikortet er klart og man som arbeidsgiver kan hente det elektronisk.
Hvis den ansatte har flere arbeidsgivere, er det viktig at vedkommende bestemmer hvor mye hver arbeidsgiver skal bruke av frikortet, og den ansatte må da fordele fribeløpet på de ulike arbeidsgiverne.

Får man 0 i beløp når man henter et frikort på en ansatt, så har en annen arbeidsgiver hentet frikortet først. Den første arbeidsgiveren som henter den ansattes frikort, blir automatisk tildelt 100% av fribeløpet. (Dette er dersom den ansatte ikke har fordelt beløpet på flere arbeidsgivere.)

Når man har frikort, så kan man tjene opptil 50 000 kroner uten at det blir trukket skatt av pengene. Det gjelder all skattepliktig lønn, sykepenger, feriepenger, fri kost og losji.
Merk at dette også gjelder alle feriepenger som blir utbetalt. Både feriepenger som er opptjent i fjor og som blir utbetalt i år, og feriepenger som blir utbetalt ved slutt i inneværende år, inngår i frikortbeløpet på 50 000 kroner.

Jeg har ansatte i utlandet der det ikke skal trekkes arbeidsgiveravgift eller skatt. Hvordan løser jeg dette? [429]

I ansattdetaljene og fanen "Arbeidsforhold" legger man inn skattekommune «2312 Sokkel/utland» i avsnittet «Skattekort». Så skriver man inn dato, huker av for prosentkort, skriver "0" som prosentsats og lagrer. Lønnen til den ansatte føres mot en lønnsart  for arbeid i utland for utenlandsk arbeidstaker. Riktig lønnsart er satt opp uten skatt, arbeidsgiveravgift, feriepenger og sykepenger. Hvis man går inn i «Lønn/Lønnsinnstillinger» i hovedmenyen og velger fanen «Lønnsregler», så kan man lage en ny lønnsregel ved å velge «Ny rad». Man kan for eksempel kalle regelen «Ansatte i utlandet», og så velger man riktig lønnsart fra nedtrekksmenyen og lagrer. Da kan man via ansattdetaljene og fanen "Arbeidsforhold" velge hvilken lønnsregel som skal gjelde for den ansatte.

Hvordan fører jeg refusjon av sykepenger fra NAV i Tripletex? [427]

Refusjon av sykepenger (sykelønn, foreldrepenger m.m)  fra NAV føres via «Lønn/Refusjon sykepenger» i hovedmenyen. Man velger ansatt, selskapets kommune og riktig bankkonto. Innbetalingsdato er den datoen pengene ble overført, og man registrerer beløpet og en beskrivelse. Refusjonen må rapporteres i en a-melding, og bilagsdato angir hvilken periode dette blir innrapportert på via a-ordningen.
Det kan være lurt å skanne dokumentet fra NAV inn til bilagsmottaket og knytte det til bilaget via bilagets vedleggsfane.

* Refusjon av feriepenger på sykepenger/foreldrepenger føres på samme måte og via samme menyvalg ("Lønn/Refusjon sykepenger"). Dette behandles da på samme måte i regnskapet som refusjon sykepenger/foreldrepenger.

 

Jeg har et D-nummer på en ansatt. Hvordan beregner jeg fødselsdatoen? [418]

De første seks sifrene i D-nummeret er fødselsdato, og det første tallet er tillagt fire. Man trekker derfor bare ifra fire på det første tallet i D-nummeret. Hvis et D-nummer er 51017000000, så blir fødselsdatoen 11.01.1970.

Hvordan registreres fri bil (firmabil) i Tripletex? [417]

Firmabil føres på lønnsart knyttet til fri bil. Det er flere ulike lønnsarter i Tripletex med forskjellige lønnsbeskrivelser/koder i a-meldingen.

Fordelen ved privat bruk av av arbeidsgivers bil skal skattlegges. Fordelen fastsettes som hovedregel etter en standardregel. Denne standardregelen blir også ofte benevnt som "sjablongregelen."  Den skattepliktige fordelen på årsbasis fordelses lik på antall måneder fordelsbeskatning skal skje.

Den skattepliktige fordelen på årsbasis fordeles likt på antall måneder fordelsbeskatning skal skje.
Les mer: https://oppslag.sticos.no/#/Emne/VisEmne/1035

Fri bil - standardregel, (tidligere LTO-kode 118A):
Denne innrapporteringen gjennomføres for hver hele eller påbegynte kalendermåned der bilen har vært til disposisjon.

Innberettes som "Trekkpliktig naturalytelse - fri bil". Her er det to ulike lønnsarter:
- Lønnsart 3003: Fri bil.  Oppgis med  tilleggsinformasjonen listepris og registreringsnummer.
- Lønnsart 3004: Fri bil - bilpool. Oppgis med tilleggsinformasjonen listepris.

 

Andre valg for fri bil er:
- Lønnsart 3005: Fri bil utenfor standardreglene (tidliger LTO-kode 135A).
- Lønnsart 3006: Annen fri bil (tidligere LTO-kode 125A).
- Lønnsart 3007: Annen fril bil - bilpool (tidliger LTO-kode 125A).

Fri bil registreres i lønnsutbetalingen ved å velge «Ny rad» på den ansatte og lønnsarten for fri bil.
Dette kan også registreres som et fast månedlig tillegg via ansattdetaljene, fanen "Arbeidsforhold" og avsnittet "faste tillegg/trekk". Tillegget vil da automatisk komme med på lønnsutbetalingen hver måned.

Lønnsartene for fri bil krever ulik tilleggsinformasjon. Man må blant annet registrere bilens verdi/listepris og registreringsnummer.
På fri bil utenfor standardregelen må man også oppgi informasjon om antall km og antall km hjem/arbeid.

Hvis du er usikker på hvem av lønnsartene som skal benyttes, så ta kontakt med din regnskapsfører.

Hvordan registrerer jeg D-nummer for utenlandske arbeidere? [400]

D-nummeret registreres i feltet for D-nummer i den ansattes arbeidsforhold.  
For ansatte som ikke har fått norsk ID (fødselsnr. eller D-nummer) kan det midlertidig oppgis en Internasjonal ID. Man må da registrere en reell fødselsdato i tillegg til den internasjonale ID-en for å få rapportert den ansatte via a-ordningen.

Hvordan beregnes lønnskorreksjon for ferie? [391]

Følgende tabeller viser formlene som brukes for å beregne lønnskorreksjon for ferie.

NB! Ferieloven opererer med seksdagersuker. Beregningene her gjør derfor det samme.

Beskrivelse Verdi Formel
Ferie 5 uker

 

Antall feriedager 30 5*6

Antall dager per år

312 52*6
Dager per måned 26 312/12
Differanse i antall dager -4 26-30
     
Eksempel Verdi Formel
Årslønn 600000  
Månedslønn 50000 600000/12
Dagslønn 1923,08 50000/26
Tillegg/trekk i lønn -7692,31 -4*1923,08

 

Her er de samme utregningene med femdagersuker.

 
Beskrivelse Verdi Formel
Ferie 5 uker  
Antall feriedager 25 5*5
Antall dager per år 260 52*5
Dager per måned 21,67 260/12
Differanse i antall dager -3,33 21,67-25
     
Eksempel Verdi Formel
Årslønn 600000  
Månedslønn 50000 600000/12
Dagslønn 2307,69 50000/21,67
Tillegg/trekk i lønn -7692,31 -3,33*2307,69

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vi ser at tillegg/trekk i lønn resulterer i det samme uansett om man bruker femdagersuker eller seksdagersuker.

Jeg får ikke opp riktig timepris per ansatt på prosjekt med predefinerte timepriser. Hvordan endrer jeg dette? [386]

Det er timeprisen som er registrert på hver ansatt, som styrer timeprisene på prosjekt med predefinerte timepriser. Man legger inn eller endrer timepris på en ansatt via «Selskap/Ansatte» i hovedmenyen. Man klikker på «Detaljer» ved siden av den ansatte og registrerer ny timepris nederst på siden i avsnittet «Timepris/Timekost».

Hvordan registreres sommertid/vintertid? [385]

Under Lønn, lønnsinnstillinger kan man sette opp en periode for sommertid. Under feltet Normaltid velger man ny rad - legger inn dato fra og med sommertiden starter og antall timer per dag.
Når perioden for sommertid er over velger man igjen ny rad og ny dato for når vintertid starter. Man må endre for hvert gjeldende år.

Hvis man ikke har lønnsmodulen, kan man administrere selskapets normaltid via "Timeliste/Innstillinger", under punktet Normaltid.

Hva betyr "Korreksjon månedslønn"? [377]

Ansatte med månedslønn får utbetalt elleve månedslønner i løpet av et år. I feriemåneden får man ikke utbetalt månedslønn. Feriepengene fra fjoråret skal dekke lønnen i feriemåneden. Når ferien er lengre eller kortere enn en hel måned, så må man korrigere for dette i en måned hvor den ansatte får utbetalt lønn. Korreksjonen vises på lønnsutbetalingen som "Korreksjon månedslønn".

NB! Ferieloven opererer med 6-dagers uker, og Tripletex beregner derfor korreksjonen ut ifra 6-dagers uker. Systemet kunne like gjerne beregnet korreksjonen ut ifra 5-dagers uker, men da ville dagslønnen blitt endret. Trekket/tillegget ville blitt det samme.

  • En ansatt med 21 dager ferie vil få 1 dag ekstra utbetalt.
  • Ansatte med 5 uker ferie vil bli trukket for 4 dager
  • Ansatte med 6 uker ferie vil bli trukket for 10 dager.

Har du flere spørsmål angående dette, så anbefaler vi at du tar kontakt med en regnskapsfører.

Se også artikkel: Feriepenger og lønnstrekk (korreksjon månedslønn)

Hvordan fører jeg avspasering i timelisten? [371]

Hvis du ønsker å registrere avspasering eksplisitt i timelisten, så kan du opprette en aktivitet for avspasering. Åpne "Timeliste/Innstillinger" i hovedmenyen og registrer aktiviteten som en internaktivitet i avsnittet "Internaktiviteter".
Kryss av for "Fravær", "uten lønn" og "Avspasering".

Avspasering kan også håndteres ved å la være å føre timer. Fleksisaldoen i månedsoversikten vil vise om du har pluss- eller minustid.

Hvorfor vises ikke reiseregningen/ansattutlegget i reskontro for ansatte? [270]

Hvis den ansatte har ført en reiseregning eller et ansattutlegg, og de ikke vises i reskontro for ansatte, så er ikke reiseregningen/ansattutlegget bilagsført.
Bilaget opprettes via "Lønn/Godkjenn utlegg" og "Reiseregning/Godkjenn reiser" i hovedmenyen.  Man markerer reiseregningen/ansattutlegget og klikker på "Opprett bilag" i  menyen.

Hvorfor beregnes det skatt med prosenttrekk når den ansatte er registrert med tabelltrekk? [241]

Enkelte lønnsarter krever prosenttrekk selv om den ansatte er registrert med tabelltrekk. Hvis man går inn i "Lønn/Lønnsinnstillinger" i hovedmenyen og velger fanen "Lønnsarter", så kan man klikke på "Detaljer" for lønnsarten for å se om den krever prosenttrekk. 

Hva gjør jeg når lønnen overstiger trekktabellen? [228]

Hvis lønnen overstiger trekktabellen, så kan man splitte lønnen på to linjer. Beløpet, som overstiger tabellen, føres mot en lønnsart som krever prosenttrekk. Lønnsartene administreres via "Lønn/Lønnsinnstillinger" i hovedmenyen. Velg fanen "Lønnsarter". Via detaljsiden til en lønnsart kan man krysse av for "Krever prosenttrekk". Lønnsarten for bonus er som standard registrert med prosenttrekk.

Skattetrekket kan også korrigeres manuelt på lønnsutbetalingen ved å føre en ekstra linje mot lønnsarten for skattetrekk. 

Hvordan beregnes "grunnlag skatt" på lønnsslippen? [221]

"Grunnlag skatt" er summen av alle lønnsartene som påvirker skattegrunnlaget. Se "Lønn/Lønnsinnstillinger" i hovedmenyen og velg fanen "Lønnsarter". Kolonnen "Skatt" angir om lønnsarten skal inkluderes i skattegrunnlaget.

En ansatt er trukket for lite i skatt. Hva kan være årsaken til dette? [216]

Her er noen vanlige årsaker til at en ansatt har blitt trukket for lite i skatt:

  • Det er ikke registrert en prosentsats i tillegg til tabelltrekk på den ansatte. Noen lønnsarter krever en prosentsats (se innstillingene for lønnsarten), og da vil det kun trekkes skatt av grunnlaget for tabelltrekket.
  • Det er utbetalt lønn flere ganger i samme måned. I måneden med halv skatt kan dette føre til at skattetrekket for måneden totalt sett blir for lavt.
  • Lønnen overstiger maksbeløpet i trekktabellen. Trekkprosenten beregnes da ut fra det høyeste beløpet i tabellen.

Hvordan registrerer jeg ferie i timelisten? [186]

Første gang man registrerer ferie i timelisten velger man "Ny rad" og aktiviteten "Ferie". Man kan da ikke velge et prosjekt. Det er kun timer ført på ferieaktiviteten som påvirker feriesaldoen. 

I "Timeliste/Månedsoversikt" i hovedmenyen vil man se hvor mange feriedager som er tatt ut for året og den resterende feriesaldoen.

Hvis man har tilgang til ressursplanmodulen, kan man planlegge ferien via "Timeliste/Ressursplan" i hovedmenyen. Velg "Ny rad" og aktiviteten "Ferie". Rapporten "Timeliste/Ferieplan" i hovedmenyen viser en oversikt over planlagt ferie. Modulene "Ressursplan" og "Ferieplan" kan aktiveres via "Prosjekt/Innstillinger" i hovedmenyen. Hvis man ikke har tilgang til prosjektmodulen, ta kontakt med salg@tripletex.no.

Hva er direkte remittering? [174]

Tjenesten direkte remittering gjør det mulig å betale regninger og utbetale lønn automatisk uten å gå via nettbanken. Tjenesten er bankuavhengig. Egne priser gjelder for denne tjenesten. Ta kontakt med salg@tripletex.no for mer informasjon.

Er det mulig å betale forskuddsskatt med direkte remittering? [173]

Forskuddsskatt kan betales via direkte remittering.

Gå til "Bilag/Nytt bilag/Leverandørfaktura" i hovedmenyen. Som leverandør legger du inn skatteoppkreveren i selskapets kontorkommune. Kontonummer og annen betalingsinformasjon finner du på tilsendt forkuddskatteseddel.

Velg ønsket balansekonto som kostandskonto, f.eks. konto 2500 - Betalbar skatt. Får man ikke opp ønsket konto i nedrekksmenyen, så må man gå til "Regnskap/Innstillinger" i hovedmenyen og trykke på "Detaljer" på kontoen. Huk av for "Vis i 'Registrer leverandørfaktura'".

Velg betalingstypen "Direkte remittering", og betalingen vil legge seg til godkjenning i remitteringsoversikten.

Forskuddsskatt på selskapet må ikke forveksles med forskuddstrekk på lønn. Forskuddstrekk betales normalt i nettbanken fra selskapets skattetrekkskonto.

Hvorfor kommer ikke en av de ansatte opp ved lønnsutbetaling? [146]

Sjekk følgende:

  • Gå inn i ansattdetaljene via "Selskap/Ansatte", velg fanen "Brukertilgang" på den ansatte og kontroller at boksen "Tillat registrering av timer, reiseregninger m.m på brukeren " er krysset av i avsnittet "Generelle tilganger".
  • Gå inn i ansattdetaljene, velg fanen "Arbeidsforhold" og kontroller at startdatoen for arbeidsforholdet  er satt til før den perioden det skal utbetales lønn for.
  • Gå inn i "Lønn/Lønnsinnstillinger" i hovedmenyen og kontroller at "Startdato for lønnsutbetaling" er satt til før den perioden det skal utbetales lønn for.
  • Hvis den ansatte har sluttet, så må man ved en ny lønnsutbetaling huke av boksen for "Vis ansatte som har sluttet" og klikke på "Oppfrisk".

 

 

Hvordan rapporteres arbeidstakers tilskudd (egenandel) til obligatorisk tjenestepensjon (OTP)? [141]

Hvis en arbeidstaker blir trukket i lønn for egenandel til foretakspensjon, innskuddspensjon eller tjenestepensjon, skal egenandelen rapporteres som "Fradrag – premie til pensjonsordning" (tidligere LTO-kode 312) på arbeidstakernivå for den kalendermåneden trekket er gjennomført.

Den del av arbeidsgivers tilskudd til kollektiv tjenestepensjon som er dekket med midler gjennom trekk i arbeidstakernes lønn, skal ikke inngå i avgiftsgrunnlaget. Dette er arbeidstakernes tilskudd til ordningen, og disse midlene er trukket i lønn som allerede er avgiftsberegnet i lønnsutbetalingen.

Dette faste månedlige trekket kan da registreres på den ansatte via ansattdetaljene, fanen «Arbeidsforhold" og avsnittet "Faste tillegg/trekk".
Man velger "Ny rad" og riktig lønnsart for pensjonsforsikring. Så skriver man inn en startdato og beløpet i kolonnen "Månedlig beløp". Beløpet vil da automatisk komme med på den ansatte ved lønnsutbetalinger.
Hvis lønnsarten ikke vises som standard på lønnsslippene, så kan man endre dette via lønnsartens detaljside.

Oppsettet for lønnsarten finner du via "Lønn/Lønnsinnstillinger" i hovedmenyen.

Man benytter lønnsart 600 - Trekk (pensjonsinnskudd) eller 6006 - Trekk (premie til pensjonsordninger) avhengig av om man har gammel eller ny lønnsartoversikt i Tripletex.

Hvordan kan jeg korrigere kommune for skattetrekk på terminoppgaven? [129]

Hvis en ansatt er registrert med feil kommune for skattetrekk, og det er opprettet et lønnsbilag, så må man lage et korreksjonsbilag for å korrigere terminoppgaven.

En løsning på dette er å reversere lønnsbilagene og opprette dem på nytt med korrekt skattekommune. Man må da også huske å sende kanselleringsmeldinger og nye a-meldinger til Altinn.

Alternativt kan man opprette nye lønnsbilag som korrigerer feilføringene.

Hvordan trekker jeg en ansatt en dag i lønn? [128]

Hvis den ansatte har fast månedslønn og fleksisaldo, så kan man åpne "Timeliste/Månedsoversikt" i hovedmenyen. I "Utbetaling/trekk i lønn (timer)" så skriver man inn antall timer med negativt fortegn. Månedsoversikten må godkjennes for at trekket skal bli inkludert i lønnsutbetalingen.

Alternativt kan man gå inn i "Lønn/Lønnsutbetaling" i hovedmenyen og velge "Ny Rad" på den ansatte. Velg riktig lønnsart, for eksempel lønnsart for fastlønn eller timelønn og spesifiser antall timer (med negativt fortegn) samt timelønn og lagre.

Er det mulig å føre lønnskostnader mot prosjektets avdeling? [122]

Ja. Lønnskostnader bokføres som standard mot den ansattes avdeling. Det er mulig å endre oppsettet slik at lønnskostnadene bokføres mot prosjektets avdeling. Gå inn i "Regnskap/Innstillinger" i hovedmenyen og velg "Regnskapsregler" i undermenyen. Se avsnittet "Avdelingsregnskap". 

Hvordan lukker jeg åpne poster i regnskapet? [120]

I følgende skjermbilder kan åpne poster lukkes mot hverandre ved å klikke på "Lukk poster" (eller "Fjern fra listen") i sidemenyen:

  • Faktura/Fakturaoversikt
  • Regnskap/Reskontro for kunder
  • Regnskap/Reskontro for leverandører
  • Regnskap/Reskontro for ansatte
NB! Postene må gå i null for hver valuta som er benyttet.

Hvordan gir jeg en ansatt tilgang til bilagsmottaket? [114]

Gå inn i den ansattes brukerdetaljer og velg fanen "Brukertilgang". I avsnittet "Bilag" huker man av boksen "Tilgang til bilagsmottak", og i avsnittet "Kunde/leverandør" huker man av boksen "Tilgang til kunde- og leverandørinformasjon". Grunnen til at den ansatte også må ha tilgang til kunde- og leverandørinformasjon, er at den ansatte får tilgangen til å registrere, men ikke bilagsføre, leverandørfakturaer.

Hvorfor må jeg velge ansatt når jeg posterer mot konto 2910? [112]

Konto 2910 er standardkonto for ansattreskontro. Denne kontoen krever at ansatt spesifiseres når man registrerer posteringer. Ved å velge "Regnskap/Innstillinger" i hovedmenyen og "Regnskapsregler" i undermenyen administrerer man hvilken konto som fungerer som ansattreskontro. Ansattreskontroen brukes når man oppretter lønnsbilag.

Hvis man ønsker å endre regnskapskonto for ansattreskontro, så anbefaler vi at man endrer nummeret på kontoen i stedet for å bytte konto. Da unngår man at ansattregnskapet blir feil.

Hvordan fører man ferie når man har en redusert stillingsprosent? [101]

Ved føring av ferie og redusert stillingsprosent er det viktig å være klar over sammenhengen mellom feriesaldoen og fleksisaldoen.

Eksempel med 50 % stillingsprosent:

Hvis normaltiden til den ansatte er fire timer, så skal det føres fire timer ferie per feriedag. Feriesaldoen reduseres da med én dag og fleksisaldoen blir upåvirket.

Hvis den ansatte fører åtte timer ferie, så vil den ansatte bli trukket to feriedager, men fleksisaldoen vil få et overskudd på 4 timer. Man har da i praksis overført én feriedag til fleksisaldoen.

Hva er et historisk lønnsbilag? [97]

Hvis man begynner å føre regnskap i Tripletex midt i året, så kan man registrere "historiske lønnsbilag" før åpningsbalansen med lønnsinformasjon for periodene hittil i år. Dette gjør man for at verdier og feriepenger skal bli riktig for året, og for at denne lønnsinformasjonen skal komme med på lønnssammenstillingen til de ansatte for inneværende år.
I tillegg legger man inn opptjente feriepenger for fjoråret i de ansattes arbeidsforhold, mens feriepengene for inneværende år da vil oppdateres med det historiske lønnsbilaget.

Har man derimot begynt å bruke Tripletex fra årskiftet (01.01.XX) legger man kun inn opptjente feriepenger på de ansatte under arbeidsforhold og "opptjente feriepenger". Her legger man inn opptjeningsår, grunnlag og beløp/feriepenger til utbetaling.

Historiske lønnsbilag vil ikke påvirke regnskapet. Det historiske lønnsbilaget vil kun påvirke lønnsregnskapet. Lønnsinformasjonen fra det historiske lønnsbilaget blir inkludert på lønnsammenstillingen til de ansatte.

Historisk lønnsbilag registreres under "Lønn/Lønnsinnstillinger" i hvedmenyen, under avsnitt "Historisk lønnsbilag".

Merk:
Man må ikke registrere feriepengegrunnlaget under arbeidsforholdet på de ansatte for samme år som det historiske lønnsbilaget. Da vil feriepengegrunnlaget bli doblet.
Vær også oppmerksom på at informasjon om opptjente feriepenger, som registreres under arbeidsforholdet på de ansatte, ikke påvirker lønnsammenstillingen.

 

Hvorfor kommer det opp åpne poster på lønnsutbetalingen? [78]

Åpne ansattposter er posteringer som er ført mot ansattreskonto (standard konto 2910) som ikke er lukket. En oversikt over åpne ansattposter finner man ved å gå inn på "Regnskap/Reskontro/for ansatte" i hovedmenyen. For å få lukket en åpen ansattpostering må man ha en motpost i regnskapet registrert mot den ansatte. Åpne ansattposter inkluderes automatisk på neste lønnskjøring slik at postene kan lukkes. 

Merk at reiseregninger må utbetales/føres via et lønnsbilag for at de skal lukkes i den ansattes reskontro.

Via "Regnskap/Innstillinger" i hovedmenyen og fanen "Regnskapsregler" kan man velge hvilken konto som skal være ansattreskontro. Ved posteringer mot ansattreskontroen må ansatt spesifiseres.

Er det mulig å legge forskudd på lønn til remittering å få systemet til å fange opp dette slik at forskuddet blir trukket fra neste lønnsutbetaling? [71]

Forskudd på lønn registreres på riktig lønnsart. Når pengene er utbetalt, vil forskuddet være registrert som en åpen post i regnskapet. Se "Regnskap/Reskonro/for ansatte" i hovedmenyen for å få en oversikt over alle åpne ansattposter. Åpne ansattposter vil automatisk bli inkludert på neste lønnskjøring.

Hvordan får jeg oppdatert feriesaldoen i månedsoversikten hvis den ansatte har tatt ut feriedager? [65]

Feriesaldoen oppdateres automatisk når den ansatte fører ferie i timelisten.

Hvis man ønsker å oppdatere feriesaldoen uten å føre timer, så må man gjøre følgende: Velg "Selskap/Ansatte" i hovedmenyen. Klikk på "Detaljer" for riktig ansatt og velg fanen "Arbeidsforhold". Se avsnittet "Avregnet feriesaldo". Her kan man nullstille feriesaldoen fra en gitt dato.

Hvordan administreres bedriftens fridager? [59]

Velg "Timeliste/Innstillinger" i hovedmenyen og "Fridager" i undermenyen. Alle offisielle norske fridager ligger alt inne i systemet, men egne fridager eller reduserte dager kan legges til eller endres for hvert selskap. Man kan f.eks. spesifisere om man har fri hele (100%) eller halve (50%) julaften.

Ferie-/fleksisaldoen i månedoversikten er ikke riktig. Hvordan får jeg rettet opp dette? [58]

For å få korrekt ferie-/fleksisaldo må korrekt startsaldo registreres.

Velg "Selskap/Ansatte" i hovedmenyen. Klikk på "Detaljer" for riktig ansatt og velg fanen "Arbeidsforhold". Se avsnittene "Avregnet fleksisaldo" og "Avregnet feriesaldo". Her kan man nullstille ferie-/fleksisaldoen fra en gitt dato.

Hvis en ansatt har registrert timer før ansettelsesdatoen, så vil dette påvirke fleksisaldoen. Man kan da nullstille fleksisaldoen på ansettelsesdatoen. Man går inn i ansattdetaljene, velger fanen "Arbeidsforhold" og registrerer ansettelsesdatoen i avsnittet "Avregnet fleksisaldo". Man registrerer datoen i feltet "Dato fra og med" og skriver "0" i feltet "Fleksisaldo (timer)". Fleksisaldoen vil da korrigeres til null på ansettelsesdatoen.

Hvordan utbetaler jeg en del av en reiseregning på en lønnsutbetaling? [51]

Delutbetalingen kan føres som forskudd på lønn. Legg til en manuell rad på lønnsutbetalingen og velg riktig lønnsart for forskudd på lønn. Når lønnsbilaget er opprettet, så vil forskuddet dukke opp som en åpen post med negativt beløp på neste lønnsutbetaling. Reiseregningen minus forskuddet kan da utbetales til den ansatte.

Hvorfor vises ikke månedslønnen til en ansatt i lønnsutbetalingen? [39]

Gå til "Selskap/Ansatte" i hovedmenyen og klikk på "Detaljer" ved siden av den ansatte. Velg fanen "Arbeidsforhold" og sjekk at det er registrert stillingsprosent og årslønn på den ansatte i avsnittet "Arbeidsforhold".

Månedslønnen vil heller ikke vises på lønnsutbetalinger hvis det allerede er ført lønn på den ansatte i denne perioden. Man kan også sjekke om det ligger et lønnsbilag "under bearbeiding" for perioden.

Du kan også dobbeltsjekke via fanen "Brukertilgang" at det er huket av for "Tillat registrering av timer, reiseregninger m.m på brukeren " i avsnittet "Generelle tilganger".

Hvor styrer jeg tilgangskontrollen/brukertilgangen til brukerne? [37]

Det er kun brukere med administratorrettigheter som har tilgang til å styre andre brukeres tilgang.

Brukertilgangen til en ansatt kan endres via "Selskap/Ansatte" i hovedmenyen. Klikk på "Detaljer" for den ansatte og velg "Brukertilgang" i menyen.

Brukertilgangen til en kontakt kan endres via "Kunde/Kontakter" i hovedmenyen. Klikk på "Detaljer" for kontakten og velg "Brukertilgang" i menyen.

Hvordan endrer jeg passordet til en bruker? [36]

Gå inn i brukerinnstillingene (klikk på navnet ditt til venstre over hovedmenyen) og velg "Endre passord". Kun brukeren selv kan endre passordet. 

Hvordan oppretter jeg en ny ansatt/bruker? [34]

Nye ansatte/brukere opprettes ved å gå til "Selskap/Ny ansatt" i hovedmenyen.

Hvis man ønsker å opprette en bruker som ikke er ansatt, så velger man "Kunde/Ny kontakt" i hovedmenyen.  Huk av for "systemtilgang" om ansatt/kontakt skal ha tilgang til å logge seg inn i Tripletex.

Opptjente feriepenger for en ansatt er feil. Hvordan korrigerer jeg dette? [30]

Først må feriepengeprosenten oppdateres. Standardinnstillingene for selskapet administreres via "Lønn/Lønnsinnstillinger" i hovedmenyen. Dersom den ansatte ikke følger standardoppsettet, så kan man registrere feriepengeprosenten via ansattdetaljene. Gå inn i "Selskap/Ansatte" i hovedmenyen, velg" Detaljer" for den ansatte, velg fanen "Arbeidsforhold" og se avsnittet "Ferie".

Normal feirepengeprosent for ansatte som har 21 dager ferie, er 10,2 % (12,5 % for ansatte som har krav på en ekstra ferieuke - 59 år+). Normal feirepengeprosent for ansatte som har 5 ukers feire, er 12 % (14,3 % for ansatte som har krav på en ekstra ferieuke - 59 år+). Dersom den ansatte følger standardoppsettet skal man ikke legge til ny rad under avsnitt "Ferie".

For å korrigere opptjente feriepenger må det opprettes et nytt lønnsbilag. Hvis man ikke skal utbetale mer lønn for året, så kan man opprette et lønnsbilag der utbetalingsbeløpet er null. Dette gjøres ved å legge til to rader som nuller hverandre ut. F.eks. 1 kr. og -1 kr. mot lønnsarten " Fastlønn". Korreksjonen verifiseres via "Lønn/Feriepengeliste" i hovedmenyen.

Merk at denne automatiske korrigeringen ikke vises før selve lønnsbilaget opprettes.

 



Tripletex AS
Org.nr.: 914 286 018 MVA

Akersgata 16
0158 Oslo

Telefon +47 22 83 60 00
E-postadresse post@tripletex.no