Bilagsmottak - menyer og alternativer

Tilleggstjenesten "Elektroniske bilag" bestiller man under “Selskap/Vår kundeside”. 

Når man bestiller tjenesten vil det automatisk opprettes en mottaksadresse for bilagene. Adressen er basert på firmanavnet + @ebilag.com. Heretter kalt bilagsmottak. 

Adressen for elektroniske bilag kan endres under “Selskap/Selskapsinformasjon”. 

 

 

Adressen kan oppgis til ens leverandører slik at man kan motta faktura direkte inn i bilagsmottaket. Gjør avsender oppmerksom på at filene må være i PDF, JPG eller PNG-format. Det som forenkler behandling av faktura er å kunne motta en EHF-faktura (Elektronisk Handelsformat Faktura) - dette kan man også bestille via “Vår kundeside”. 

 

Man mottar bilag inn i bilagsmottaket avhengig av hvordan en har satt innstillingene “del bilag eller ikke”, i “Regnskap/Innstillinger og regnskapsregler” under punktet Bilagsmottak.

 

 

Alle bilag som sendes/lastes inn får et “registreringsnummer” - <Ikke bokført…>. Det følger “bilaget” inntil det markeres for bokføring. Se egne artikler om reg. leverandørfaktura.

 

 

Med blyanten kan man endre selve teksten/benevningen på bilaget om man ønsker. 

 

Valg og menyer i Bilagsmottaket

 

 

Søk og filtrering

Fritekstsøk - søker i diverse felter - det være seg tall eller ord/navn.

 

 

Flere filtrerings alternativer skjult bak ulike ikon.

 

 

 

Last opp

Via last-opp funksjonen kan du laste direkte inn i bilagsmottaket. Her kan man også velge å dele opp dokumenter om det skulle være behov for dette. Via denne funksjonen har man også en dra og dropp funksjon.

 

 

Aktivere flere menyer

For å aktivere for selve bilagshåndtering, kan man eksempelvis markere en eller flere skannede bilag. “Registrer bilag”, “Slå sammen” og handlingsknappen med flere menyer blir aktivert og tilgjengelig.

 

 

Registrer Bilag

For en mer effektiv måte å registrere bilag fortløpende er funksjonen “REGISTRER BILAG” tilgjengelig.

 

 

Marker bilagene og velg “REGISTRER BILAG”.

 

Man får da opp følgende menyer:

 

Her vil man se hvor mange skannede bilag man har valgt å håndtere. Er ikke sider slått sammen (faktura med mer enn én side), kan man nå gjøre det raskt før man begynner selve føringen. Er det skannede bilaget ikke en EHF-faktura, vil man her kunne velge bilagstype, “Leverandørfaktura” vil stå som standard valg.

 

Ønsker man likevel ikke å føre bilaget kan man velge LEGG TILBAKE - og bilaget vil bli lagt tilbake til Bilagsmottaket. 

Husk at SLETT er slett, men man har mulighet til å hente det slettede bilaget tilbake i bilagsmottaket (det ligger i "Slettede bilag" i inntil 90 dager).

 

Det er også mulig å legge inn en kommentar til bilaget - enten for senere informasjon eller fordi man ikke ønsker å bokføre dette nå, evt informasjon til regnskapsfører.

Kommentaren vil følge bilaget, det er ikke mulig å slette denne. 

 

 

Vedlegg

Gir deg mulighet til å legge til flere sider til føringen du holder på med.

 

 

Når man har ført et bilag, vil neste automatisk bli tilgjengelig.

 

Slå sammen

Er det skannet/sendt inn f.eks en faktura bestående av mer enn en side, kan det være aktuelt å slå disse sammen før en evt begynner å postere bilaget. Marker helt til venstre velg så slå sammen. 

 

 

Handlingsknappen

Er det slått sammen sider som ikke hører til, kan man via handlingsknappen og  “Del opp”, splitte bilagene.

 

 

Send til regnskapsfører

Hvordan man ønsker å benytte denne funksjonen kommer an på rutinen i bedrifte. Man kan føre et bilag, uten å bokføre det. Da flyttes bilaget automatisk (som fortsatt vil være markert “Ikke bokført…”, til menyvalget “Ikke bokførte bilag”.

Funksjonen send til regnskapsfører vil gjøre det samme, bilaget flyttes til “Ikke bokførte bilag” og kan bokføres herfra. Via dialogboksen kan man legge inn en kommentar som følger det “Ikke bokførte bilaget”. 

 

 

Koble til bilag

Her kan man legge et eller flere skannede bilag til en føring man tidligere har foretatt. Man får opp en liste over alle bilag uten vedlegg.  For å legge til eller endre på et vedlegg til et bilag som allerede er ført, må man søke opp bilaget via f.eks bilagsoversikt (journal).

 

 

Arkiver

Fra bilagsmottaket kan man sende dokumenter til Arkiv. Det gjelder dokumenter som ikke skal håndteres via bilagsføring. 

 

 

Slett

For å slette skannede bilag, marker bilaget/ene helt til venstre og velg “Slett# fra handlingsknappen. Slettede bilag flyttes til menyvalget "Slettee bilag" - se gjerne egen video om "Slettede bilag".

 



Tripletex AS
Org.nr.: 914 286 018 MVA

Akersgata 16
0158 Oslo

Telefon +47 22 83 60 00
E-postadresse post@tripletex.no