%>

Avdelingsregnskap

Avdelingsregnskap er en egen modul. Den kan aktiveres under Regnskap/Innstillinger / Regnskapsregler og moduler. Markerer “Avdelingsregnskap” og lagre. Har man ikke dette valget, ta kontakt med vår salgsavdeling.

 

 

 

“Mva skal posteres per avdeling” Ønsker man mva (27XX-posteringene) ført på avdeling, aktiveres denne. Men husk at MVA-meldingen uansett føres overordnet og uten avdeling. MVA-meldingen i Tripletex er på selskapsnivå. 

Mva postert per avdeling gir muligheten til å filtrere saldobalansen på avdeling og på bakgrunn av dette opprette manuelle mva-meldinger i altinn.

 

Avdelingsregnskap gir mulighet for å registrere avdeling som kostnads-/ inntektsbærer for inn- og utgående bilag, manuelle bilag og lønnsbilag*. I tillegg får man en egen resultatrapport for avdeling, og mulighet til å filtrere på avdeling i øvrige regnskapsrapporter.

 

Opprette avdeling

For å legge inn avdelinger, gå til Selskap/Ny avdeling

 

* “Eksternt regnskapsnummer” benyttes for bilagsimport og referanse til eksternt avdelingsnummer. 

 

Under Selskap/Avdelinger finner man alle opprettede avdelinger.  

 Via detaljer på en avdeling kan man komme direkte til “Resultatbudsjett” eller “Resultatrapport”.

 


 

 

Avdelingsregnskap - Lønn

Man kan fordele lønn på avdelinger ved hjelp av manuelle rader på lønnsbilaget. Det føres på den ansattes avdeling. Har man prosjekt kan man også velge om den heller skal følge Prosjektets avdeling

 

Ved aktivering av avdelingsregnskap får man et ekstra felt når man oppretter Ny lønnsutbetaling, “Kostnadsbærer”. Alle lønnskostnader vil som hovedregel fordeles mot den ansattes avdeling.

 

 

(Man kan korrigere kostnadsbærer i nedtrekksmenyen, eller fordele kostnaden ved å legge til “Ny rad” og korrigere summer og kostnadsbærere manuelt per rad). 

 

Eksempelet under viser ansatt med fastlønn fordelt på to avdelinger. Rad 1 med den faste månedslønnen slettes evt justere beløpet eller sette antall for den ordinære lønnen til 0,5 og 0,5 for avdeling to. Husk å lagre

 

 

 

Fordeling av lønn for en med timelønn må man her velge litt annerledes. En godkjent månedsoversikt vil automatisk generere et lønnsgrunnlag som vist under. Om man sletter rader, vil det det rote med automatikken. Man kan endre på de aktuelle radene og evt legge til rader pluss/minus i tillegg til de automatisk innhentede radene. 

 

Eksempelvis for å fordele timelønne over to avdelinger må man legge inn en ny rad med minus fortegn enten for hele beløpet eller for det beløpet som skal knyttes til en annen avdeling. Se under.  Den ansatte skal ha utbetalt for 184 timer. 100 timer skal forbli på den ansattes avdeling “Natt, men 84 timer skal knyttes til avdeling “Natt og dag”. Så da trekker vi de 84 fra avdeling “Natt” og legger de til “Natt og dag” i rad tre.

 

 

Fordeling på ulike avdelinger vil ikke vises på lønnsslipp så lenge man benytter samme lønnsart. 

 

 

Avdelingsregnskap - Lønn ved prosjektregnskap

Dersom man i tillegg fører prosjektregnskap, og lønnsregnskap for prosjekter, må man også huke av for “Prosjektregnskap” og “Prosjektregnskap - lønn” under “Regnskap/ Innstillinger/Regnskapsregler”.

 

 

 

I avsnittet som heter Avdelingsregnskap kan man velge hvordan man ønsker å fordele lønnskostnadene mot avdeling (samt reiser og utlegg knyttet til prosjekt). Her er to valg, og man kan kun benytte en innstilling for selskapet. Dette gjelder hvor det i reise og utlegg er valgt et prosjekt. 

 

 

  1. Ansattes avdeling (Lønnskostnader fordeles mot den ansattes avdeling - uavhengig av prosjektets avdeling)
  2. Prosjektets avdeling (Lønnskostnader fordeles mot prosjektenes avdeling, iht. de prosjektene det er ført timer på)

 

Det er også mulig å fordele fastlønn prosentvis mellom ulike prosjekter. For å kunne gjøre det må man ha aktivert “Prosjektregnskap - lønn”. Fastlønnen vil da bli fordelt prosentvis ut i fra timene som føres i timelisten. Dette gjelder både prosjekt- og internaktiviteter. Det er også da viktig at de med fastlønn fører alle sine timer for at beregningen skal bli korrekt.

 

Det er mulig å korrigere summer og kostnadsbærerne prosjekt og avdeling på selve lønnsutbetalingen som vist over. 

 

 

Dersom man har aktivert “lønnsart på aktivitet” kan man knytte overtidslønnsart til en aktivitet og dermed føre på prosjekt. Men det er ikke tilgjengelig som standard. Overtidstillegg (direkteføring på lønnsart) kan ikke knyttes til prosjekt. 

 

Her ser du hvordan dette gjøres: Hvordan prosentvis knytte deler av fastlønnen til den ansatte mellom ulike prosjekter

 

Obs: Fordeling av fastlønn mot prosjekt er kun mulig der fastlønn betales etterskuddsvis. Dette er ikke mulig dersom de fastlønnede fører timer mot prosjekt mellom to perioder, eks. 15. - 15. i mnd.  

 

Kostnadsfordeling - Leverandørfaktura

Ved registrering av leverandørfaktura føres kostnadene iht. kontering. Man velger avdeling i avsnittet “Kostnadsbærer”. Dersom man mangler dette feltet kan man trykke på “Visningsvalg” og huke av for “Avdeling”. Finner man ikke “Avdeling” her er det fordi man enda ikke har aktivert avdelingsregnskapet .

 

Dersom man skal fordele leverandørfakturaen på flere kostnadsbærere gjør man dette ved å trykke å velge “Del opp” fra handlingsknappen.

 

 

 Obs: Dersom man i tillegg fordeler og viderefakturerer kostnader mot prosjekter er det viktig å være klar over at det er ulik håndtering av kostnadsfordelingen på bilaget mellom pdf og EHF (ordrelinjer). 

 

 

Inntekt mot avdeling

Inntekten vil utelukkende gå mot ordrens, eller prosjektets avdeling. Det er derfor viktig å kontrollere at all informasjon på ordren er korrekt før man fakturerer. I det man fakturerer ordren blir det opprettet et avansert bilag “bak” fakturaen, som inneholder de inntekts- / kostnadsbærere man har oppgitt på ordren.

 

* Dersom man har glemt å legge inn dette før fakturering, må man inn på både selve ordren, og det avanserte bilaget og legge inn dette manuelt i ettertid (endringer i avansert bilag bør kun gjøres av regnskapskyndige). Om man kun legger inn avdeling i selve ordren vil ikke inntekten vises mot avdelingen i resultatet.

 

Når man oppretter “Ny ordre/faktura” finner man feltet “Avdeling” under “Ordre-/fakturadetaljer”:

 

 

Her vil det som standard være avdelingen til den som oppretter ordren som dukker opp først. I det man legger inn “Kunde” vil dette endre seg til den avdelingen kunden er knyttet mot. Dersom kunden ikke er tilknyttet avdeling vil det stå “ikke valgt”.  

 

Om man ønsker å føre inntekten mot annen avdeling enn det som står på kunden, velger man ønsket avdeling på ordren. Det vil alltid være ordrens avdeling som avgjør hvilken avdeling inntekten føres mot, uavhengig av hva som står på kunden.

 

Obs: Dette gjelder også for produktregnskap - der produkt er knyttet mot avdeling. Dersom man lar feltet “avdeling” på ordren stå som “ikke valgt”, vil inntekten fordeles iht. produktenes avdeling.

 

Ved oppretting av “Nytt prosjekt” gjelder akkurat det samme. Pass på å registrere den avdelingen inntektene skal føres mot. Dette velger man under “Prosjektdetaljer”:

 

 

 

Kid på faktura (OCR-avtale)

Fakturer man med avdeling, har egne fakturakonto per avdeling, med OCR-avtale, vil kun inntekten fordeles på avdeling, ikke selve innbetalinger via kid. Så balanserapport pr avdeling, viser kun fakturaen og ikke innbetalingen.

 

 

Fordeling av inntekter mot ulike avdelinger på prosjekt 

Inntekten vil som nevnt utelukkende gå mot prosjektets avdeling. Skal man fordele honorarinntekt på flere avdelinger, må man derfor opprette et prosjekt for hver avdeling. Skal man fordele inntekt på ordrelinjer mot flere avdelinger, kan dette gjøres ved å opprette “Ny ordre/faktura”, der man knytter ordren til det aktuelle prosjektet, men mot en annen avdeling.

 

 

Obs: Det er ikke mulig å fakturere / kreditere honorar / timer via vanlig ordre, da dette ikke påvirker honorarreserven.



Tripletex AS
Org.nr.: 914 286 018 MVA

Akersgata 16
0158 Oslo

Telefon +47 22 83 60 00
E-postadresse post@tripletex.no