Automatisk bokføring av leverandørfaktura

Automatisk bokføring er en smart automatiseringsløsning som kan benyttes om man har relativt like fakturaer fra leverandører som skal bokføres mot samme konto. Automatisk bokføring gjelder kun for EHF-faktura.

For å få tilgang til automatisk bokføring av leverandørfaktura må man ha tjenesten «Elektroniske bilag» aktivert i kontoen.

For at man som bruker skal ha tilgang til automatisk bokføring av leverandørfaktura i kontoen, så må man ha brukertilgangen «Bilagsautomatisering».

 

Ved registrering av leverandørfaktura vil man nå ha den nye seksjonen «Automatisering». Her kan man huke av for automatisk bokføring på leverandørfakturaen. Man oppretter da en automatiseringsmal som man benytter for leverandøren. Merk deg at noen kriterier må oppfylles før man kan velge automatisk bokføring.

 

Man kan registrere et navn på automatiseringsmalen for denne leverandøren. Hvis man lar feltet stå tomt, så får malen navnet til leverandøren. Så registrerer man et maksbeløp per enkeltfaktura og en makspris per måned. Når man så lagrer, kan man i handlingsloggen se at bilaget og automatiseringsmalen ble opprettet. Fakturaen legges også til betaling.

 

Man kan klikke deg inn på malen eller finne den igjen via «Bilag/Automatisering» i hovedmenyen. Her vil man finne en liste over alle automatiseringsmaler som er opprettet.

 

Man kan klikke på malene for å se detaljene for hver mal.

 

Her er det mulig å gjøre endringer på malen. Man kan også se originalbilaget som malen er basert på, ved å klikke på bilagsnummeret.

Alle leverandørfakturaer fra leverandøren som faller inn under den oppgitte malen og ikke overstiger maksbeløp per faktura eller måned eller der beløpet er i valuta, vil nå bli automatisk bilagsført og lagt til betaling. 

Man vil få et varsel i systemet når et bilag blir sendt til bilagsmottaket og blir automatisk bokført og lagt til betaling.

 

Man kan se alle bilag som er automatisk bokført basert på malen, i listen nederst når man har klikket seg inn på en mal.

 

Man kan også se hvilke bilag som er automatisk bokført i bilagsoversikten.

Hvis man endrer et bilag knyttet til en automatiseringsmal, så vil bilaget fjernes fra malen.

Den vil da fjernes fra bilagslisten inne på malen, og den vil ikke stå som «automatisk bokført» i bilagsoversikten.

Via «Bilag/Automatisering» i hovedmenyen er det flere måter å starte og stoppe den automatiske bokføringen.

Man kan deaktivere maler. Dette pauser automatiseringen. Bilag vil ikke bli automatisk bokført når en mal er deaktivert. Hvis man så aktiverer malen, åpner du opp for automatisk bokføring basert på malen igjen.

Man kan også arkivere en mal. Dette er som å legge malen i papirkurven, og malen forsvinner fra listen, men bilag og informasjon om malen vil beholdes for historikkens skyld. For å se historisk informasjon eller gjenopprette den arkiverte malen, så huker man av «Vis arkiverte maler» øverst på siden og oppfrisker.

Nå kan man klikke seg inn på malen for å se tilknyttede bilag og annen informasjon, eller man kan gjenopprette den for videre bruk.

Man kan også slette en mal hvis man ikke har bilag knyttet til den. Hvis malen har tilknyttede bilag, så kan den kun arkiveres og ikke slettes.

Automatisk bokføring og attestering

Skal automatisk bokføring fungere når man har atteseringsmodulen, må man ha aktivert for "Tillat bokføring før bilag er attestert/godkjent" under Regnskap/Innstillinger og Regnskapsregler.

NB. Det er da ikke mulig å legge bilaget med mottaker i attesteringslisten.



Tripletex AS
Org.nr.: 914 286 018 MVA

Akersgata 16
0158 Oslo

Telefon +47 22 83 60 00
E-postadresse post@tripletex.no