Prosjektinnstillinger

Prosjektinnstillinger er globale, dvs de vil være gjeldende for alle prosjekter og alle brukere med tilgang til prosjekt. Det er også mulig å gjøre noen prosjektspesifikke tilpasninger i prosjektet.

Arbeidsflyt for fakturering

  • Her kan man aktivere om man ønsker en Godkjenning av timer til fakturering - i tillegg kan man velge om alle timer skal godkjennes for fakturering - se gjerne utropstegnet for informasjon om alternativet.
  • Ved å aktivere Fakturering – prosjekter, vil du da få et ytterligere godkjenningsnivå for faktureringen. Faktureringen flyttes til et eget menyvalg.
  • Velger man prosjekt klare til fakturering, vil man i prosjektdetaljer kunne markere et prosjekt klar til fakturering. Dette låser ikke prosjektet, kun en sortering i prosjektfakturering.

Rapportering

  • Historisk informasjon. Aktiveres denne kan man få med tidligere fakturert honorar fra et annet regnskapssystem. Ved å legge beløpet inn i “Kontraktsfanen” på prosjektet vil dette redusere honorarreserven som er til fakturering (altså fastprisbeløpet).
  • Prosjektprognose vil være aktuelt i sammenheng med timeføring og budsjettering. Man vil da ved fakturering av et fastprisprosjekt få mulighet til å beregne opptjent honorar.  Har man budsjettert på timer, vil man i prosjektfaktureringen kunne få frem et forslag til honorar å fakturere. Dette krever at man man setter % utført i Globale prosjektinnstillinger.  Se gjerne egen artikkel om “Prosjektprognose”.
  • Underleveranse aktiveres om man ønsker å budsjettere forventet innkjøp på et prosjekt. Når man registrerer innkjøpet via leverandørfaktura kan man knytte ordreliner til “underleveranse” - dvs budsjettposten til budsjettert ordrelinje.
  • Prosjektkategorier gir en mulighet til å sortere prosjekter. Funksjonen prosjektkategori finner man under menyen “Prosjekt” i den vertikale hovedmenyen.
  • Referansehonorar. Dette er en referanse til budsjettert timepris og vil vises i Status på prosjektet.

Globale prosjektinnstillinger

  • Sortering av prosjekter er for prosjektoversikten. Her vil prosjektene bli listet opp etter nummer og navn eller kun navn. Har du prosjektnummer og navn, så sett gjerne på nummer/navn som standard.
  • Prosjektstatus - her kan man sette som standard om prosjekteter uten timer og kostander skal vises i rapporten Prosjektstatus.
  • Setter man på haken for at Avslutt fakturerte prosjekter automatisk, vil det  gjelde for alle prosjekter. Når fakturareserven er i null (altså ferdig fakturert), vil prosjektet automatisk avsluttes. Et avsluttet prosjekt kan likevel gjenåpnes - man kan søke opp avsluttede prosjekter under prosjekt, prosjektoversikt.
  • Alle registrerte timer i perioden må godkjennes. Knyttes til punktet i “Arbeidsflyt for fakturering”.  Aktiveres denne må alle timer ført frem til den perioden man skal fakturere, godkjennes. Skal man for eksempel fakturere for februar og har satt dato til og med dato 28. februar i fakturagodkjenningen, godkjennes. Men ikke de timene man evt har ført etter denne dato. 
  • Prosjektdeltagere kan se alle ordrelinjer. Dette medfører at alle med tilgang til å registrere ordrelinjer i et prosjekt vil kunne se ikke bare de man selv har lagt inn, men også andres med tilgang til prosjektet.
  • Prosentberegnet timekost. Timekosten på ansattforholdet vil være bunnlinjen. Dette gjelder for prosjektspesifikke timepriser. Det som legges inn i feltet “Timekost (Prosent av registrert timekost på ansatt)” under fanen kontrakt på prosjektet, vil øke den ansattes timekost. Eksempelvis: En ansatt med timekost 300,- , man legger inn 100% i feltet timekost, det vil si at timekosten fortsatt er 300,-, men om man legger inn 150%, vil timekosten bli 350,-, legger man inn 200 % dobler timekosten osv.
  • Fastprisprosjekter - beregningsmetode for opparbeidet honorar. Denne relaterer seg til punktet under “Rapportering”. Velger man “Fakturert honorar” vil Statusrapporten  i prosjektet bli oppdatert etter hver fakturering. Status vil være uendret helt til neste fakturering.
  • Derimot velger man «Prosent utført», vil statusrapporten bli oppdatertetter hvert som man fører timer og kostnader (uten å være fakturert). 
  • Beregn referansehonoraret fra budsjetterte timepris på prosjektet. Relaterer seg til punktet under “Rapportering”. Det er et måltall - antall timer ganger budsjettert timepris som hentes fra ansattdetaljer, på aktiviteten eller overordnet prosjektbudsjett.
  • Tillat registrering av mva-kode ved registrering av ordrelinjer. Gir mulighet til å overstyre eller bestemme momskoden pr. produkt under ordrelinjer. Det vil da si man setter en momskode som avviker fra momsprosenten i selve prosjektet.
  • Standard viderefakturering av prosjekter. Ved å aktivere denne vil systemet automatisk velge viderefakturering så fremt det er et timeprisprosjekt. Det være seg viderefakturering av leverandørfaktura, ansattutlegg og reiseregninger knyttet til timeprisprosjektet.

Innstillinger for nye prosjekter

  • Her kan man aktivere for automatisk generering av prosjektnummer. Et prosjektnummer er ofte en god referanse.
  • Visning av prosjektnavn er hvordan dette fremkommer i detaljer på prosjektet og på faktura. Igjen kan man endre standardoppsettet i detaljer på prosjektet.
  • Kontraktsform: Setter man f.eks Timeprisbasert, vil alle nye prosjekter være timeprisbasert, men igjen har kan man fint endre i det man oppretter et nytt prosjekt. 
  • Sortering av ordrelinjer på faktura. Standard valg, men igjen kan det endres per prosjekt.
  • Timeprismodell. Her velger man mellom fast, predefinert (timepris fra ansattkortet) eller prosjektspesifikke (ulik timepris for aktivitet/ansatt). Modell kan også endres i selve prosjektet.
  • Kun prosjektdeltagere kan registrere informasjon på nye prosjekter. Ansatte registrert som prosjektdeltagere vil kunne registrere timer, ordrelinjer/kostnader, kontrollskjema mm på prosjektet. 
  • Tillat timeføring kun for prosjektaktiviteter som er knyttet til prosjektet. Her kan man begrense aktiviteter til et prosjekt, samt opprette nye aktiviteter som kun gjelder det aktuelle prosjektet. Anbefales å aktiveres i selve prosjektet. 
  • Timeprisprosjekter - opparbeidet honorar opp-/nedskrives ved fakturering. Gir mulighet til å justere det beløp som skal faktureres. Justerer man ned, vil ikke mellomværende mellom opparbeidet honorar og det man justerer det ned til, komme med på neste faktura. Det vil i dette tilfellet være å anse som “tapt”.

Tilbud/Oppdragsbekreftelse

  • Fritekst i prosjektdetaljer. Her kan man legge inn standard tekst eller frister f.eks. Fritekstfeltet vil vises i Oppdragsbekreftelse under punktet Betingelser om man ønsker å sende ut dette.
  • Fritekst fakturering. Dette feltet er også knyttet til Oppdragsbekreftelsen under punktet Fakturering.
  • Ønsket tekst på selve faktura settes på under fakturainnstillinger som standard eller i selve prosjektet.

Ressursplanlegging

Om man ikke har Ressursplanlegging kan dette aktiveres av salg eller support.

Ressursplanlegging gir en mulighet til å kartlegge arbeidsmengde og eventuell ledig tid per ansatt. Man vil kunne få en litt mer inngående forklaring via artikkelen “Introduksjon til Ressursplan” under Hjelp og support.

 

Avsender av prosjektdokumenter

Her har man mulighet til å styre den mailen som vises ved utsendelse av ulike dokumenter fra systemet.



Tripletex AS
Org.nr.: 914 286 018 MVA

Akersgata 16
0158 Oslo

Telefon +47 22 83 60 00
E-postadresse post@tripletex.no