Konflikt i nummerserie

I utgangspunktet deler prosjekt, ordre og tilbud samme nummerserie i Tripletex. Det er derfor viktig å sette ulike nummerserier for de to modulene før man begynner å opprette disse i Tripletex. Vi anbefaler å bruke stor avstand mellom nummerseriene for å unngå konflikt.

 

For å unngå konflikt bør man sette tilbud og ordre med et lavt startnummer f.eks 1. Tilbud og ordre går i samme nummerserie, men vil ikke medføre konflikt. Se gjerne artikkel “Nummerserier: prosjekt, ordre og tilbud”.

 

Har man prosjekter i tillegg vil det være fornuftig å sette prosjektnummer fra 20000 eller høyere (prosjekt og prosjekttilbud genereres fra samme nummerserie). Igjen kommer det an på hvor mye man kommer til å benytte tilbud/ordre. De med prosjektfakturering vil sannsynligvis ikke benytte ordre/faktura i så stor grad.  

 

Varsel om konflikt kan være i det du skal opprette en ordre eller et prosjekt og får beskjed om at “nummer er allerede i bruk”. 

 

Hvordan løse konflikt i nummerseriene?

Man får en oversikt over de registrerte numrene (enten det er prosjekt eller ordre) som følger.

 

Prosjekt

Via prosjektoversikten kan man sortere slik at alle prosjekter og prosjekttilbud vises. Velg sortering av nummerserie og synkende, slik at høyeste kommer øverst.

 

 

Tilbud/ordre

Tilsvarende kan man sortere fra ordreoversikten slik at man ser alle tilbud og ordre som er opprettet. Åpne gjerne en ny fane i nettleseren.

 

I ordreoversikten er det viktig å bruke periodevelger slik at en lengre periode blir vist (1) for å få med de fleste av tilbud/ordre som er opprettet. 

 

 

(2) Markerer deretter for å vise både tilbud og ordre. Igjen så må man sjekke filtreringen slik at man har markert de ulike valgene/kategorier med “alle”.

 

 

Den vanligste løsningen er å endre den laveste nummerserien til noe som er mye høyere enn den høyeste nummerserien.

F.eks. hvis man ved opprettelse av ordre får beskjed om at nummer allerede er i bruk, så betyr det at ordrene dine har nådd nummerserien til prosjekt. Da er det lurt å endre ordrenummer for ordre/tilbud til f.eks. 20 000 høyere enn prosjektnummerserien (for da må det opprettes 20 000 prosjekter før prosjekt når igjen nummerserien til ordre/tilbud).

 

Hvis man ved opprettelse av prosjekt får beskjed om at nummerserien er i bruk betyr det at prosjekt har nådd nummerserien for ordre/tilbud, så da bør nummerserien til prosjekt endres til f.eks. 20 000 høyere enn ordre/tilbud nummerserien (for da må det opprettes 20 000 ordre/tilbud før man når igjen prosjektnummerserien)

 

Har man importert ordre eller/og prosjekter i tillegg, kan dette også påvirke konflikt i nummerserier. Hvis man ved opprettelse av ordre eller prosjekt får beskjed om at nummer allerede er i bruk, kan det også hende at det er fordi man har importert ordre eller prosjekt med det nummeret som er neste i rekken. Det er da fortsatt en god løsning å sette 20 000 over høyeste nummerserie. Da vil man på den måten gå vekk fra de importerte ordrene/prosjektenes nummerserie.

 

For å starte en ny nummerserie går man inn på siste opprettede prosjekt eller ordre og endrer i detaljer på denne. Eventuelt kan man endre i “prosjekt/innstillinger for nye prosjekter” og for ordre/tilbud under “faktura/innstillinger for nye ordre/tilbud”

 

 

 

Neste gang man oppretter en ordre eller et prosjekt vil det få neste ledige nummer i den nummerserien som er valgt. 

 

Andre mulige konflikter i nummerserier

 

Bilagsnummer

Oversikt over nummerseriene for bokføringen i Tripletex.

 

 

Manuelle bilag er nummerserien for avansert bilag, leverandørfaktura mm. Elektronisk bilag er lønnsbilag, a-melding, mva-oppgave, innbetaling via kid (OCR) mm. En utgående faktura vil få det neste ledige nummeret i standardserien for utgående fakturaer. 

 

Endrer man nummerserie her, evt ønsker flere må man være klar over at det kan oppstå konflikt i nummerseriene. Har man ikke god avstand i nummerseriene vil det etterhvert oppstå en konflikt i nummerseriene og man får ikke opprettet bilag. Man må da foreta en opprydding.

 

I bilagsoversikten kan man filtrere på de forskjellige nummerseriene, og på stigende/synkende, for å finne ut av hvilke nummerserier som har kollidert. Når man har funnet ut av det så øker man den nummerserien som kolliderer i Bilagstyper/Nummerserier.

 

Bilagsnummer ved import

Når du importerer bilag, så må du passe på at det ikke blir kluss i nummerserier for importerte bilag og bilag som allerede er opprettet i Tripletex. 

 

Ved GBAT10 bilagsimport så brukes formelen 1 000 000 + bilagstype * 10 000 for å bestemme hvilken nummerserie som skal brukes, så plusser man på bilagsnumrene i importfilen på den nummerserien. Mer info om hvordan bilagsnummer blir behandlet ved GBAT10 import finner man i beskrivelsen av filformatet under “Bilag/Import” i hovedmenyen. 

 

Om bilagene man forsøker å importere kolliderer med eksisterende bilag så vil man få en feilmelding ved import. Man må da endre bilagsnumrene i importfilen, eller eventuelt endre bilagstype i importfilen slik at bilagene kommer til å følge en annen nummerserie ved import.

 

Ved SAF-T import vil man få en ny nummerserie som heter SAF-T Import i Bilagstyper/Nummerserier. Denne vil automatisk følge nummerserie 10000000, men man kan endre det om man ønsker. Om bilagene i SAF-T importen kolliderer så vil man få feilmelding om dette ved import, og man må endre SAF-T nummerserien i regnskapsinnstillingene.

 

Fakturanummer

Det er viktig å passe på at det ikke blir kluss i nummerseriene for importerte fakturaer og fakturaer som du allerede har opprettet i Tripletex. De importere fakturaene vil få de fakturanumrene som er definert i importfilen

 

Faktura som opprettes i Tripletex etter import får fakturanummer fra de som er opprettet direkte i Tripletex. Fakturaimport vil ikke påvirke fakturanumrene for de fakturaene som blir opprettet i Tripletex.

 

Viser det seg at faktura opprettet i Tripletex etterhvert kommer i konflikt med de som er importert, må nummerserien for faktura som opprettes i Tripletex endres. Her må man ta kontakt med support. 

 

Er det kun gjort én fakturaimport som gjør at det blir konflikt i nummerserien så kan det være enklere å bare slette de importerte fakturaene, deretter importere de på nytt igjen med en annen nummerserie. Man har mulighet til å slette importerte fakturaer under Faktura/Fakturaimport.

 

Kunde/leverandører

Importerer man kunder/leverandører med kunde- og leverandørnummer, må man passe på at de numrene ikke allerede er opprettet i Tripletex. 

 

Om det er kunder/leverandører i importfilen som allerede eksisterer i Tripletex og man ikke har markert valget i importfilen "Skriv over eksisterende kunder/kontakter", vil man IKKE få feilmelding ved import. De kundene/leverandørene som allerede eksisterer vil bare ikke bli importert.

 

Man kan velge å endre numrene i importfilen evt i Tripletex på eksisterende kunde/leverandør. Når man oppretter ny kunde eller leverandør vil de få neste ledige nummer etter det høyeste nummeret som er generert (enten det er via import eller opprettet direkte i Tripletex).



Tripletex AS
Org.nr.: 914 286 018 MVA

Akersgata 16
0158 Oslo

Telefon +47 22 83 60 00
E-postadresse post@tripletex.no