Abonnement - Innføring

Abonnementsfakturering er en nyttig tjeneste for firmaer som produserer varer eller tjenester som skal faktureres fortløpende per måned, kvartal eller år.

Det går fint an å prøve seg litt frem før man bruker abonnementsfakturering for første gang. Man kan opprette et abonnement, godkjenne det, se hvordan fakturaen ser ut på forhåndsvisningen og så avgodkjenne abonnementet igjen.

I fakturainnstillingene finner man standard oppsett for abonnement. Dette kan man tilpasse per abonnement i selve ordren.

I innstillingen vist nedenfor er det aktivert for automatisk fakturering. Dvs at faktura automatisk vil gå ut fra systemet i henhold til det intervall man har satt opp i abonnnementsordren. Om man ønsker kan man sette opp et ønsket tidspunkt når faktura skal sendes kunden.  

 

Abonnementsordre

Hvis man ønsker abonnementsfakturering, så må dette krysses av når man oppretter en ny ordre.

Når man krysser av i feltet, så kan man sette opp detaljene for abonnementet.


 

Her kan man spesifisere enhetsprisperiode, antall perioder på faktura og om man vil fakturere på forskudd eller etterskudd.

Antall måneder/år: Dette er abonnementets varighet, altså hvor lenge den oppgitte prisen i ordrelinjene skal gjelde.

Antall perioder på faktura: Her kan man velge hvor mange måneder det skal faktureres for om gangen.  Dette er ikke hvor lenge abonnementet skal vare (se eksempel nederst i dokumentet.). Antall perioder kan godt overstige eller være lavere enn abonnementets varighet. Varighet kan f.eks. være ett år, men man kan velge å fakturere for seks måneder av gangen.

Fakturering på forskudd/etterskudd:  Her angir man når abonnementslinjene er klare for fakturering. Tidspunktet for når en abonnementslinje kan faktureres er relativ til startdatoen for abonnementslinjen.

Eksempelvis: Hvis abonnementslinjen har startdato 2019-02-01, og abonnementet er satt opp med 1 måned fakturering på forskudd, vil abonnementslinjen være klar til fakturering fra og med 2019-01-01. (Velger man Forskudd eller etterskudd dager, er det antall dager fra startdatoen i dette eksempelet 2019-01-01).

Dette kan man teste ved å godkjenne abonnementet til fakturering og angi godkjenningsdato 2019-01-01. Hvis man setter "0" etter Forskudd, vil ordren faktureres på den oppgitte startdatoen (f.eks. den første i hver måned).

Man må legge inn en startdato for fakturering i ordrelinjene, men sluttdatoen kan godt stå tom hvis man ikke vet hvor lenge abonnementet skal vare.

 

Når man har fylt inn alle detaljene, så trykker man "Opprett" nede på hovedlinjen på venstre siden.

 

Da får man opp ordredetaljene, og ordren vil nå være å finne i ordreoversikten under "Faktura/Ordreoversikt" i hovedmenyen.

 

Klikk på "Detaljer" til venstre for ordren for å få opp all informasjon om den enkelte ordre.

Har man satt på innstillingen  ”Automatisk fatkurering” vil abonnementet godkjennes av systemet og faktureres i henhold til det intervall man har satt opp i abonnementsordren. Det vil da bli fakturert inntil man setter en sluttdato på abonnementet. 

Har man ikke aktivert Automatisk fakturering vil det bli en manuell godkjenning av abonnement.  Man angi riktig godkjenningsdato for abonnementslinjene og trykke "Abonnement", for så å velge fakturering.

 

Dette må man da gjøre hver gang det skal faktureres på abonnementsordren.

Hvis det finnes abonnementslinjer som er klare for fakturering, vil du få opp en faktura. Dette er bare en forhåndsvisning. Du kan se på fakturaen og gå inn og gjøre endringer på abonnementet hvis det er ting du vil endre.

 

Lagres endringene, så vil de nye endringene sees på fakturaen. Ønsker du ikke å fakturere abonnementet nå, kan du avgodkjenne ved å trykke på knappen "Abonnement".

Når abonnementet er godkjent til fakturering, så utfører man faktureringen ved å trykke på faktureringsknappen om man har valgt å ikke aktivere automatisk fakturering. Man trenger ikke godkjenne abonnementet for at det skal bli fakturert automatisk så lenge første faktureringstidspunkt er satt frem i tid. Har man valgt automatisk fakturering og likevel godkjent abonnementet for å se forhåndsvisningen, vil uansett ikke faktura bli generert før det det intervallet man har satt opp i abonnementsordren.

Automatisk fakturering

Vi har sette på alternativene for automatisk fakturering og manuell håndtering av abonnement.  Ved aktivering av automatisk fakturering har man mulighet til å ha abonnementsordre med flere ordrelinjer og ulik startdato.

I abonnementet beholder jeg som over  "1 måned" på enhetsperiode og "1 måned" som antall perioder på faktura.

 

Jeg har laget to ordrelinjer.

 

Her ser vi at det er to ordrelinjer med ulik startdato. Hvis man trykker på "Abonnement" og setter dato til 1. februar så vil fakturaen bli opprettet for kun én av ordrelinjene.

 

Endrer vi godkjenningsdatoen til 1. mars, så vil begge ordrelinjene komme opp på fakturaen.

 

Faktura vil da se slik ut;

 

NB. Faktura for mars for abonnement som startet 2019-02-01 vil automatisk bli generert etter faktura som vist over. Man får ikke med to perioder på samme faktura.

Hvis vi nå endrer antall perioder i ordren fra "1" til "2"…

…så vil den nye fakturaen se slik ut:

 

Vi ser nå at faktureringsperioden er endret til to måneder, abonnementsperioden er fortsatt en måned.

Fakturert

En fakturert periode vil se slik ut i selve ordren:

 

I ordreoversikten vil man se abonnementsordrene illustrert med en hake helt til venstre. Bruk gjerne flere valgs for å sortere ytterligere.

Periodisering av inntekt for abonnementer

Det er mulig å periodisere inntekten av abonnementslinjene. Dette er en egen modul som kan skrus på via "Regnskap/Innstillinger" og fanen "Regnskapsregler".

 

Har man f.eks fakturert for tre (f.eks. januar, februar og mars) måneder av gangen og fakturerer i januar, vil alle inntektene for de tre månedene legge seg til inntekt i januar (fakturadato). Velger man å aktivere periodisering av abonnement får du inntektene fordelt på de aktuelle månedene.

Når denne modulen skrus på, så vil abonnementslinjene bli ført mot standard konto for periodisering.

Dette er i utgangspunktet konto 2965, hvis denne kontoen er ledig. Standard konto for periodisering og alle motkontoene kan endres via konteringsreglene på samme side.



Tripletex AS
Org.nr.: 914 286 018 MVA

Akersgata 16
0158 Oslo

Telefon +47 22 83 60 00
E-postadresse post@tripletex.no