%>

Starthjelp for faktura og regnskap

Selskapsinformasjon

Det første man bør gjøre som førstegangsbruker er å gå inn i "Selskap>Selskapsinformasjon" i hovedmenyen. Her fyller man inn firmanavn, organisasjonsform, signerte lisenser og avtalevilkår og innstillinger for fakturakonto. Har man modulene lønn og elektro vil man finne flere felter for utfylling.

 

Tilbud/Ordre/Faktura

Under "Faktura" i hovedmenyen kan man velge om man vil opprette et nytt tilbud eller en ny ordre. 

Man må ikke opprette et tilbud før man oppretter en ordre, men hvis man har aktivert en varebeholdning i Tripletex, så kan man opprette et tilbud uten at det påvirker varebeholdningen. Oppretter man en ordre, så vil ordren påvirke varebeholdningen. En ordre i Tripletex blir som en fakturakladd.

Hvis man velger å opprette en ny ordre, så får man opp dette skjermbildet.

Man velger en eksisterende kunde fra nedtrekksmenyen eller oppretter en ny kunde ved å trykke på plusstegnet. Hvis man registrerer en gyldig e-postadresse på kunden, så blir fakturaen sendt automatisk på e-post.

Når man trykker "Opprett", så kommer man tilbake til ordren igjen, og den nye kunden blir lagt til kunde- og leverandøroversikten. Alle feltene med stjerne i ordren må fylles ut. 

Under "Ordrelinjer" velger man et produkt fra produktlisten eller legger til et nytt produkt med plusstegnet. Man kan også velge å skrive inn en beskrivelse i feltet under produktfeltet.

Man velger så antall, enhetspris, merverdiavgiftssats og eventuelt påslag og rabatt. Når man trykker "Opprett", så vil ordren få et ordrenummer. Man kan nå velge å gå rett til fakturering nederst i skjermbildet.

NB! Første gang man oppretter en faktura, så vil systemet be deg skrive inn det første fakturanummeret. Man velger da om man vil starte på en ny nummerserie, f.eks. 10001, eller om man vil fortsette på sin gamle nummerserie. Da skriver man bare inn det neste nummeret i serien. Fakturanummeret kan kun bestå av tall.

Man vil finne den opprettede fakturaen under "Faktura>Fakturaoversikt" i hovedmenyen.

Her ligger alle fakturaene som er opprettet. Man kan enkelt få opp informasjon om faktura ved å trykke på fakturanummeret og se en forhåndsvisning av fakturaen ved å trykke på “øye-ikonet".

 

Kid-nummer på faktura

Med KID-nummer på faktura vil du slippe å godkjenne betalingene manuelt i Tripletex. Dette vil da gå automatisk i systemet. Har man bankintegrasjon via AutoPay kan man bestille kid-avtale i banken. NB man må også aktivere modulen “KID-nummer på faktura (Banktjenester)” på vår kundeside for at KID-nummer skal genereres på fakturaen.

 

Fakturainnstillinger

Hvis man går inn på "Faktura>Innstillinger" i hovedmenyen, så kan man selv velge innstillingene for utgående fakturaer. Her velger man hva som skal være synlig på fakturaene og innstillingene for automatisk betalingspåminnelse og purring. Disse valgene kan overstyres på hver kunde og på hver faktura.

 

Betaling

Hvis man ikke har KID-nummer på faktura, så må man godkjenne betalingene manuelt i Tripletex. Dette gjør man ved å huke av fakturaen i fakturaoversikten og klikke på "Betaling". Det er mulig å godkjenne flere fakturaer på en gang.

Hvis kunden bare betaler et delbeløp, så må man trykke på fakturanummeret og velge "Betaling" i menyen.

Da kan man skrive inn beløpet som er betalt. Man ser deretter utestående beløp på faktura både under Historikk og i fakturaoversikten.

Hvis man går inn på "Regnskap>Reskontro>Kunder" i hovedmenyen, så kan man se alle utestående beløp på hver kunde.

 

Betalingspåminnelse, Purring og Inkassovarsel

Fakturaer, som har forfalt, står oppført med rød forfallsdato i fakturaoversikten. Man kan sette opp automatisk utsendelse via fakturainnstillingene evt  sende ut en betalingspåminnelse, en purring eller et inkassovarsel ved å huke av fakturaen i oversikten og klikke på "Purring" i menyen.

 

I den nye pop up-boksen må man velge hva slags purring det er. Hvis man sendet et inkassovarsel, så kan man velge om man vil sende på e-post eller via automatisk brevutsendelse.

Det er ikke mulig å sende en regning rett til inkasso i Tripletex, men det er mulig å opprette en inkassosak via et inkassobyrå. 

Man klikker på "Inkasso" i menyen og velger et inkassobyrå fra listen.

 

Føre bilag

Bilag kan føres via "Bilag>Bilagsmottak" ved  “Enkel” eller Detaljert føring”, Leverandørfaktura, Avansert bilag mm. For de som ikke har elektronisk håndtering av bilag, kan man benytte funksjonen "Bilag>Nytt bilag” i hovedmenyen. 

 

Avanserte bilag er Tripletex’ svar på den tradisjonelle debet- og kreditføringen. Å registrere en “Enkel føring” er en forenklet versjon av dette.

Hvis man velger "Bilag>Nytt bilag>Enkel eller Detaljert føring " i hovedmenyen, så får man f.eks opp dette skjermbildet. 

Mottar man en EHF-faktura (elektronisk handelsformat - les gjerne mer om dette her), eller en faktura fra en annen Tripletex-kunde, vil mer eller mindre alle felter være ferdig utfylt. Er det første gang man fører mot denne leverandøren, må man velge kostnadskonto. Tripletex vil huske hvilken kostnadskonto man sist brukte på en oppført leverandør.

Har man en PDF-faktura, kan man under “Mitt abonnement”, aktivere for “Fakturatolk”. 

Her velger man en leverandør fra nedtrekksmenyen eller oppretter en ny leverandør med plusstegnet. Alle felt med stjerne må fylles ut. Det er viktig at man velger riktig kostnadskonto. 

 

Tripletex har en løsning som gjør at man kan føre bilaget uten å spesifisere kostnadskonto. Man fører da beløpet på "Hjelpekonto 9999". Det opprettede bilaget vil da havne i "Bilag>Ikke bokførte bilag" i hovedmenyen. Regnskapsfører kan da gå inn på listen over ikke bokførte bilag og spesifisere riktig kostnadskonto. Man kan finne alle bokførte bilag ved å gå inn på "Bilag/Bilagsoversikt" i hovedmenyen. 

 

Bankintegrasjon

 

Med bankintegrasjon via AutoPay får man blant annet en helautomatisk betalingstjeneste som muliggjør direkte betaling fra flere bankkontoer og valutakontoer.

 

Det er ingen forskjell i betalingsflyt for innlands- og utlandsbetalinger.

Hvis man ikke har bankintegrasjon og betaler regningene via nettbanken, så er det viktig at man betaler regningene på den datoen man registrerer dem i systemet.

 

Flere kostnadskontoer

Det er mulig å fordele en regning på flere kostnadskontoer.

Da vil man få opp to delbeløp med hver sin kostnadskonto. Hvis beløpet skal deles på enda flere kontoer, så klikker man på "Nytt delbeløp".

 

Avansert bilag

Det er også mulig å bruke et avansert bilag i bilagsføringen. Man bør da ha god kjennskap til regnskapskontoene og hva som er debet og kredit.

Et avansert bilag brukes for eksempel når man overfører penger mellom ulike bankkontoer.

 

Bankavstemming

Man bør avstemme bankkontoene hver måned. Dette gjør man ved å velge "Bank>Bankavstemming" i hovedmenyen.

Man kan foreta en manuell eller automatisk bankavstemming avhengig av hvilken betalingsløsning man har. En bankavtale med AutoPay gir en automatisk match av tallene. Har man ikke en bankavtale med AutoPay kan man likevel gjøre en automatisk bankavstemming, men det vil bli en litt mer manuell jobb. Man er uansett avhengig av å motta eller laste inn bankfil.

Saldoen på bankutskriften må være lik utgående saldo fra regnskapet før avstemmingen kan godkjennes.

 

Registrere mva-melding

Man registrerer mva-meldingen ved å gå inn på "Bilag>Mva-melding" i hovedmenyen. Hvis man registrerer en mva-melding, så vil regnskapsperioden låses for nye føringer.

Man velger riktig termin under "Periode" og trykker på "Opprett". Hvis man har glemt å avstemme en konto, så vil man få opp en påminnelse.

Hvis man klikker på "Til avstemming", så kan man gå rett inn og avstemme kontoen. Deretter kan man opprette bilaget på nytt.

Når man har opprettet bilaget, så får man opp flere alternativer i menyen nederst i skjermbildet.

Man kan også sende skjemaet rett inn til Altinn. Dette kan gjøres direkte fra Tripletex. Les hvordan man gjør dette i artikkelen "Innsending av skjemaer til Altinn".

 

Slette/reversere bilag

Det er kun mulig å slette det siste bilaget man har opprettet i Tripletex, men som en støttefunksjon er det mulig å reversere bilag. Ved reversering av en omsetningsoppgave vil merverdiavgiftspesifikasjonene bli slettet slik at man eventuelt kan gjøre endringer og opprette bilaget på nytt. Bilaget vil da bli reversert i regnskapet.

Næringsoppgave 1 - Sjekkliste

  • Alle bilag for regnskapsåret må være ført.
  • Åpningsbalansen må være registrert før man oppretter et forenklet årsoppgjør.
  • Man går inn på "Regnskap>Årsregnskap" i hovedmenyen og avslutter årsregnskapet.
  • Næringsoppgave 1 leveres som et vedlegg til selvangivelsen.
  • Næringsoppgave 1 kan ikke sendes direkte fra Tripletex, men må registreres manuelt i Altinn.


Tripletex AS
Org.nr.: 914 286 018 MVA

Akersgata 16
0158 Oslo

Telefon +47 22 83 60 00
E-postadresse post@tripletex.no