Starthjelp for faktura og regnskap

SELSKAPSINFORMASJON

Det første man bør gjøre som førstegangsbruker er å gå inn i «Selskap/Selskapsinformasjon» i hovedmenyen. Her fyller man inn firmanavn, organisasjonsform og innstillinger for fakturakonto. Her registrerer man også selskapets mva-innstillinger.

 

TILBUD/ORDRE/FAKTURA

Under «Faktura» i hovedmenyen kan man velge om man vil opprette et nytt tilbud eller en ny ordre. Man må ikke opprette et tilbud før man oppretter en ordre, men hvis man har aktivert en varebeholdning i Tripletex, så kan man opprette et tilbud uten at det påvirker varebeholdningen. Oppretter man en ordre, så vil ordren påvirke varebeholdningen.

Hvis man velger å opprette en ny ordre, så får man opp dette skjermbildet.

 

Man velger en eksisterende kunde fra nedtrekksmenyen eller oppretter en ny kunde ved å trykke på plusstegnet. Hvis man registrerer en gyldig e-postadresse på kunden, så blir fakturaen sendt automatisk på e-post.

 

Når man trykker «Opprett», så kommer man tilbake til ordren igjen, og den nye kunden blir lagt til kunde- og leverandøroversikten. Alle feltene med stjerne i ordren må fylles ut. Under «Ordrelinjer» velger man et produkt fra produktlisten eller legger til et nytt produkt med plusstegnet. Man kan også velge å skrive inn en beskrivelse i feltet under produktfeltet.

 

Man velger så antall, enhetspris, merverdiavgiftssats og eventuelt påslag og rabatt. Når man trykker «Opprett», så vil ordren få et ordrenummer. Man kan nå velge å gå rett til fakturering nederst i skjermbildet.

 

NB! Første gang man oppretter en faktura, så vil systemet be deg skrive inn det første fakturanummeret. Man velger da om man vil starte på en ny nummerserie, f.eks. 10001, eller om man vil fortsette på sin gamle nummerserie. Da skriver man bare inn det neste nummeret i serien. Fakturanummeret kan kun bestå av tall.

Man vil finne den opprettede fakturaen under «Faktura/Fakturaoversikt» i hovedmenyen.

 

Her ligger alle fakturaene som er opprettet. Man kan enkelt få opp hver faktura ved å trykke på fakturanummeret og se en forhåndsvisning av fakturaen ved å trykke på «Vis».

 

KID-NUMMER PÅ FAKTURA

Med KID-nummer på faktura vil du slippe å godkjenne betalingene manuelt i Tripletex. Dette vil da gå automatisk i systemet. For å få KID-nummer på faktura må man inngå en avtale med Nets. Skjema for innsending ligger i artikkelen «KID-nummer på faktura (OCR). De gule feltene i skjemaet må fylles ut. Det tar rundt to uker å få løsningen på plass.

 

FAKTURAINNSTILLINGER

Hvis man går inn på «Faktura/Innstillinger» i hovedmenyen, så kan man selv velge innstillingene for utgående fakturaer. Her velger man hva som skal være synlig på fakturaene og innstillingene for automatisk betalingspåminnelse og purring. Disse valgene kan overstyres på hver kunde og på hver faktura.

 

FAKTURERING

Hvis man ikke har KID-nummer på faktura, så må man godkjenne betalingene manuelt i Tripletex. Dette gjør man ved å huke av fakturaen i fakturaoversikten og klikke på «Betaling». Det er mulig å godkjenne flere fakturaer på en gang.

 

Hvis kunden bare betaler et delbeløp, så må man trykke på fakturanummeret og velge «Betaling» i menyen.

 

Da kan man skrive inn beløpet som er betalt. Hvis man går inn på "Regnskap/Reskontro for kunder" i hovedmenyen, så kan man se alle utestående beløp på hver kunde.

 

BETALINGSPÅMINNELSE, PURRING OG INKASSOVARSEL

Fakturaer, som har forfalt, står oppført med rød forfallsdato i fakturaoversikten. Det er mulig å sende ut en betalingspåminnelse, en purring eller et inkassovarsel ved å huke av fakturaen i oversikten og klikke på «Purring» i menyen.

 

I den nye popup-boksen må man velge hva slags purring det er. Hvis man sendet et inkassovarsel, så kan man velge om man vil sende på e-post eller via automatisk brevutsendelse.

Det er ikke mulig å sende en regning rett til inkasso i Tripletex, men det er mulig å opprette en inkassosak via et inkassobyrå. Man klikker på «Inkasso» i menyen og velger et inkassobyrå fra listen.

 

FØRE BILAG

Bilag kan føres via "Bilag/Bilagsmottak", "Bilag/Nytt bilag/Leverandørfaktura" eller "Bilag/Nytt bilag/Avansert bilag" i hovedmenyen. Avanserte bilag er Tripletex’ svar på den tradisjonelle debet- og kreditføringen. Å registrere en leverandørfaktura er en forenklet versjon av dette.

Hvis man velger «Bilag/Nytt bilag/Leverandørfaktura» i hovedmenyen, så får man opp dette skjermbildet.

 

Her velger man en leverandør fra nedtrekksmenyen eller oppretter en ny leverandør med plusstegnet. Alle felt med stjerne må fylles ut. Det er viktig at man velger riktig kostnadskonto.  Tripletex har en løsning som gjør at man kan føre bilaget uten å spesifisere kostnadskonto. Man fører da beløpet på «Hjelpekonto 9999». Det opprettede bilaget vil da havne i «Bilag/Ikke bokførte bilag» i hovedmenyen. Regnskapsfører kan da gå inn på listen over ikke bokførte bilag og spesifisere riktig kostnadskonto. Man kan finne alle bokførte bilag ved å gå inn på «Bilag/Bilagsoversikt» i hovedmenyen.

Tripletex vil huske hvilken kostnadskonto man sist brukte på en oppført leverandør. Hvis man velger en leverandør fra listen, så vil den kostnadskontoen, som man førte regningen på sist gang, automatisk komme opp i feltet.

 

DIREKTE REMITTERING

Med direkte remittering vil man kunne betale regningene direkte i Tripletex. Man slipper å gå via nettbanken. Man mottar en kode på SMS som man skriver inn nederst på siden. Godkjente remitteringer vil bli sendt til banken klokken 10:30 og 16:30 hver dag.

 

Hvis man ikke har direkte remittering og betaler regningene via nettbanken, så er det viktig at man betaler regningene på den datoen man registrerer dem i systemet.

 

FLERE KOSTNADSKONTOER

Det er mulig å fordele en regning på flere kostnadskontoer.

 

Da vil man få opp to delbeløp med hver sin kostnadskonto. Hvis beløpet skal deles på enda flere kontoer, så klikker man på «Flere delbeløp».

 

AVANSERT BILAG

Det er også mulig å bruke et avansert bilag i bilagsføringen. Man bør da ha god kjenneskap til regnskapskontoene og hva som er debet og kredit.

 

Et avansert bilag brukes for eksempel når man overfører penger mellom ulike bankkontoer.

 

BANKAVSTEMMING

Man bør avstemme bankkontoene hver måned. Dette gjør man ved å velge «Bank/Bankutskrift» i hovedmenyen.

 

Saldoen på bankutskriften må være lik utgående saldo fra regnskapet før avstemmingen kan godkjennes.

 

REGISTRERING AV MVA-MELDING (OMSETNINGSOPPGAVE)

Man registrerer mva-meldingen ved å gå inn på «Bilag/Mva-melding» i hovedmenyen. Hvis man registrerer en mva-melding, så vil regnskapsperioden låses for nye føringer.

 

Man velger riktig termin under «Periode» og trykker på «Opprett». Hvis man har glemt å avstemme en konto, så vil man få opp en påminnelse.

Hvis man klikker på «Til avstemming», så kan man gå rett inn og avstemme kontoen. Deretter kan man opprette bilaget på nytt.

Når man har opprettet bilaget, så får man opp flere alternativer i menyen nederst i skjermbildet.

 

Man kan også sende skjemaet rett inn til Altinn. Dette kan gjøres direkte fra Tripletex. Les hvordan man gjør dette i artikkelen «Innsending av skjemaer til Altinn».

 

SLETTING/REVERSERING AV BILAG

Det er kun mulig å slette det siste bilaget man har opprettet i Tripletex, men som en støttefunksjon er det mulig å reversere bilag. Ved reversering av en omsetningsoppgave vil merverdiavgiftspesifikasjonene bli slettet slik at man eventuelt kan gjøre endringer og opprette bilaget på nytt. Bilaget vil da bli reversert i regnskapet.

 

NÆRINGSOPPGAVE 1 – SJEKKLISTE

  • Alle bilag for regnskapsåret må være ført.
  • Åpningsbalansen må være registrert før man oppretter et forenklet årsoppgjør.
  • Man går inn på «Regnskap/Årsregnskap» i hovedmenyen og avslutter årsregnskapet.
  • Næringsoppgave 1 leveres som et vedlegg til selvangivelsen.
  • Næringsoppgave 1 kan ikke sendes direkte fra Tripletex, men må registreres manuelt i Altinn.

 



Tripletex AS
Org.nr.: 914 286 018 MVA

Akersgata 16
0158 Oslo

Telefon +47 22 83 60 00
E-postadresse post@tripletex.no