%>

Starthjelp for regnskapsførere

NY KLIENT

Hvis klienten ikke er en kunde i Tripletex, så må man først registrere klienten som en ny kunde via «Kunde/Ny kunde/leverandør» i hovedmenyen. Kunden må registreres med navn og et gyldig organisasjonsnummer.

Så kan man opprette en klienttilgang via den fargede menyen nederst i skjermbildet.

 

Man må bekrefte at en avtale er inngått eller vil bli inngått med klienten for å opprette klienttilgangen.

 

I det nye skjermbildet må man velge hvilke moduler og tilleggstjenester klienten skal ha i Tripletex. I tillegg må man registrere en e-postadresse for faktura/purring og organisasjonsform. Administrator i regnskapsførerkontoen vil bli tildelt alle rettigheter i den nye klientkontoen. Man kan også registrere en administrator hos kunden. Denne administratoren vil da få en e-post med informasjon om klienttilgangen.

Den nyopprettede klienten vil nå få en ny fane kalt «klienttilgang». Her kan administrator i regnskapsførerkontoen administrere hvilke regnskapsførere som skal ha tilgang til kontoen, og hvilke tilganger disse skal ha.

 

Regnskapsførere vil kunne se sine kontoer, altså klientkontoer som de har tilgang til, via ansattdetaljene og fanen «klienttilgang». Her kan de også logge seg inn i klientkontoene.

 

Hvis man oppretter en klienttilgang og klienten allerede er kunde i Tripletex, så vil kunden bli varslet om den opprettede klienttilgangen på e-post. Administrator i klientkontoen må da gi regnskapskontoret rettigheter i kontoen. Administrator i regnskapskontoen kan da fordele de gitte rettighetene fritt til regnskapskontorets ansatte.

 

KID-NUMMER PÅ FAKTURA OG DIREKTE REMITTERING

Regnskapsførere får et standardskjema for OCR og et skjema for direkte remittering av Tripletex. Det er viktig at man bruker disse skjemaene og ikke skjemaene man mottar fra banken. Skjemaene må signeres av kunden før de sendes til banken. Banken oppretter så en avtale med Nets. Det tar rundt to uker å få avtalen på plass.

Med KID-nummer på faktura slipper man all manuell jobb tilknyttet utsendte fakturaer. Fakturaoversikten oppdateres automatisk. Man slipper å hente OCR-filer siden filene registreres automatisk klokken 10.30 og 16.30 hver dag.

Med direkte remittering kan man betale innkommende fakturaer samtidig som man fører bilaget. Man sender da fakturaen til remitteringsoversikten der man kan godkjenne dem før de blir sendt. Disse filene blir også sendt klokken 10.30 og 16.30.

 

FØRE BILAG

I hovedmenyen går man inn i «Bilag/Nytt bilag/Leverandørfaktura». Her kan man velge en leverandør fra listen eller opprette en ny leverandør med plusstegnet.

 

Hvis man velger en leverandør fra listen, så vil Tripletex huske hvilken kostnadskonto fakturaen ble ført på sist gang. Hvis det er regnskapsfører som skal bokføre bilagene, så kan kunden velge "Send til regnskapsfører" i menyen. Regnskapsfører vil da finne bilagene via "Bilag/Ikke bokførte bilag" i hovedmenyen.

 

HJELPEKONTO

Hvis kunden selv registrerer mottatte regninger og er usikker på hvilken kostnadskonto en regning skal føres på, så kan kunden føre regningen på «9999 Hjelpekonto».

 

Konto 9999 må aktiveres før kunden kan bruke den. Dette gjøres via «Regnskap/Innstillinger» i hovedmenyen ved å krysse av «Vis i ‘Registrer leverandørfaktura’».

 

Når kunden fører en regning på «9999 Hjelpekonto», så vil regnskapsfører finne bilaget ved å gå inn i «Bilag/Ikke bokførte bilag» i hovedmenyen. Man huker av bilaget i listen og velger "Registrer bilag" i menyen over listen.

 

Her kan man velge rett konto på hvert bilag. Når man lagrer dette, så flyttes de ferdige bilagene til bilagsoversikten. Man kan se på hvert enkelt bilag ved å trykke på den blå lenken.

 

ULIKE KOSTNADSKONTOER

Hvis en regning skal føres på ulike kostnadskontoer, så kan man trykke på «Fordel beløp».

 

Hvis beløpet skal føres på flere enn to kostnadskontoer, så trykker man på «Flere delbeløp» under det siste delbeløpet.

 

AVANSERT BILAG

Avansert bilag er Tripletex’ svar på den tradisjonelle debet-/kreditføringen som regnskapsførere er vant til å bruke. Tripletex har også en forenklet versjon, «Bilag/Nytt bilag/Registrer leverandørfaktura», som kundene selv kan bruke. Et avansert bilag benyttes blant annet til overføringer mellom ulike bankkonti.

Her er en oversikt over hurtigtastene i avansert bilag:

HURTIGTAST                                                                    FELT                                                                      AKSJON

Enter/Tab                                                                          Alle                                                                        Neste

Shift/Tab                                                                            Alle                                                                        Forrige

+                                                                                         Rad                                                                       Ny rad

+                                                                                         Beløp                                                                    Sett beløp

++                                                                                      Rad, beløp/beskrivelse                                     Lagre

t                                                                                          Dato                                                                      Dagens dato

↓                                                                                         Dato                                                                      Neste dag

↑                                                                                         Dato                                                                      Forrige dag

Page up                                                                           Dato                                                                       Neste måned

Page down                                                                      Dato                                                                      Forrige måned

 

Husk at man kan få opp en oversikt over samtlige hurtigtaster i Tripletex ved å taste "?" på tastaturet.

 

 

ELEKTRONISKE BILAG

Alle kunder, som har tjenesten elektroniske bilag av bilag, vil få en e-postadresse som vanligvis er firmanavn@ebilag.com. Denne e-postadressen vil stå øverst på siden i kundens bilagsmottak. Det er i bilagsmottaket alle de elektroniske bilagene havner.

 

Det er mulig å koble et elektronisk dokument til et eksisterende bilag ved å trykke på «Koble til bilag».

Hver skannede side vil ligge som et eget dokument i bilagsmottaket. Hvis flere sider hører sammen, så kan man slå dem sammen ved å krysse av boksene og trykke på «Slå sammen» i menyen. Man kan også reversere denne handlingen ved å trykke på «Del opp». Det er mulig å registrere alle bilag direkte i bilagsmottaket.

 

FAKTURERING

Man finner en liste over alle fakturaer i "Faktura/Fakturaoversikt» i hovedmenyen. Hvis forfallsdatoen passeres på en faktura, så vil datoen bli rød i oversikten.

 

Hvis du huker av boksen til venstre for regningen, så kan du velge å sende en betalingspåminnelse, en purring eller et inkassovarsel. Man kan velge at dette skal gå automatisk ved å krysse av for «Automatisk betalingspåminnelse/purring/inkassovarsel» i «Faktura/Innstillinger» i hovedmenyen. Her kan man også velge om man vil sende inkassovarsler elektronisk eller via automatisk brevutsendelse.

 

Man kan også endre dette for hver enkel kunde ved å gå inn på «Kunde/Kunde/leverandører», trykke på «Detaljer» og huke av boksene for automatisk betalingspåminnelse.

 

IMPORTMULIGHETER

Tripletex har importmuligheter på flere ulike nivåer i systemet, som faktura, ordre, bilag, produkt og kunde-/leverandørimport. Hvis man skal importere noe inn i Tripletex, så er det viktig at filene er identiske med de eksempelfilene som ligger under hver fane.

 

BANKAVSTEMMING

Dette gjøres ved å gå inn på «Bank/Bankutskrift» i hovedmenyen eller via bilagsmottaket. Kontoene bør avstemmes hver måned, og saldoen på utskriften må stemme med regnskapet.

 

SJEKKLISTE FOR REGNSKAPSFØRERE

Tripletex har en sjekkliste for regnskapsførere under «Kunde/Sjekkliste» i hovedmenyen. Her kan man se hvilke pliktige rapporter som er levert for hver kunde.

 

Alle bilag for regnskapet må være ført. Åpningsbalansen må være ført før man får opprettet forenklet årsoppgjør. Næringsoppgave 1 leveres som et vedlegg til selvangivelsen. Dette må så sendes inn til Altinn.



Tripletex AS
Org.nr.: 914 286 018 MVA

Akersgata 16
0158 Oslo

Telefon +47 22 83 60 00
E-postadresse post@tripletex.no