Prosjektprognose

Aktivering av prognosemodul

Prognosemodulen må først aktiveres via «Prosjekt/Innstillinger» i hovedmenyen og avsnittet «Rapportering» hvis man ønsker å følge opp prosjektene i detalj.

 

Når prognosemodulen aktiveres, så skjer følgende:

-          Det blir mulig å registrere gjenstående timer på prosjekter og aktiviteter.

-          Prosjektstatusrapportene utvides med tall for prognose og avvik på budsjett.

 

Siden det blir mulig å registrere gjenstående timer på prosjekter og aktiviteter, så vil systemet beregne prognosen basert på følgende formel:

Prognose = utførte timer + gjenstående timer.

Hvis man ikke aktiverer prognosemodulen, så vil prognosen alltid være lik budsjettet (eller lik utførte timer hvis budsjettet overskrides.)

Når en ansatt fører timer i timelisten, så vil systemet automatisk beregne gjenstående timer. Hvis denne beregningen ikke stemmer helt med virkeligheten, så kan prosjektleder eller prosjektdeltakere korrigere estimatet manuelt.

 

 

Den estimerte, gjenstående tiden på prosjekter og aktiviteter registreres av prosjektleder via statusfanen på prosjektet eller i rapporten «Prosjekt/Prosjektstatus». For å se prognose og gjenstående timer i prosjektstatusen, så må man klikke på «Flere valg» og huke av valgene i den nye menyen.

 

Det er viktig at man forstår at den estimerte gjenstående tiden gjenspeiler den utgående saldoen for perioden som er valg i den aktuelle rapporten.

Prosjektdeltakere registrerer gjenstående timer i timelisten.

 

Prosjektdeltakernes estimater trenger ikke å stemme med prosjektlederens estimat for gjenstående timer. Prosjektleder bruker prosjektledernes estimater som et grunnlag for å beregne gjenstående tid på prosjekter og aktiviteter. I statusfanen på prosjektet kan prosjektleder få en oversikt over prosjektdeltakernes status.

 

Budsjettering

Prosjektbudsjettet blir delt opp i to hovedkategorier:

-          Timer/honorar.

-          Annet (som vil si inntekter og kostnader fra ordrelinjer.)

 

På fastprisprosjekter kan man velge om ordrelinjer skal faktureres separat eller faktureres sammen med fastprisen. Hvis man også vil fakturere ordrelinjene, så huker man av boksen «Inkluder» i kolonnen «Ordrelinjer/reiseregninger» på siden «Prosjektfakturering».

 

 

Timer/honorar

Budsjettet registreres i prosjektets budsjettfane. For timer/honorar må følgende informasjon registreres for å få et komplett budsjett:

-          Antall timer totalt.

-          Gjennomsnittlig timekost/kostnad.

-          Gjennomsnittlig timepris/honorar for prosjekter med timepris.

-          Fastpris for prosjekter med fastpris.

 

Eksempel:

 

Det er også mulig å registrere et budsjett per prosjektaktivitet. Når aktivitetsbudsjettet er ferdig registrert, så skal det totale aktivitetsbudsjettet stemme med det overordnede budsjettet.

Man kan i tillegg gi prosjektdeltakerne et timebudsjett per aktivitet på prosjektet ved å bruke ressursplanen. Man går da til «Timeliste/Ressursplan» i hovedmenyen, velger riktig prosjekt fra listen og klikker på «Flere valg».

 

Man velger planleggingsmodus «Prosjekt» og planleggingsnivå «Aktivitet». Så legger man inn budsjettene per aktivitet i listen.

Timelisten vil presentere beregnet, gjenstående tid i timelisten til prosjektdeltakerne, og beregningen er basert på budsjettet som er registrert i ressursplanen. Prosjektdeltakerne kan korrigere estimatet i timelisten hvis det ikke stemmer. Når ansattbudsjettet er ferdig registrert, så skal antall timer totalt stemme med aktivitets- og prosjektbudsjettet.

 

Annet (inntekter og kostnader fra ordrelinjer)

For «Annet» deles budsjettet opp i budsjettposter.

Siden det ikke er mulig å velge budsjettpost når man registrerer en reiseregning, så må man velge hvilken budsjettpost reiseregningen skal havne på.

 

Man registrerer de reelle kostnadene og inntektene i fanen «Ordrelinjer/kostnader» på prosjektet. Leverandørfakturaer som knyttes til prosjektet, vil vises som ordrelinjer på prosjektet.

 

 

Prosjektstatus

Prosjektets statusfane viser løpende status for prosjektet.

 

Man kan se de samme tallene i rapporten «Prosjektstatus», men i denne rapporten vises tallene bortover på én linje, og man kan filtrere ut ifra hvilke tall man ønsker å se. Prosjektleder kan korrigere antall gjenstående timer og gjennomsnittlig timepris og timekost på prosjektet.

 

 

Beregning av opptjent honorar på fastprisprosjekter

Via «Prosjekt/Innstillinger» i hovedmenyen og avsnittet «Generelle prosjektinnstillinger» kan man spesifisere beregningsmetoden for opparbeidet honorar på fastprisprosjekter.

 

Man kan velge mellom to beregningsmetoder:

-          % utført. Dette betyr at opparbeidet honorar beregnes ut ifra prosjektets fremdrift.

-          Fakturert honorar. Dette betyr at man har tjent det man har fakturert på prosjektet.

 

 

Referensehonorar

Referansehonorar er et løpende honorarbudsjett som beregnes ut ifra registrerte timer.

 

Formel:

Referansehonorar = Timer * Budsjettert timepris.

I et prosjekt med tilfredsstillende inntjening i forhold til registrerte timer, så skal opptjent honorar være større eller lik referansehonoraret.

Den budsjetterte timeprisen for en ansatt registreres i ansattdetaljene og avsnittet «Timepris/timekost» - ikke på prosjektene.

 

Via «Prosjekt/Honorarbudsjett» i hovedmenyen får man beregnet selskapets budsjetterte honorarinntekt for et helt år basert på de ansattes budsjetterte timepris. I budsjettet kan man blant annet korrigere for ferie.

Det er mulig å aktivere/deaktivere innstillingene for referansehonorar via prosjektinnstillingene og avsnittene «Rapportering» og «Generelle prosjektinnstillinger». Hvis man ikke ønsker å budsjettere på denne måten, så velger man å skjule referansehonoraret ved å deaktivere innstillingene.



Tripletex AS
Org.nr.: 914 286 018 MVA

Akersgata 16
0158 Oslo

Telefon +47 22 83 60 00
E-postadresse post@tripletex.no