%>

Avdelinger - tilganger/regnskap/lønn

For å opprette avdelinger må man ha aktivert avdelingsregnskap. Gå til regnskap - innstillinger - regnskapsregler - moduler - huk av for avdelingsregnskap. 

Man oppretter avdelinger via "Selskap/Ny avdeling" i hovedmenyen.

 

 

Man gir avdelingen et navn og eventuelt et avdelingsnummer. Man velger hvem som er avdelingsleder i avdelingen via nedtrekksmenyen. Hvis man ikke ennå har opprettet avdelingslederen som en ansatt i kontoen, så kan man klikke på plusstegnet ved siden av nedtrekksmenyen. Så klikker man på knappen "Opprett".

Når avdelingen er opprettet, så kan man knytte ansatte til avdelingen. En enkel måte å knytte mange ansatte til samme avdeling er å gå til "Selskap/Ansatte" i hovedmenyen, huke av alle de ansatte som skal legges til avdelingen og klikke på "Endre ansattinformasjon".

 

 

Her velger man riktig avdeling i nedtrekksmenyen og klikker på "Endre ansattinformasjon". Alle de valgte ansatte blir da plassert i den valgte avdelingen.

 

Tilganger:

Det er mulig å gi avdelingsledere full tilgang til ansatte, lønn og regnskap for egen avdeling. Man må være administrator i kontoen for å fjerne og legge til tilganger på ansatte og kontakter.

Man administrerer de ansattes tilganger via ansattdetaljer og fanen "Brukertilgang".

 

 

 

Her kan man se at en del av tilgangene kan settes til å gjelde egen avdeling. Dette gjelder tilgang til timelister, reiseregninger, rapporter, budsjetter, lønn, prosjekter og ansattinformasjon.

 

 

Når en avdelingsleder får tilgang til f.eks. timelister inkludert godkjenning for egen avdeling, så betyr det at man har tilgang til timelister, månedsoversikt og timeoversikt for samtlige ansatte i sin egen avdeling, men ingen ansatte utenfor sin egen avdeling.

 

Kostnads- og inntektsføring mot avdeling:

Man kan enkelt registrere utgifter og inntekter mot egen avdeling. Tilgjengelige felter varierer fra om man velger enkel eller detaljert føring (se gjerne egne artikler om føring av leverandørfaktura).

 

 

 

 

 

Man registrerer f.eks. en leverandørfaktura eller oppretter en ny ordre/faktura og knytter disse til sin egen avdeling.

På samme måte kan man knytte nye prosjekter til en avdeling.

 

 

Prosjektenes fakturerte honorar og registrerte utgifter vil da knyttes til avdelingen.

Via "Regnskap/Resultatrapport" i hovedmenyen kan man se egne resultatrapporter for avdelingene. Hvis man kun har tilgang til regnskapsrapporter for egen avdeling, så vil man kun få opp resultatrapporten for egen avdeling.

 

 

Hvis man kun har avdelingstilgang og velger en av de andre rapportene, så vil rapporten kun vise poster som er knyttet til egen avdeling. Så hvis man velger resultatrapport for prosjekter, så vil man kun se prosjekter som er knyttet til sin egen avdeling.

Via "Regnskap/Budsjetter" kan avdelingsledere budsjettere for egen avdeling. Hvis avdelingslederen er satt opp med kun avdelingstilgang, så vil resultatbudsjettet låses til brukerens avdeling.

 

 

 

Lønnskjøring for avdelingen:

Avdelingsledere med full tilgang til lønnsmodulen for egen avdeling kan kjøre lønn for egen avdeling.

 

 

Lønnsutbetalingen vil da bli låst til den ene avdelingen, og man kan verken bytte avdeling eller velge ansatte fra andre avdelinger. Du kan lese mer om lønnskjøringer og om a-ordningen i artiklene nederst i dokumentet.

 

Egen fakturakonto for avdelingen:

I kontoplanen kan man knytte en ny fakturakonto til en avdeling. Når avdelingen knyttes til en faktura, så vil fakturakontoen for avdelingen automatisk bli valgt.

For å opprette en fakturakonto for en avdeling i selskapet så går man til "Regnskap/Innstillinger" i hovedmenyen og velger fanen "Kontoplan". Her finner man kontoen som benyttes som selskapets fakturakonto og klikker på "Detaljer".

 

 

Så klikker man på "Opprett kopi" i menyen nederst på siden.

 

 

Man gir kontoen et nummer og et navn. Så klikker man på "Opprett kopi". Når kopien er opprettet, så går man inn i kontodetaljene og huker av at kontoen skal være en fakturakonto og velger riktig avdeling i nedtrekksmenyen.

 

 

Hvis man knytter fakturaer til den valgte avdelingen, så vil denne kontoen automatisk bli valgt.

Man kan opprette en ny OCR-avtaler (KID-nummer på faktura) for avdelingskontoen. Man må da fylle ut skjemaet som ligger i artikkelen om OCR nedenfor.



Tripletex AS
Org.nr.: 914 286 018 MVA

Akersgata 16
0158 Oslo

Telefon +47 22 83 60 00
E-postadresse post@tripletex.no