%>

Notater, maler og arkiv

Tilganger: Tilgangene til notatmodulen administreres per bruker via brukerinnstillingene, fanen «Brukertilgang» og avsnittet «Dokument». Man må være administrator i kontoen for å tildele/fjerne tilganger.

 

Maler

Man oppretter en ny mal via «Dokument/Ny mal» i hovedmenyen.

 

Man må skrive inn en tittel og velge maltypen kunde, prosjekt eller ansatt. Hvis man ønsker å basere den nye malen på en eksisterende mal, så setter man inn den eksisterende malen ved å velge den i nedtrekksmenyen.

Flettefelter brukes hvis man ønsker å få forhåndsutfylt kunde-, prosjekt, eller ansattinformasjon når man bruker malen. Man kan se en oversikt over alle flettefeltene ved å klikke på lenken.

Man kan sette inn bilder og skjemaer i malen ved å klikke på ikonene over tekstfeltet.

 

I avsnittet «Tilgang og varsling» velger man hvilke brukere som skal ha tilgang til dokumentet, og hvilke brukere som skal varsles hver gang det gjøres endringer.

 

Hvis man ønsker at alle brukere i kontoen skal ha tilgang, så velger man «Alle» i nedtrekksmenyen. Man kan ikke velge at alle skal varsles ved endringer, så man må da velge de ansatte som skal varsles på nytt, og huke av at de skal varsles ved endringer.

Når man har lagret malen, så kan man se hvordan den ser ut ved å klikke på «Vis mal». Man kan se en liste over opprettede maler via «Dokument/Maler» i hovedmenyen.

 

Notater

Det skilles mellom «enkle notater» uten tilknytninger og notater med tilknytninger. Notater uten tilknytninger opprettes via «Dokument/Nytt notat» i hovedmenyen. Disse notatene kan ikke knyttes til kunder, prosjekt eller ansatte, og de kan ikke opprettes fra mal. Notater med tilknytninger må opprettes direkte fra kunde-, prosjekt- eller ansattdetaljene, og disse notatene kan opprettes fra mal.

Hvis man nå vil bruke den nyopprettede kundemalen, så går man inn på en kunde og velger «Nytt notat» i menyen nederst på siden.

 

Den opprettede malen kan da velges fra listen med dokumentmaler.

 

Notatet knyttes automatisk til kunden, og man kan også velge å knytte det nye notatet til et prosjekt og en ansatt. Man kan registrere nøkkelord for å lettere skille notatene fra hverandre. Disse nøkkelordene er søkbare i lister med notater.

Avsnittet «Tilgang og varsling» finnes også på notater og fungerer på samme måte som når man oppretter en ny mal.

Når notatet er ferdig, så klikker man på «Opprett». Man kan se en liste over alle opprettede notater via «Dokument/Notater» i hovedmenyen.

Man kan opprette notater med tilknytninger til prosjekt og ansatt på samme måte, men man må gjøre dette fra prosjekt- og ansattdetaljene.

 

Arkivering

Man kan arkivere notater i dokumentarkivet. Man går da inn på notatet og velger «Arkiver» i nederst på siden. Det er mulig å endre tittelen på det arkiverte notatet.

 

Alle notater laget fra mal blir lagret etter maltype. F.eks. vil notater basert på en kundemal arkiveres under den aktuelle kunden. Prosjekt, kunder og ansatte har også en egen dokumentarkivfane. Her vil man også finne de arkiverte dokumentene. For andre notater er det tilknytninger som avgjør hvor de arkiveres. Hvis ikke notater har tilknytninger, så lagres det i det generelle arkivet.

For å finne et notat tilknyttet en kunde i dokumentarkivet går man til «Dokument/Arkiv» i hovedmenyen. Man klikker på knappen «Flere valg» og velger riktig kunde.

 

Man klikker på «Oppfrisk» for å filtrere på kunden. Man får da kun opp notater/dokumenter som er tilknyttet denne kunden.

Det er mulig å opprette en ny versjon av det arkiverte notatet. Dette kan være nyttig når man kun skal gjøre små endringer, som f.eks. endre datoer eller priser. Man klikker da på «Detaljer» og velger «Opprett ny versjon» nederst på siden.



Tripletex AS
Org.nr.: 914 286 018 MVA

Akersgata 16
0158 Oslo

Telefon +47 22 83 60 00
E-postadresse post@tripletex.no