Vedlegg

Man kan knytte kvitteringer til reiseregninger, ansattutlegg, ordre og leverandørfakturaer og inkludere disse kvitteringene på utgående fakturaer når disse elementene viderefaktureres. 

Via fakturainnstillingene aktiverer man for at vedleggene sendes som en pdf, evt.  om man ønsker å skille på fakturaen og vedleggene.

Her kan man også aktivere for faste "Vedlegg på faktura". Disse vedleggene vil da automatisk legges til alle utgående fakturaer. 

Denne artikkelen beskriver følgende funksjonalitet:

1.  Vedlegg - Ny ordre/faktura

2.  Vedlegg på ordre fra dokumentarkivet

3. Vedlegg på ordre (kvitteringer til reiser/ansattutlegg)

4.  Kvitteringer til reiseregninger – prosjekt

5.  Kvitteringer til ansattutlegg – prosjekt

6.  Kvitteringer til leverandørfaktura – prosjekt

7.  Vedlegg på prosjekt fra dokumentarkivet

8.  Vedlegg på fakturaer i fakturaoversikten

9.  Kontrollskjemaer som vedlegg

 

1.  Vedlegg - Ny ordre/faktura

Via ordredetaljer legger man inn evt vedlegg til en utgående faktura. Fyll inn alle nødvendige felter og velg opprett.  

Fra “Vedlegg” kan man nå laste opp dokumenter som skal knyttes til faktura. Bruk “dra og slipp” for å knytte til vedlegg og trykk deretter på “last opp”.

Dokument(ene) man har lastet opp vil nå legge seg bak selve fakturaen

I ordredetaljer kan man via forhåndsvisning av faktura, se vedlegget. 

 

2. Vedlegg på ordre fra dokumentarkiv

Man kan legge til vedlegg fra dokumentarkivet på en ordre. Man klikker seg da inn på ordren og velger fanen "Dokumentarkiv".

Man laster opp nye dokumenter til arkivet ved å klikke på "Last opp" i menyen. Så velger man dokumentet man vil legge til som vedlegg fra listen, legger inn arkivdato og klikker på "Last opp".

Så velger man om man dokumentet skal legges ved en ordrebekreftelse (evt også på en utgående faktura). 

Ønsker man å endre “vedlegg til..” markerer man helt til venstre og via handlingsknappen “Legg ved” og endrer.

 

3. Vedlegg på ordre (kvitteringer til reiser/utlegg) 

Kvitteringer på reiseregninger og ansattutlegg kan også sendes med som vedlegg på ordrefakturaer. Man registrerer da reiseregningen eller ansattutlegget på vanlig måte og knytter det til riktig ordre.

Man huker av den nye opsjonen "Inkluder vedlagte kvitteringer ved viderefakturering" og oppretter reiseregningen/ansattutlegget.

Så går man til vedleggsfanen og laster opp kvitteringene og lagrer. (Hvordan håndtere vedlegg til ansattutlegg finner man lengre ned i artikkelen). 

Man kan legge til vedlegg fra bilagsmottaket, dokumentmottaket eller ved å laste opp kvitteringer fra egen datamaskin. Kvitteringene må være i ett av følgende format: JPEG, TIFF, PNG eller PDF

Via "Faktura/Ordreoversikt" i hovedmenyen kan man søke opp ordren og administrere vedleggene ved å klikke på lenken i statusfeltet.

Her kan man velge å fjerne kvitteringer til reiseregningen/ansattutlegget eller laste de ned.

Husk at reiser og utlegg må være godkjent før de kan viderefaktureres via ordre.

 

4. Kvitteringer til reiseregninger - prosjekt

Man registrerer reiseregningen på vanlig måte og knytter den til riktig prosjekt. Man vil da få opp en ny opsjon på reiseregningen.

Innstillingen bestemmer om kvitteringene som legges ved reiseregningen, blir inkludert som vedlegg når reiseregningen viderefaktureres.

Når reiseregningen er opprettet, kan man gå til reiseregningens vedleggsfane for å legge til kvitteringer.

Man kan legge til vedlegg fra bilagsmottaket, dokumentmottaket eller ved å laste opp kvitteringer fra egen datamaskin. Kvitteringene må være i ett av følgende format: JPEG, TIFF, PNG eller PDF.

Man klikker på "Velg fil" eller benytter “dra og slipp” funksjonen for å finne kvitteringen som skal lastes opp og klikker på "Last opp". Vedlegget vil nå ligge til høyre i skjermbildet. Hvis man har lagt til feil kvittering, så kan man slette vedlegget igjen via avsnittet "Fjern vedlegg".

Husk at reiseregningen må godkjennes før den kan viderefaktureres på prosjektet.

Hvis man går til "Faktura/Prosjektfakturering" i hovedmenyen og søker opp prosjektet, så kan man nå se antall bilag som sendes med fakturaen i kommentarfeltet til høyre.

 Man kan klikke på haken til venstre for å fjerne kvitteringene fra fakturaen.

NB! Man må huske at man kun fjerner kvitteringene og ikke selve reiseregningen. Reiseregningen ligger fortsatt som vedlegg på fakturaen. Man kan også her se reiseregningen og kvitteringene ved å klikke på den blå lenken, eller man kan laste ned reiseregning og kvitteringer ved å klikke på ikonet for "Last ned".

Hvis det i tillegg til kvitteringene er lagt til vedlegg via prosjektets dokumentarkivfane, så vil også disse være synlige i listen over vedlegg/kvitteringer.

Dette er vedlegg og ikke kvitteringer, så hvis man vil fjerne disse, så må man gjøre det via prosjektets dokumentarkiv.

 

5. Kvitteringer til ansattutlegg - prosjekt

Her har man to alternativer; Man kan fylle inn alle felter og lagre, deretter velge å laste opp kvitteringer. 

Har man aktivert fakturatolk (fra Vår kundeside”), vil en del av informasjonen på kvitteringen automatisk bli registrert på kostnadslinjen. Kvitteringen blir tolket om man benytter “Legg til eller slipp filer” i feltet”.

Via binders-ikonet er det i tillegg mulighet til å legge til vedlegg fra Bilagsmottaket og Dokumentmottaket, samt fjerne vedlegg. 

Husk å marker om kostnadslinjen(e) skal være fakturerbare eller ikke.  Ansattutlegget må godkjennes før det kan viderefaktureres på ordre eller prosjekt.

Hvis man går til “Faktura/Prosjektfakturering” og søker opp prosjektet, så kan man nå se at det er vedlegg knyttet til prosjektet i Status/ kommentarfeltet.

Ved å klikke på lenken kan vi se hvilke vedlegg som er knyttet til prosjektfakturaen.

Man kan fjerne kvitteringer eller laste dem ned ved å klikke på "Last ned". Hvis man fjerner kvitteringene, så fjerner man ikke ansattutlegget fra prosjektfakturaen.

 

6. Kvitteringer til leverandørfaktura - prosjekt

I bilagsmottaket registrerer man leverandørfaktura på vanlig måte og knytter fakturaen til riktig prosjekt. Man vil da få opp en ny opsjon på fakturaen.

Man huker av denne opsjonen om man vil sende med leverandørfaktura med viderefakturering. Så lagrer man via menyen. Hvis man har attestering i Tripletex, så må leverandørfakturaen attesteres før man kan viderefakturere den på prosjektet.

I prosjektinnstillinger kan man aktivere for følgende alternativ “Standard viderefakturering på prosjekter”. 

Hvis man går til "Faktura/Prosjektfakturering" i hovedmenyen og søker opp prosjektet, så kan man nå se alle kvitteringene og vedleggene som er knyttet til prosjektet ved å klikke på vedleggsteksten i statusfeltet.

Man kan fjerne og legge til kvitteringer eller laste dem ned. Hvis man klikker på en av kvitteringene, så kan man se hele vedlegget som sendes med fakturaen.

 

7. Vedlegg på prosjekt fra dokumentarkivet

Man kan legge til vedlegg fra dokumentarkivet på prosjekt. Man klikker seg da inn på prosjektet og velger fanen "Dokumentarkiv".

Man kan laste opp nye dokumenter til arkivet ved å klikke på "Last opp"  evt “dra og slipp” i menyen. Så velger man dokumentet man vil legge til som vedlegg i listen og klikker på "Legg ved".

Man kan velge om man vil legge ved vedlegget kun på neste faktura eller på alle fakturaer på prosjektet.

Hvis man går til "Faktura/Prosjektfakturering" og søker opp prosjektet, så kan man klikke på vedlegget i statusfeltet.

Vedlegg som legges til fra dokumentarkivet kan ikke fjernes via "Prosjektfakturering", men de kan fjernes igjen via prosjektdetaljene.

 

8. Vedlegg på fakturaer i fakturaoversikten:

Det er mulig å legge til vedlegg på fakturaer som allerede er opprettet og ligger i fakturaoversikten. Man klikker da på "fakturadetaljer" og velger fanen "Vedlegg". Så kan man legge til ett eller flere dokumenter fra dokumentmottaket eller fra datamaskinen sin og klikke på "Last opp". Disse vedleggene vil da kun bli sendt til kunden hvis fakturaen sendes på nytt. 

Hvis man kun ønsker å knytte vedlegg til bilaget til fakturaen, så kan man klikke på lenken i skjermbildet.

 

9. Kontrollskjemaer som vedlegg:

Elektrokunder kan legge ved kontrollskjemaer som vedlegg på ordre- og prosjektfakturaer. Man går da inn på riktig prosjekt og velger fanen "Kontrollskjemaer".

Man velger kontrollskjemaet i listen og lagrer. Så klikker man på "Detaljer" på kontrollskjemaet. Nederst på siden kan man nå velge om man vil legge ved kontrollskjemaet på fakturaer.

Hvis man går til "Faktura/Prosjektfakturering" og søker opp prosjektet, så kan man klikke på vedlegget i statusfeltet.



Tripletex AS
Org.nr.: 914 286 018 MVA

Akersgata 16
0158 Oslo

Telefon +47 22 83 60 00
E-postadresse post@tripletex.no