Vedlegg på utgående faktura

Vedlegg på faktura

Man kan knytte kvitteringer til reiseregninger, ansattutlegg og leverandørfakturaer og inkludere disse kvitteringene på utgående fakturaer når disse elementene viderefaktureres. Kvitteringene sendes som separate vedlegg til fakturaen når den sendes på e-post. Via fakturainnstillingene og seksjonen "Vedlegg på faktura" kan man også velge å legge til faste vedlegg på fakturaer. Disse vedleggene vil da automatisk legges til alle utgående fakturaer. I samme seksjon i fakturainnstillingene kan man også velge om man vil sende faktura og vedlegg samlet som én PDF-fil, eller om man ønsker å skille på fakturaen og vedleggene.

 

Denne artikkelen beskriver følgende funksjonalitet:

1.      Vedlegg på ordre (kvitteringer).
2.      Vedlegg på ordre fra dokumentarkivet.
3.      Kvitteringer til reiseregninger – prosjekt
4.      Kvitteringer til ansattutlegg – prosjekt
5.      Kvitteringer til leverandørfaktura – prosjekt
6.      Vedlegg på prosjekt fra dokumentarkivet
7.      Vedlegg på fakturaer i fakturaoversikten
8.      Kontrollskjemaer som vedlegg

 

1. Vedlegg på ordre (kvitteringer)

Kvitteringer på reiseregninger og ansattutlegg kan også sendes med som vedlegg på ordrefakturaer. Man registrerer da reiseregningen/ansattutlegget på vanlig måte og knytter det til riktig ordre.

 

Man huker av den nye opsjonen «Inkluder vedlagte kvitteringer ved viderefakturering» og oppretter reiseregningen/ansattutlegget.

Så går man til vedleggsfanen og laster opp kvitteringene og lagrer. Via «Faktura/Ordreoversikt» i hovedmenyen kan man søke opp ordren og administrere vedleggene ved å klikke på lenken i statusfeltet.

 

Her kan man velge å fjerne kvitteringer til ansattutlegget/reiseregningen eller laste de ned.

 

2. Vedlegg på ordre fra arkivet

Man kan legge til vedlegg fra dokumentarkivet på ordre. Man klikker seg da inn på ordren og velger fanen «Dokumentarkiv».

 

Man kan laste opp nye dokumenter til arkivet ved å klikke på «Last opp» i menyen. Så velger man dokumentet man vil legge til som vedlegg i listen og klikker på «Legg ved».


 

 

Så velger man om man vil legge ved dokumentet på utgående fakturaer og/eller på ordrebekreftelse.

Hvis man søker opp ordren i ordreoversikten kan man nå se at det ligger et vedlegg på ordren.

 

Vedlegg som legges til fra dokumentarkivet kan ikke fjernes i ordreoversikten, men de kan fjernes igjen via ordredetaljene.

 

3. Kvitteringer til reiseregninger - prosjekt

Man registrerer reiseregningen på vanlig måte og knytter den til riktig prosjekt. Man vil da få opp en ny opsjon på reiseregningen.

 

Innstillingen bestemmer om kvitteringene som legges ved reiseregningen, blir inkludert som vedlegg når reiseregningen viderefaktureres.

Når reiseregningen er opprettet, kan du gå til reiseregningens vedleggsfane for å legge til kvitteringer.

 

Man kan legge til vedlegg fra bilagsmottaket, dokumentmottaket eller ved å laste opp kvitteringer fra sin egen datamaskin. Kvitteringene må være i ett av følgende format: JPEG, TIFF, PNG eller PDF.

 

Man klikker på «Velg fil», finner kvitteringen som skal lastes opp og klikker på «Last opp». Vedlegget vil nå ligge til høyre i skjermbildet. Hvis man har lagt til feil kvittering, så kan man slette vedlegget igjen via avsnittet «Slett vedlegg».

 

Når kvitteringene til reiseregningen er lastet opp, så lagrer man reiseregningen igjen. Husk at reiseregningen må godkjennes før den kan viderefaktureres på prosjektet.

Hvis man går til «Faktura/Fakturagodkjenning – prosjekter» i hovedmenyen og søker opp prosjektet, så kan man nå se antall bilag som sendes med fakturaen i kommentarfeltet til høyre.

 

Man kan klikke på lenken for å fjerne kvitteringene fra fakturaen.

 

NB! Man må huske at man kun fjerner kvitteringene og ikke selve reiseregningen. Reiseregningen ligger fortsatt som vedlegg på fakturaen. Man fjerner da krysset i boksen og lagrer. Man kan også her se reiseregningen og kvitteringene ved å klikke på den grønne lenken, eller man kan laste ned reiseregning og kvitteringer ved å klikke på «Last ned».

Hvis det i tillegg til kvitteringene er lagt til vedlegg via prosjektets dokumentarkivfane, så vil også disse være synlige i listen over vedlegg/kvitteringer.

 

Dette er vedlegg og ikke kvitteringer, så hvis man vil fjerne disse, så må man gjøre det via prosjektets dokumentarkiv.

 

4. Kvitteringer til ansattutlegg - prosjekt

Man registrerer ansattutlegget på vanlig måte og knytter det til riktig prosjekt. Man får da opp en ny opsjon på ansattutlegget.

 

Man huker av den nye opsjonen hvis man vil sende kvitteringer som vedlegg på fakturaen. Så går man til vedleggsfanen og laster opp kvitteringene til ansattutlegget på samme måte som på reiseregningen og lagrer ansattutlegget på nytt. Husk at ansattutlegget må godkjennes før det kan viderefaktureres på prosjektet.

Hvis man går til «Faktura/Prosjektfakturering» og søker opp prosjektet, så kan man nå se at det er to vedlegg knyttet til prosjektet i kommentarfeltet.

 

Ved å klikke på lenken kan vi se hvilke vedlegg som er knyttet til prosjektfakturaen.

Man kan fjerne kvitteringer eller laste dem ned ved å klikke på «Last ned». Hvis man fjerner kvitteringene, så fjerner man ikke ansattutlegget/reiseregningen fra prosjektfakturaen.

 

5. Kvitteringer til leverandørfaktura - prosjekt

I bilagsmottaket registrerer man leverandørfaktura på vanlig måte og knytter fakturaen til riktig prosjekt. Man vil da få opp en ny opsjon på fakturaen.

 

Man huker av denne opsjonen om man vil sende med kvitteringer ved viderefakturering. Så lagrer man via menyen og går til vedleggsfanen. Her legger man til kvitteringer på samme måte som på reiseregning/ansattutlegg. Kvitteringene vil da legge seg under leverandørfakturaen på vedlegget.

Hvis man har attestering i Tripletex, så må leverandørfakturaen attesteres før man kan viderefakturere den på prosjektet.

Hvis man går til «Faktura/Prosjektfakturering» i hovedmenyen og søker opp prosjektet, så kan man nå se alle kvitteringene og vedleggene som er knyttet til prosjektet ved å klikke påvedleggsteksten i statusfeltet.

 

Man kan fjerne og legge til kvitteringer eller laste dem ned. Hvis man klikker på en av kvitteringene, så kan man se hele vedlegget som sendes med fakturaen.

 

6. Vedlegg på prosjekt fra dokumentarkivet

Man kan legge til vedlegg fra dokumentarkivet på prosjekt. Man klikker seg da inn på prosjektet og velger fanen «Dokumentarkiv».

 

Man kan laste opp nye dokumenter til arkivet ved å klikke på «Last opp» i menyen. Så velger man dokumentet man vil legge til som vedlegg i listen og klikker på «Legg ved».

 

Man kan velge om man vil legge ved vedlegget kun på neste faktura eller på alle fakturaer på prosjektet.

Hvis man går til «Faktura/Prosjektfakturering» og søker opp prosjektet, så kan man klikke på vedlegget i statusfeltet.

 

Vedlegg som legges til fra dokumentarkivet kan ikke fjernes via «Prosjektfakturering», men de kan fjernes igjen via prosjektdetaljene.

 

7. Vedlegg på fakturaer i fakturaoversikten:

Det er mulig å legge til vedlegg på fakturaer som allerede er opprettet og ligger i fakturaoversikten. Man klikker da på «Detaljer» på fakturaen og velger fanen «Vedlegg». Så kan man legge til ett eller flere dokumenter fra dokumentmottaket eller fra datamaskinen sin og klikke på «Last opp». Disse vedleggene vil da kun bli sendt til kunden hvis fakturaen sendes på nytt. Hvis man kun ønsker å knytte vedlegg til bilaget til fakturaen, så kan man klikke på lenken i skjermbildet.

 

 

8. Kontrollskjemaer som vedlegg:

Elektrokunder kan legge ved kontrollskjemaer som vedlegg på ordre- og prosjektfakturaer. Man går da inn på riktig prosjekt/ordre og velger fanen «Kontrollskjemaer».


 

 

Man velger kontrollskjemaet i listen og lagrer. Så klikker man på «Detaljer» på kontrollskjemaet. Nederst på siden kan man nå velge om man vil legge ved kontrollskjemaet på fakturaer.



Tripletex AS
Org.nr.: 914 286 018 MVA

Akersgata 16
0158 Oslo

Telefon +47 22 83 60 00
E-postadresse post@tripletex.no